En av dem som har jobbet mye med denne typen problemstillinger er psykolog og spesialist i organisasjonspsykologi, Tor Åge Skagestad Eikerapen. Han er spesielt opptatt av ledelse, endring og arbeidsmiljø og hva som skal til for at mennesker har det bra på jobb, samtidig som de presterer på et høyt nivå. Selv om organisasjoner er ulike, er det menneskene i organisasjonen og hvordan de fungerer sammen som utgjør en forskjell. Eikerapen understreker at det er viktig å ha en bevissthet knyttet til egen kommunikasjon. Vi trenger mer kunnskap om hvordan vi tolker informasjon og om hvordan et budskap blir oppfattet.

- Når vi kommuniserer har vi egentlig ingen garanti for at samtalepartneren eller tilhørerne oppfatter intensjonen i budskapet. Vi er ofte litt for selvsikre. Alt vi sier er faktisk gjenstand for fortolkning. Det er viktig å ha en bevissthet om akkurat det og være ydmyk for at vi kan fortolke et budskap på forskjellig måte. Vi har egentlig ingen garanti for at budskapet blir oppfattet slik vi ønsker.

- Hvis vi virkelig ønsker å bli god på kommunikasjon, så må vi trene på grunnleggende kommunikasjonsferdigheter. Den viktigste evnen er kanskje evnen til å lytte. Hjernen er konstruert slik at den helst vil høre på oss selv. Skal man høre på de andre, så krever det trening. Dette er en ferdighet som kan læres og utvikles, den er ikke medfødt.

Les også: Kommunikasjon som løfter

Bruk åpne spørsmål

God kommunikasjon har å gjøre med hvordan vi stiller spørsmål til våre medarbeidere og kolleger. Organisasjonspsykologen fra Kristiansand understreker at om vi skal kommunisere bra med våre omgivelser, så må vi bruke åpne spørsmål i stedet for lukkede.

- God kommunikasjon handler om å stille de rette spørsmålene. Bruk åpne spørsmål, det vil si spørsmål som innledes med spørreordene hva, hvem, hvor, hvorfor og lignende og gir rom for flere svar og mer innhold, mens lukkede spørsmål er spørsmål som kun kan besvares med ja eller nei. Hjernen vår elsker lukkede spørsmål. Derfor må vi avlære den med uvanen å stille lukkede spørsmål. Lukkede spørsmål som bare kan besvares med ja eller nei er dårlig kommunikasjon. Man får lite informasjon ut av slike spørsmål og det å stille lukkede spørsmål kan oppleves som en form for manipulasjon. Det er viktig å ha selvinnsikt og en viss forståelse av hvordan jeg oppfattes av andre, Nysgjerrighet og åpenhet på akkurat det skaper god kommunikasjon. Selvinnsikt er nesten det aller viktigste.

Bedre kommunikasjon gir større engasjement

Skal man bli god på kommunikasjon, så kreves det trening. Gode kommunikative ferdigheter er ikke medfødt, men de kan trenes opp. Med bedre kommunikasjon får man også større medarbeiderengasjement.

- Skal vi kommunisere bra må vi først og fremst få en ordentlig forståelse av hva god lytting egentlig er. Det finnes masse treningsmuligheter i hvordan man skal lytte. Man kan tørrtrene med rollespill og bruke case, slik man gjør i noen bedrifter. Det er viktig å trene, men man må ikke gjøre det på en tilfeldig måte, men sette det inn i en struktur og lage en plan. Skal man få noe ut av det må man gjøre det på en ordentlig og systematisk måte.

- En måte å trene på er å gjøre kommunikasjonstrening til en del av bedriftskulturen. Da fungerer det. Noen større bedrifter har gjort det på den måten. De har satt kommunikasjonstrening inn i et system og driver med det systematisk. God kommunikasjon er spesielt viktig i bedrifter som jobber med tett kundekontakt og for eksempel driver med salg, men det er i virkeligheten av stor betydning for alle som arbeider med mennesker. Uansett er god kommunikasjon viktig internt i bedriftene i kommunikasjonen mellom leder og medarbeider og mellom medarbeiderne. Kommunikasjonstrening har blitt en viktig del av lederopplæringen og er en viktig ferdighet for bedriftslederne.

- I en undersøkelse fra BI deltok 140 ledere fra DNB i et eget treningsprogram for kommunikasjon. Før treningen oppnådde lederne en gjennomsnittlig poengsum på 3,25 av maksimalt fem i kommunikasjonsytelse. Etter treningen oppnådde de en gjennomsnittlig poengsum på 3,60, noe som er positive, signifikante forskjeller i kommunikasjonsytelse. Kommunikasjonstreningen gjorde ikke bare lederne bedre til å kommunisere, de oppnådde også et løft i medarbeidernes engasjement. Før treningen i 2013 oppnådde lederne en gjennomsnittlig poengsum på medarbeiderengasjement i avdelingen sin på 3.03. Etter treningen i 2015 oppnådde de samme lederne en snittscore på 3.58, som er en signifikant og markant positiv økning i medarbeiderengasjement.

Les også: Fire kommunikasjonsstiler for bedre lederskap

Slik kan du bli bedre

Det er mye ledere kan gjøre for å bli bedre på kommunikasjon. Det viktigste man kan mener Skagestad er å rette et kritisk blikk mot egen kommunikasjon.

- Man må stille seg selv spørsmålet om hvordan min egen kommunikasjon blir oppfattet av andre. Når man holder en presentasjon, så bør medarbeiderne gi ærlige tilbakemeldinger og medarbeiderne må få vite at lederen ønsker ærlige tilbakemeldinger på sin egen kommunikasjon. Mange er faktisk ganske ubevisste på sin egen kommunikasjon og vet lite om hvordan egen kommunikasjon blir oppfattet. Da må man fokusere på det og trene på det.

- Kommunikasjon foregår på ulike sentrale kommunikasjonsarenaer, for eksempel foran en forsamling. Den vanskelige samtalen med en medarbeider er en annen arena. Da er det gjerne et motiverende eller et problemløsende budskap som står sentralt. Hvis man er flink på de gode og grunnleggende ferdighetene innen kommunikasjon, så vil man kunne mestre flere typer kommunikasjonsarenaer. Tren på å stille gode spørsmål, bruk spørsmål der det finnes flere svarmuligheter og innled spørsmålene med de vanlige spørreordene, hva, hvordan, på hvilken måte. Lag en bedriftskultur der trening på god kommunikasjon står i fokus. Bruk rollespill og case og tren regelmessig.

LES OGSÅ: Slik takler du vanskelige personer

Tekst: Steinar Steinkopf Sund        Foto: Erik Ruud