Det første steget gikk med til å kartlegge den daværende situasjonen, og 63 ledere filmet seg selv når de bedrev det selv anså som «lederskap».

– Noen filmet ansettelsesintervjuer, andre planleggingsmøter, morgenmøter, ledermøter eller medarbeidermøter. Etter å ha filmet seg selv, fikk de rangere arbeidet sitt etter hvordan de selv mente de hadde prestert i syv ulike kategorier; tilbakemelding, stille spørsmål til medarbeidere om hva de har gjort, gi instruksjoner, egen prestasjon, prat om sin egen arbeidsoppgave, prat om arbeidet uten å instruere, og almen prat om ikke-jobbrelaterte temaer. Lederne måtte også angi hvor mye tid de trodde de la ned på hver av de syv kategoriene. Resultatene var oppsiktsvekkende, ingen ledere var i nærheten av å gjette riktig. – De gjettet at de ga tilbakemelding opp til 40 prosent av tiden, og svaret var at det ikke var mer enn mellom null og to prosent som ble brukt til dette. Når det gjaldt det å stille spørsmål og oppfølgingsspørsmål til de ansatte gjettet lederne i gjennomsnitt at 35 prosent av tiden gikk med til dette, mens i realiteten var det ikke mer enn rundt syv prosent. Lederne gjettet dessuten at de brukte ti prosent av tiden på å gi instrukser av typen «dette skal dere gjøre», men i virkeligheten var dette hele 40 prosent av tiden.

Du prioriterer sannsynligvis feil

Resultatet av studien viste altså at lederne ikke bare hadde liten realitetstilnærming når det gjaldt hva de brukte tiden sin på, de aller fleste brukte mesteparten av tiden på å informere og instruere. Elvnäs forteller at forskning på medarbeidernes prestasjon og motivasjon viser at ledere hovedsakelig bør oppmuntre og vise bekreftelse på det arbeidet de ansatte gjør.

– 90 prosent av tiden brukes på saker som medarbeiderne ikke ønsker, og bare fem prosent på saker de faktisk vil ha. Lederne gjettet ikke bare feil hele tiden på eget tidsbruk, de brukte tiden feil også.

Dersom du som leder føler at du har liten tid, er det sannsynlig at du prioriterer feil. Elvnäs og teamet hans begynte å kartlegge ledernes tidsbruk.

– Når jeg spurte lederne om hvorfor de ikke fikk gjort mer i løpet av arbeidsdagen, var det vanligste svaret at de ikke hadde tid. Vet du hva? Ledere har akkurat like mye tid i døgnet som alle andre, 24 timer hvert døgn, 60 minutter per time og syv dager i uken. Tiden er altså ikke problemet, det er hva du gjør med den. Gjør du for mye av feil ting, vil du naturligvis bruke opp tid du kunne brukt på noe annet. Gjør du for mye saker så forsvinner tiden, og gjør du feil saker blir du stresset.

Simon 3.jpg

Bilde: Simon Elvnäs - foredragsholder.

Fire problemer de aller fleste ledere opplever

Konseptet med å prioritere tiden på riktige ting fasinerte Elvnäs, og han begynte å se på konseptet multitasking.

– Når vi mennesker gjør mange ting samtidig, kjenner vi oss ofte effektive. Problemet med effektivitet er at det utgår fra antall, og dersom vi bare gjør en ting så kjenner vi oss ikke effektive, forteller han. Videre forteller han at hvor effektiv du er som leder ikke avgjøres av hvor mange ting du gjør, men heller hvor bra du gjør dem. Dersom du som leder gjør for mange ting på en gang rammes du av fire problemer. Det første handler om tydelighet.

– Har du ikke tid til å være tydelig nok med dine ansatte, vil du oppleve mange oppfølgingsspørsmål. Vi regnet ut at ledere får i gjennomsnitt 469 slike spørsmål i uken. Det neste problemet er at ledere gjør for mange små aktiviteter om dagen, som for eksempel å svare på telefon, sitte i møte, bestille noe, prate med medarbeidere, svare på mail, stille spørsmål og skrive SMS.

– Ledere har i gjennomsnitt 60 slike aktiviteter hver dag, og dette forstyrrer effektiviteten. Det tredje problemet handler om at ledere ofte kan bli forstyrret når de fokuserer på en arbeidsoppgave.

– Ofte kommer det mennesker inn og stiller spørsmål, eller det kan være telefoner som ringer. I gjennomsnitt opplever ledere omtrent 30 forstyrrelser hver dag. Fjerde og siste problem er summen av de første tre, også kalt stilltid. Stilltid er den tiden som går mellom alle forstyrrelsene og oppgavene, den tiden det tar for hjernen å hente seg inn igjen.

