I NTNUs Lenke til et annet nettsted.personvernkonsekvensvurdering av Microsoft Copilot Chat Lenke til et annet nettsted. beskrives det hvordan KI-agenter kan få tilgang til blant annet SharePoint, OneDrive, Exchange, Teams og eksterne systemer gjennom brukerens identitet. Vurderingen opplyser samtidig at NTNU ikke hadde aktivert slike agenter per oktober 2025, og at eventuell senere aktivering skulle kreve godkjenning.
Eksempelet viser en viktig lederoppgave, fordi nye funksjoner kan åpne tilgang til store deler av virksomhetens informasjon og arbeidsprosesser. God styring (governance) krever derfor at formål, rettigheter og ansvar blir vurdert før funksjonen slås på, og at den tekniske tilgangen behandles som en delegert fullmakt.
Hvis dere bare gjør én ting etter å ha lest dette
Be teknologiledelsen lage én side med alle aktive KI-assistenter og agenter som har tilgang til interne data eller systemer. For hver løsning bør oversikten beskrive formålet, hvilke data den kan hente, og hvilke handlinger den kan utføre. Den må også vise hvem som eier bruken i ledelsen, og hvem som kan stanse tilgangen. Der svarene er uklare, bør skrivetilgang eller automatiske handlinger begrenses frem til fullmakten er avklart.
Hva er en KI-agent?
En KI-agent er en løsning som kan utføre oppgaver på vegne av en bruker eller virksomhet, ofte ved å hente informasjon og bruke andre systemer. I tillegg til å skrive et forslag kan agenten for eksempel sende meldingen, oppdatere kundesystemet, bestille en vare eller sette i gang neste del av en arbeidsflyt.
Hvor mye agenten kan gjøre, avgjøres i stor grad av tilgangen den får. Dersom den bruker en identitet med brede rettigheter, kan den også få tilgang til mer informasjon og flere handlinger enn den trenger for oppgaven.
Tilgangen blir dermed et ledertema der teknologifunksjonen dokumenterer hvilke rettigheter løsningen har, og lederen for arbeidsområdet avgjør hvilke rettigheter virksomheten vil godkjenne.
Samme logikk som andre fullmakter
Virksomheter har etablerte rutiner for økonomiske fullmakter, signaturrett og tilgang til sensitive opplysninger. Fullmakten har et formål, en grense, en eier og en mulighet for å trekkes tilbake.
Den samme logikken kan brukes for KI-agenter. Lesetilgang gir agenten mulighet til å hente og sammenstille informasjon, mens skrivetilgang åpner for å endre data. Når en agent får rett til å sende, bestille eller godkjenne, kan handlingene få direkte betydning for kunder, økonomi og omdømme.
En agent kan være beskrevet som støtte på A2 og samtidig ha tilgang til å oppdatere systemer og utløse oppgaver. Da har den i praksis fått handlefrihet som ligner A3. Autonomikartet må derfor bygge på løsningens faktiske tilganger og handlinger.
Tilgang vokser lett over tid
En agent starter gjerne med en avgrenset oppgave og får lese dokumenter for å lage et sammendrag. Når resultatene er gode, kan tilgangen bli utvidet til e-post, kundedata eller prosjektverktøy, før agenten også får skrive for å spare medarbeiderne for manuelle steg.
Selv om hver utvidelse kan være rimelig, kan den samlede tilgangen bli større enn fullmakten ledergruppen opprinnelig vurderte.
Nye funksjoner hos leverandøren kan også endre bildet. En produktoppdatering kan gjøre det mulig å koble agenten til flere systemer uten at virksomheten gjennomfører en ny anskaffelse. Derfor bør endringer i tilgang alltid utløse en ny vurdering.
Én oversikt som ledelsen kan forstå
Ledergruppen bør få systemrettighetene oversatt til en kort forklaring på hva agenten kan lese, endre og gjøre på virksomhetens vegne.
For hver agent bør oversikten beskrive formålet og arbeidsområdet, dataene og systemene den kan bruke, og handlingene den kan utføre uten ny godkjenning. Den bør navngi både ansvarlig leder og teknisk driftsansvarlig, forklare hvordan tilgangen kan stanses eller begrenses, og vise når fullmakten sist ble kontrollert og skal vurderes på nytt. De detaljerte tilgangslistene kan ligge hos teknologi- og sikkerhetsfunksjonen, mens lederoversikten skal gjøre det mulig å vurdere om fullmakten passer til formålet og risikoen.
Fullmakten kan formuleres i én lesbar setning: «Denne agenten kan bruke disse opplysningene til dette formålet, utføre disse handlingene innenfor denne grensen og stanses av denne rollen.» Setningen kommer i tillegg til den tekniske dokumentasjonen og gir lederen et klart grunnlag for å godkjenne eller avgrense bruken.
Ledergruppen velger, fagmiljøene dokumenterer
Ansvarsdelingen blir tydelig når teknologi og sikkerhet dokumenterer rettighetene, identitetene, integrasjonene og stoppmuligheten, mens personvern og juridisk funksjon vurderer behandlingen av opplysninger og avtalene. Lederen for arbeidsområdet eier formålet, resultatene og risikoen, og ledergruppen fastsetter rammene når konsekvensene er store eller handlefriheten høy. Slik bygger virksomhetens beslutning om fullmakt på både teknisk dokumentasjon og en forretningsmessig vurdering.
Dette bør dere gjøre nå
Start med å kartlegge aktive KI-assistenter og agenter som har tilgang til interne data eller systemer. Beskriv rettighetene som data og handlinger ledergruppen kan forstå, og kontroller at den faktiske tilgangen passer til handlefriheten som er godkjent. Ved uklare tilganger kan løsningen begrenses til lesing eller kreve menneskelig godkjenning frem til eier, formål og stoppmulighet er avklart. Fullmakten bør vurderes på nytt ved større produktendringer, nye integrasjoner og på den faste kontrolldatoen virksomheten har bestemt.
En praktisk kontroll er å velge én agent og følge hele tilgangen i løpet av en uke. Teknologifunksjonen viser hvilke data og systemer agenten når, mens lederen for arbeidsområdet forklarer hvilke handlinger som er nødvendige. Ledergruppen vurderer deretter om den ville gitt den samme fullmakten til en ny medarbeider i tilsvarende rolle. Spørsmålet gjør brede og uklare tilganger lettere å oppdage.
Fullmakt gjør ansvar synlig
Når KI-agenter behandles som fullmakter, blir spørsmålene gjenkjennelige for ledelsen. Virksomheten kan se hvem som har godkjent tilgangen, hva den gjelder, og hvordan den trekkes tilbake.
Neste artikkel handler om hvordan uautorisert KI-bruk oppstår i arbeidshverdagen – og hva ledergruppen kan gjøre for å gjøre trygge valg enklere for medarbeiderne.
Silje har bakgrunn fra lederroller i byrå- og vekstmiljøer innen tech og kommunikasjon, og har jobbet tett på struktur, prosesser og utvikling i organisasjoner i vekst. I dag jobber hun i Fortytwo, der hun arbeider med kommunikasjon, generativ AI og spørsmålene teknologien reiser om ansvar, beslutninger og hvordan mennesker og virksomheter påvirkes.
