Plikt til å ha internkontroll – mer enn et krav, et lederansvar

Internkontroll handler ikke lenger bare om «kontroll». Det handler om styring, læring og kontinuerlig forbedring.
Forskriften krever at virksomhetene etablerer et system som sikrer:

• Etterlevelse av HMS-lovgivningen
• Kartlegging og håndtering av risiko
• Tydelig fordeling av ansvar og roller
• Rutiner for avvik, oppfølging og forbedring

Arbeidstilsynet understreker at internkontroll skal være en integrert del av virksomhetens daglige drift, ikke et separat dokument. Det skal bidra til å skape trygghet, forebygging og forbedring, og styrke både sikkerhet, arbeidsmiljø og ytre miljø.

Utgangspunktet i internkontrollforskriften § 2 er uendret:
Enhver virksomhet som omfattes av bestemte lover, plikter å ha internkontroll. Disse inkluderer blant annet:

• Arbeidsmiljøloven
• Brann- og eksplosjonsvernloven
• Produktkontrolloven
• Forurensningsloven
• El-tilsynsloven
• Sivilbeskyttelsesloven (ved tilfluktsrom)
• Strålevernloven og genteknologiloven

Men praksis er nå mer proporsjonal: Kravet skal stå i forhold til virksomhetens størrelse, risiko og art. Et enkeltmannsforetak uten ansatte trenger normalt ikke et omfattende HMS-system, mens virksomheter med ansatte, produksjon, transport eller byggearbeid må ha et dokumentert, aktivt system.

Også styret i aksjeselskaper har i dag et eksplisitt medansvar for å sikre at internkontroll og HMS-styring fungerer (§ 6-12 i aksjeloven og § 2-1 i arbeidsmiljøloven).

Det er arbeidsgiver som har hovedansvaret for at HMS-systemet er etablert og etterleves. Arbeidet kan delegeres, men ikke ansvaret.
Mange virksomheter bruker i dag digitale HMS-plattformer for å sikre oversikt, rutiner og varsling. Eksterne konsulenter kan bistå, men Arbeidstilsynet presiserer at ledelsen må:

• Følge opp arbeidet aktivt, ikke bare motta rapporter
• Dokumentere kontroll og oppfølging
• Sørge for medvirkning fra arbeidstakerne i tråd med forskriftens § 4
• En praktisk tilnærming er å planlegge HMS-arbeidet i fire trinn:
• Kartlegg hvilke lover og forskrifter som gjelder for virksomheten.
• Etabler rutiner og ansvar for oppfølging.
• Gjennomfør risikovurdering og lag handlingsplan.
• Følg opp, korriger og lær av avvik og hendelser.

Etter § 5 i internkontrollforskriften skal virksomheten kunne dokumentere:

• Mål for helse, miljø og sikkerhet
• Organisasjonskart og rollefordeling for HMS-arbeidet
• Kartlegging av farer og risikovurderinger
• Handlingsplaner for å redusere risiko
• Rutiner for avvik og forbedring
• Systematisk overvåking og evaluering av selve internkontrollen

Dokumentasjonen kan være digital og skal være tilpasset virksomhetens behov, ikke mer omfattende enn nødvendig. Poenget er ikke å produsere papirer, men å vise hvordan man faktisk arbeider for å forebygge skader og sykdom.

Manglende eller mangelfull internkontroll kan føre til:

• Pålegg om retting med frist fra Arbeidstilsynet
• Overtredelsesgebyr (ofte i stedet for tidligere dagbøter)
• Midlertidig stans av virksomhet ved alvorlig risiko (§ 18-8 i arbeidsmiljøloven)
• I grove tilfeller straffansvar for ledelsen (§ 19-1)

Arbeidstilsynet legger nå større vekt på forebygging og samarbeid, men ved gjentatte brudd eller ignorering av pålegg, brukes sanksjoner raskt.

Et moderne HMS-system handler om mer enn etterlevelse, det handler om organisasjonskultur.
Når ledelsen viser at helse, miljø og sikkerhet tas på alvor, skaper det tillit, ansvarlighet og læring. Det er en investering i virksomhetens langsiktige robusthet.

Som Arbeidstilsynet skriver i sine veiledninger:

• Alle virksomheter med ansatte plikter å ha et dokumentert og levende internkontrollsystem.
• Systemet skal være risikobasert, digitalt muliggjort og forankret i ledelsen.
• Styret har et medansvar, og arbeidstakere skal involveres.
• Mangel på internkontroll kan gi pålegg, gebyr eller stans.
• Internkontroll er ikke bare et krav, det er en forutsetning for bærekraftig drift.

• ^Kilder:

  Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (FOR-1996-12-06-1127, endret 21.04.2023)

  Arbeidstilsynet: Veiledning om systematisk HMS-arbeid (oppdatert 2024)

  Arbeidsmiljøloven §§ 2-1, 18-8 og 19-1

  Aksjeloven § 6-12

  DSB og Miljødirektoratet, felles veileder 2024