Planlegger du møter etter kalenderen – eller etter når folk tenker best?

Tenk deg to medarbeidere med like høy kompetanse.

Den ene er på sitt skarpeste mellom klokken 08 og 11. Den andre trenger noen timer før konsentrasjonen er på topp.

Hvis lederen møter dem på ulike tidspunkt av dagen, kan inntrykket bli helt forskjellig. Den ene fremstår initiativrik og strukturert. Den andre virker mindre engasjert.

Men hva er det egentlig lederen vurderer, Kompetansen eller klokkeslettet?

Kronobiologen Till Roenneberg har gjennom flere tiår dokumentert at mennesker har ulike biologiske døgnrytmer, såkalte kronotyper. Disse påvirker blant annet når vi lærer best, tar de beste beslutningene og håndterer komplekse oppgaver. Når ledere overser disse forskjellene, kan de ubevisst overvurdere noen medarbeidere og undervurdere andre.

I Norge har Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) gjennom mange år forsket på hvordan arbeidstid påvirker helse, oppmerksomhet og risikoen for feil. Forskningen retter seg særlig mot skift- og turnusarbeid, men den peker samtidig på et viktig prinsipp: Når mennesker arbeider, har betydning for hvordan de fungerer.

For ledere i kunnskapsvirksomheter reiser det et interessant spørsmål:

Hvis tidspunkt påvirker oppmerksomhet og feilrisiko i operativt arbeid, hvorfor skulle ikke tidspunkt også påvirke kvaliteten på beslutninger, analyser og samarbeid i ledergruppen?

Klokken er 16.15,ledergruppen samles for dagens siste møte.

Alle har svart på e-poster, deltatt i møter, løst problemer og håndtert avbrytelser siden morgenen. Likevel er det nå organisasjonen skal diskutere strategi, investeringer eller krevende personalsaker.

De fleste har opplevd hvordan slike møter utvikler seg. Diskusjonene blir kortere. Færre stiller kritiske spørsmål. Flere nikker enn utfordrer. Ikke nødvendigvis fordi forslagene er bedre, men fordi den mentale kapasiteten er redusert.

Organisasjonsforsker Stefan Volk peker i Harvard Business Review på at biologiske rytmer påvirker hvordan vi tenker, samarbeider og vurderer informasjon. Likevel er dette en faktor som sjelden inngår når ledere planlegger arbeidsdagen.

Åpne kalenderen, hva ligger mellom klokken 08 og 11?

Hos mange ledere er svaret statusmøter, e-post og raske avklaringer. Oppgaver som krever analyse, refleksjon og strategiske vurderinger blir skjøvet til ettermiddagen. Det er en kostbar vane.

I boken When: The Scientific Secrets of Perfect Timing viser Daniel Pink hvordan forskning fra kronobiologi, psykologi og søvnforskning peker i samme retning: Tidspunktet vi utfører en oppgave på, kan være nesten like viktig som hvordan vi utfører den.

For mange ledere betyr det at dagens mest verdifulle timer brukes på arbeid med lavest verdi.

Dette handler ikke om å la alle jobbe når de vil.

Det handler om å bruke den kapasiteten virksomheten allerede har, litt smartere.

Prøv dette i neste ledermøte:

1. Be alle beskrive når de opplever størst konsentrasjon gjennom arbeidsdagen.
2. Sammenlign svarene med dagens møte- og beslutningsstruktur.
3. Velg én endring dere kan teste de neste fire ukene.
4. Evaluer om kvaliteten på diskusjoner, beslutninger og samarbeid endrer seg.

Dere trenger ikke å reorganisere virksomheten. Men dere kan oppdage at små justeringer i tidspunkt gir større effekt enn enda et nytt møte eller enda en ny prosess.

Når resultater uteblir, spør ledere ofte om de har de riktige menneskene, den riktige kompetansen eller de riktige arbeidsprosessene.

Et spørsmål stilles langt sjeldnere:

Har vi organisert arbeidsdagen slik at medarbeiderne får brukt sine beste timer på det viktigste arbeidet?

Hvis svaret er nei, ligger kanskje noe av forbedringspotensialet ikke hos menneskene, men i måten vi planlegger dagen på.

God ledelse handler om mennesker. Men den handler også om å gi mennesker de beste forutsetningene for å lykkes, til riktig tid.

Mennesker håndterer press, kompleksitet og usikkerhet langt bedre i sine naturlige toppperioder. Det er da de tenker klarest, tar bedre beslutninger, er mer kreative og tåler motstand bedre.

Likevel får mange medarbeidere sine viktigste oppgaver på tidspunkt der de mentalt er på lavpunkt. Det er som å legge kritiske beslutninger til perioder med redusert kapasitet, og deretter bli overrasket over at kvaliteten varierer.

Utviklingsoppgaver, strategiske prosjekter og viktige presentasjoner bør i større grad legges til tidspunkt der folk faktisk er skjerpet.

• ^Kilder

  Till Roenneberg – forskning på kronotyper og biologiske døgnrytmer. 

  Stefan Volk – «Why Your Biological Clock Matters at Work», publisert i Harvard Business Review. 

  When: The Scientific Secrets of Perfect Timing. 

  Forskning innen kronobiologi, organisasjonspsykologi og søvnforskning om døgnrytmer, beslutningskvalitet og prestasjon i kunnskapsarbeid.