Arbeidsmiljøutvalg som skaper verdi – fra lovkrav til lederverktøy

– Vår ambisjon er å bidra til et bedre arbeidsmiljø der det er nødvendig- det er det viktigste for oss, forteller Henry Wengstrøm, daglig leder i Styreplan AS.

AMU sin rolle i bedriften er å arbeide for et trygt og sikkert arbeidsmiljø. Utvalget skal utvikle og følge opp blant annet HMS-rutiner, og utarbeide en årlig rapport på hva som er gjort, som skal kunne fremvises til Arbeidstilsynet ved forespørsel.

– Da vi startet dette selskapet for 20 år siden, ønsket vi å hjelpe små- og mellomstore bedrifter med styrearbeid. Vi hjalp dem med å effektivisere styrearbeidet. Så ble vi oppmerksomme på at det for bedrifter med mer enn 30 ansatte er et krav om egne AMU i Arbeidsmiljøloven. Disse utvalgene jobber stort sett som styrer, og vi bestemte oss for å lage en Styreplan AMU som er tilpasset kravene, forteller Wengstrøm.

Fra 1 januar 2024 ble loven utvidet til virksomheter fra 10-30 ansatte dersom arbeidsgiver eller arbeidstagerne ønsker et arbeidsmiljøutvalg.

– Dersom en av partene ber om AMU, så skal det altså opprettes, og da trer lovverk og forskrifter inn, med nokså strenge regler. Dette går på flere ting, på hva de skal behandle av saker, hvilke oppgaver de har, når Arbeidstilsynet skal involveres og så videre. Sakslisten kan bli lang, og det kan bli krevende å orientere seg. Det kan også nevnes at arbeidsmiljøutvalget skal ha minst fire møter i året. Det er egentlig strengere enn kravet til ordinære styrer, sier Wengstrøm.

Kravet til minst 40-timers opplæring kan bli krevende økonomisk og tidsmessig. Det kan i noen tilfeller søkes om å reduseres noe. Det blir da tatt en vurdering på risiko i bedriften, og om det finnes større farer knyttet til arbeidet.

– For en bedrift med for eksempel 11 ansatte, der to skal på opplæring, så er det to ukeverk som går bort. Men kravet er ikke absolutt. Etter en vurdering av risiko i bedriften, om det ikke finnes større farer knyttet til arbeidet kan partene avtale en kortere opplæring. Det må i så fall dokumenteres skriftlig.

– Noen vet ikke helt hvordan de praktisk skal komme i gang når det er bestemt at de skal ha AMU. Dokumentasjonen blir ofte litt tilfeldig, og historikken er lite tilgjengelig for nye medlemmer for eksempel.

– Vi ser at ansatte ofte har liten erfaring med denne arbeidsformen. Da er det en praktisk fordel med en «styreportal» som tar seg av alt, og informerer medlemmene om hva de må huske på. I Styreplan sin portal for administrasjon av AMU-arbeidet, finnes all nødvendig informasjon, inkludert lenker til Arbeidstilsynet.

Egen gruppe for arbeidsmiljøutvalg (AMU) - Styreplan

Når Wengstrøm er rundt om hos bedriftene, hører han sjelden snakk om AMU, så han lurer litt på hvor mange som egentlig driver så aktivt med det.

– Det er nok ikke så mange som vet at de har rett til AMU heller, fra 2024. Mange aktører i arbeidslivet er ikke fagorganiserte, og de har ofte ikke så mye kunnskap på dette området. Det juridiske blir også litt tungt for noen. Arbeidsgiver bør nok ta et ansvar for å informere, og bidra med verktøy slik at de tar vare på ansatte og gjør dette riktig, sier Wengstrøm.

– Styreplan AMU er bygget for at man skal kunne jobbe systematisk med dette over tid. Brukerne kan være trygge på at data er godt bevart, og samtidig lett tilgjengelig for de som skal ha tilgang til det.

– I systemet kan man legge inn årets møteplan, med full oversikt over hva som skal gjøres i hvert møte og i tråd med regelverket. Innkalling og referater, og eventuelle arbeidsoppgaver håndteres av systemet.

– Du har alt på ett sted, noe som gir god kontinuitet. Nye medlemmer kan logge seg på og se alt som er behandlet før av AMU-saker. Alt er trygt arkivert. Systemet blir et anker, sier Wengstrøm.

– Selv om en kostnad følger med Styreplan AMU, så vil investeringen fort betale seg fordi økt kvalitet i AMU-arbeidet reduserer risiko. For arbeidsgiver kan et godt AMU i tillegg være en kilde til forbedringer i organisasjonen, som igjen øker lønnsomheten.

– Et viktig prinsipp fra japanske metoder for kvalitetsstyring, er å gjøre små endringer hele tiden, kalt kaizen. Et velfungerende AMU kan bli en kilde til disse små endringene som gir stor verdi over tid.

– Å lytte til ansatte og ha dem med på laget er gull verdt! Viktigst av alt er at Styreplan AMU bidrar positivt til arbeidsmiljøet hos våre kunder. DET motiverer oss! avslutter Wengstrøm.

Les også: Sjekkliste for styreåret - Styreplan

Styreplan - Styreportalen for det profesjonelle styret