– Når du da har totalt rundt 200 forstyrrelser, aktiviteter og spørsmål hver dag, får du også 200 stilltider. Da er det ikke rart det går med mye tid på «unødvendige ting».

Avbrytelser hemmer effektfulle ledere

Hensikten med å måle alle forstyrrelsene var å finne ut hvor effektfulle lederne var. Elvnäs forteller at han brukte en utregningsmodell hvor han tok høyde for antall aktiviteter, spørsmål, forstyrrelser og stilltid. Svaret ble en formel på multitasking. Han og teamet hans målte ledere som jobbet mye, men fikk lite gjort, og motsatt ledere som jobbet mindre og fikk mer gjort.

– Vi kom frem til åtte punkter som tilsier hva ledere skal gjøre for å lykkes. Ingen ledere ser ut til å ha god kontroll på disse. De som multitasker tror de får bedre oversikt jo mer de gjør, og jobber hardere, men ikke bedre.

Elvnäs forteller at for at en leder skal kunne være effektfull i jobben sin, er det helt nødvendig å få frigjort alle de små avbrytelsene gjennom dagen. Du må også komme deg bort fra tanken om at multitasking betyr at du får mer gjort. Det første du som leder derfor bør prioritere er tydelighet, så slipper du alle oppfølgingsspørsmålene etter møter og beskjeder er gitt.

– Øv på tydelighet før noe annet. Det å for eksempel sende ledere på kurs i tilbakemelding er bortkastet, send dem først på kurs i hvordan å være tydelig.

Alle må trene på tilbakemelding

Dersom tydelighetsmomentet er på plass, er det på tide å øve på tilbakemelding. Elvnäs og teamet hans forsket på tilbakemelding på prestasjoner, og funnene var overraskende. Selv om ledere må lære seg å gi gode tilbakemeldinger til sine ansatte, er det tilbakemeldingen fra medarbeiderne til hverandre som gir størst betydning for prestasjonen og videre motivasjon.

– Kollegaene forstår i detalj hva jobben innebærer, og det vet jo ikke alltid sjefen. Faktisk viser det seg at tilbakemelding fra leder kommer på fjerdeplass når det gjelder hva som motiverer gode prestasjoner, og studien viste at både selvfølelse og tilbakemelding fra kunder var viktigere. Men det betyr ikke at du ikke skal prioritere å øve på det av den grunn.

Tilbakemeldinger må gis naturlig, ellers har de liten effekt. Folk ser rett og slett igjennom dem. Problemet er bare at når du skal trene på å gi tilbakemelding, har det lett for å bli både keitete og unaturlig. Derfor råder Elvnäs bedrifter til å sende samtlige på kurs samtidig, både medarbeidere og ledere. På denne måten blir en felles forståelse for hva målet er, hvorfor dette er viktig og hvordan tilbakemelding bør gjøres. Det gjelder dessuten å gi tilbakemeldingen riktig, ellers vil du ikke oppnå ønsket effekt.

– Du må få den du gir tilbakemelding til å forstå hvorfor det vedkommende gjorde var bra eller dårlig. Dette kalles bekreftende tilbakemelding.

Gjør mindre, får mer gjort

I stedet for å bruke dagen din på mindre tidstyver, bør du som leder altså gi tydelige beskjeder og øve på tilbakemelding, men begge disse betyr lite hvis du ikke følger opp. Uten oppfølging av oppgavene til den ansatte, vil ikke tilbakemeldingen ha noen effekt.

– Om personen som gir arbeidet ikke har en anelse hva du har gjort i prosessen, så gir jo ikke tilbakemeldingen noen verdi.

Det effektfulle lederskapet handler altså om hvilken effekt du får ut av tiden du legger ned. Konseptene rundt tydelighet, tilbakemelding og oppfølging høres kanskje ut som enda et mantra fra lederhåndbøkene, men faktum er at det har vist seg å være svært effektivt.

Dette må ledere trenes i:

  1. Tydeliggjøre oppdraget for sine ansatte for å unngå oppfølgingsspørsmål
  2. Tydeliggjøre konkrete mål og bryte ned disse, så medarbeiderne forstår koblingen mellom det de gjør og virksomhetens mål
  3. Se på tidsbruken og finne ut hva de unødvendig bruker tid på
  4. Sette opp en timeplan for hver uke, og booke inn ting som er viktige
  5. Vurdere hvilke forumer du som leder vil ha, som for eksempel morgenmøter, ukentlige møter, planleggingsdager. Hvilke er aller viktigst?
  6. Se på innholdet i møtene, og skrell bort alt unødvendig
  7. Endre innhold i møtene slik at dere får større effekt av tiden
  8. Still spørsmål rundt hvilken effekt du ønsker av tiden din

Tekst: Kristin Skolem