Svært mange jeg møter føler seg for travle, og de vil ha hjelp til å få mer tid. Mer tid til å snakke med sine ansatte, sine kunder og sine kolleger. Og sine aller nærmeste.Da svarer jeg at mer tid får du ikke, men du kan gi deg selv bedre tid:
Best mulig kvalitet over den tiden du har, om det er på jobben, på skolen eller i privatlivet. Travelhet påvirker vår evne til å kommunisere riktig og tydelig. Og motsatt: Vår måte å kommunisere med oss selv og omgivelsene våre på kan gjøre at vi føler oss travlere enn vi faktisk er. Her får du noen praktiske og gjennomførbare råd og tips som passer de fleste, om du er fagleder, leder med personalansvar eller på vei mot større ansvar. Velg deg de tipsene du selv tror kan fungere for deg og din hverdag.

Noen mennesker bare har det:
De er effektive, tydelige, lette å forstå. Ukompliserte. De holder ord, og de holder tiden – også når de er travle. Vi vet hvor vi har dem, og stoler på at det de sier stemmer med hva de gjør. Det er samsvar mellom ord og handling. Hva er det disse menneskene gjør, som vi kan lære av? Hva får oss til å lytte litt ekstra, når de snakker?
De kommuniserer effektivt, tydelig, troverdig.

Her får du noen tips til hvordan du kan spare egen og andres tid, og samtidig øke din gjennomslagskraft. Litt motivasjon på veien: Å endre språklige vaner, som disse tipsene, tar bare noen få uker. Det forutsetter selvsagt at vi trener hver dag, og har et klart mål om hvilke ord og uvaner som skal bort. Husk å tidfeste målet. To til fire uker frem i tid er realistisk.

1. Bestem deg
For å være tydelige med andre, må vi først være tydelige mot oss selv.
Hva er prioriteringene dine? Hva vil du oppnå med din kommunikasjon? Det kan være i et møte på jobben, over et kafébord, eller når du nøler med å lage en avtale for neste helg. Mange av oss føler oss ofte verbalt overrumplet. Vi svarer ja til både vennekvelder og deadliner, og angrer på valgene våre etterpå. Ofte ender det med at vi melder avbud i siste liten, eller er halvhjertet til stede. Bruk din erfaring i større grad når du kommuniserer. Spesielt viktig er dette når noe eller noen stjeler energi. Øve inn mantraer, våge å si nei. Flere av de neste tipsene viser deg hvordan.

2. Tenk og snakk i nåtid
Hvem kjenner du som er tydelig, enkel å forholde seg til, direkte i sin kommunikasjon?
Sannsynligheten er stor for at det er en person som snakker i presens, altså i nåtid.

Det viser seg at mennesker som tenker og snakker i nåtid raskere når sine mål enn dem som bruker futurum: Dem som stadig sier “skal” og “vil”. Futurum gir rom for tankene våre rom for tvil.
-Både for den som tenker eller uttrykker noe i fremtids form, og for den som mottar budskapet.

Hjernen tar en omvei, ser en fleksibilitet i utsagnet. Vi omtaler flytider og andre rutetider i presens: «flyet går klokken....», fordi det er en etablert sannhet, en faktaopplysning - på tross av at vi vet det kan bli forsinkelser og kanelleringer. Når vi sier «ja, det fikser jeg», er det en større sannsynlighet for at det skjer, enn et «ja, det skal jeg gjøre». 

3. Unngå ja, men ...
Har du noen gang hørt et «Ja, men ...» som blir et ja? Når vi hører vår kollega svare med Ja, men..., kobler vi ut. Vi lytter ikke ferdig, for vi vet jo at konklusjonen er et nei. Danskene har skjønt det. Der får man en blid stemme, som sier «Ja, men det skal vi da fikse». Snakker vi med en nordmann, betyr «Ja, men ...» svært ofte det samme som et nei. Ved å unngå uttrykket får du kunder og kollegaer til å lytte mer til hva du har å si. Dersom du har behov for å svare ja, selv når konklusjonen er nei; bruk «Ja, og».
Da oppnår du lettere gehør, får større integritet, og kan kort forklare ditt nei/avslag.

4. Lær å si nei
«Nei» er en god nyhet, i motsetning til det utbredte «Ja, men ...». «Nei» frigir tid og mental kapasitet. Både for deg og for den du sier nei til. Det er konkret, og lett å forholde seg til. Når du sier nei: Ha en god tone og hyggelig mimikk. Begrunn svaret ditt, kort og konkret. Unngå å utbrodere, da mister du troverdighet. Spesielt vi kvinner har en lei tendens til å forklare istykker troverdigheten vår. Tilby et alternativ. Når du sier nei til å hjelpe: Anbefal en kollega, et annet firma eller et annet tidspunkt. Når du takker nei til invitasjon eller til å hjelpe en medarbeider eller en venn, foreslå et annet møtetidspunkt, invitere tilbake eller foreslå noen som er mer relevante for å hjelpe med aktuelle utfordringen. Dette fungerer like godt i private settinger som på jobb arenaen.

5. Unngå fluktargumentasjon
Vi skylder ofte på omstendighetene rundt oss. Kollegaen som ikke har levert etter avtale. Bussen som kom for sent. Været som forhindret oss. Kanskje skylder vi på omstendighetene med rette, når vi forteller hvorfor vi ikke klarte å holde en avtale. Men det vet ikke mottakeren, vår samtalepartner. Dropp den delen av forklaringen hvor du må gi omstendighetene skylden. Ta din del av ansvaret, og si minst mulig om resten. Slik vokser tillit til ditt budskap fra dem du vanligvis kommuniserer med.

6. Fjern fyllordene
For mange fyllord gir et grumsete budskap. Ta bort ord som kanskje, prøve, muligens, tror, skal se, liksom. Det gjør deg mer troverdig, tydeligere i både handling og ord. Unngå å være den lederen eller vennen som alltid tar forbehold, og som fyller stillheten og naturlige pauser med støyende ord uten mening.

Tekst: Cecillie Saanum, cecilliets.no