Utfordringene er små, uforutsette ting som dukker opp; eposten som må besvares fordi det er viktig for MOTTAGEREN, en kollega som MÅ ha hjelp nå, selgere eller møter som dukker opp uanmeldt og andre uforutsette hendelser. Når alt virker like viktig blir prioritering vanskelig. Ledere med god tid har lært seg kunsten å prioritere.

Finnes det en mirakelkur når alt er viktig?

Det finnes måter å styre dagen på for å få mer effektivitet, oppnå målene, få mer fornøyde medarbeidere og dermed sikre økonomiske resultater. Hemmeligheten ligger i bruken av effektive teknikker for tidsstyring, å holde fokus på viktige faktorer, bruke målsetting som aktivt verktøy og håndtere avbrytelser.

Fokus og målsetting

Å lage helt konkrete daglige og ukentlige mål for teamet, er en av de faktorene som hjelper oss å holde fokus. Om målet for arbeidsdagen er uklar, er det vanskelig å motivere seg til å yte sitt beste. Alle trenger å vite hva som forventes av dem, og hvordan de kan komme seg dit. Hvis de i tillegg forstår hvorfor de skal gjøre det de gjør, får de en mening knyttet til arbeidsoppgavene som øker gjennomføringsevnen.

Å se mening og sammenheng øker indre motivasjon og gjennomslagskraft. Når gjennomføringsevnen og resultatene øker, stiger trivselen i takt med mestringsevnen. Det gjelder å ha tålmodighet med akkurat tidspunktet for når resultatene viser seg og ha is i magen til ting er gjennomført. Ting tar den tiden det tar. Det hjelper ikke å stresse eller presse frem halvfabrikata. Ha tillit til at alt lar seg gjennomføre når vi gir oss selv og andre den tiden vi trenger. Se for deg gode løsninger og ha tillit.

Kommunikasjon

Det viktigste med tidsstyring er kommunikasjon. Måten du kommuniserer med deg selv påvirker måten du kommuniserer med andre.  Derfor er det ytterst viktig at du er bevisst dine mentale og fysiske holdninger. Kroppsspråket viser tydelig om du er stresset eller rolig. Pass på at du ikke gir ut signaler om at du er negativ eller stresset. Kroppsspråket er et kraftig verktøy for selvledelse og samarbeid.

Små endringer i hverdagen

Det er ikke nødvendig med store endringer på en gang. Sett deg små delmål og ta det første skrittet mot forbedring. Tidsstyring og effektivitet krever noen enkle rutiner og gradvis forbedring uten stress.

10 gode tips for tidsstyring og effektivisering

1. Stopp opp!

Når du får en ekkel følelse av stress, stopp opp, uansett hva du holder på med. Spør deg selv om du har mistet kontrollen. Du skal ha kontroll. Om det føles som du har mistet kontrollen, legger du vekk det du holder på med, setter du deg ned og trekker pusten dypt flere ganger. Få den dype pusten til å sentrere deg. Få fokuset og klarheten tilbake.

2. Skriv ned alt

Skriv ned små og store gjøremål for de nærmeste dagene uten å prioritere eller sortere. Skriv også ned private gjøremål.

3. Del opp gjøremålene i 3 - 4 viktige kategorier

Sorter gjøremålene i kategorier. Legg for eksempel gjøremål for nærmeste familie i en egen gruppe, jobben i en annen osv. Dette hjelper deg å få oversikt. Du har et liv som inkluderer mer enn bare jobb. Om du kun prioriterer jobb, vil ikke stresset forsvinne. Du er nødt til å ha balanse og får mer gjort når hele døgnet er med i planen.

4. Lag kortsiktige mål

Lag enkle mål i alle kategorier for en kortere periode. Denne planen er førstehjelp.

  • Hva er viktig å oppnå og når?
  • Hvorfor er det viktig å nå målene? Kan noe av dette vente til du har fått organisert hverdagen bedre?
  • Hva må du gjøre for å nå målene?
  • Hva kan stoppe deg og hvordan kan du håndtere dette?

Husk å forberede deg selv på unnskyldninger som du kan ønske å godta i en vanskelig situasjon. Skal du godta de? Om du finner ut hvorfor disse målene er viktige, vil du finne ut hva som skal til for at du får disse unnagjort og hvordan.

5. Delegering

Det er alltid oppgaver som kan utføres bedre, billigere og raskere av andre. Selv om du liker å gjøre det selv, må du delegere oppgaver til andre. Det at du anerkjenner andre og ber om hjelp, styrker deg og viser at du har tillit.

6. Prioriter mellom viktig og ikke viktig

Hvis stress og kaos har vart lenge, bør du velge de 5-10 viktigste gjøremålene som du har igjen i på din liste i hver gruppe og legge de i prioritert rekkefølge. Husk å ta hensyn til konsekvensene av gjøremålene du ikke tar med. Hold fokus på å nå målene, skill mellom det som er viktig og ikke viktig for din måloppnåelse. Du vil merke at mange av gjøremålene er ikke viktige for deg men kanskje for andre.

7. Haster - haster ikke

Her prioriterer du i en liste med 5-10 viktigste gjøremål i hver kategori. Du vil merke at det som haster, er ikke det samme som er viktig. Hold fokus på det som er viktig å komme i mål med til det beste for din organisering og tidsstyring. 

8. Del store oppgaver inn i mindre deler

Store oppgaver kan gjøre deg demotivert. Del oppgaven i flere mindre deler og fokuser på den enkelte delen. Ha fokus på hvor langt du har kommet og ikke hvor langt du har igjen. Husk at du kan spise en elefant, bare du tar en bit om gangen.

9. Estimer

De fleste av oss er tidsoptimister. Beregne etter beste evne tiden du bruker på hver oppgave. Husk å ta med tiden som går til møter, transport, opprydding, matpauser og nødvendig hvile. Det er det viktig at du planlegger kun 60-70 prosent av din tid. Du er nødt til å beregne tid til det som uansett og uanmeldt dukker opp. I denne «skippertak» perioden, kan du planlegge større del av tiden og bruke mindre tid på uforutsette ting.

10. Legg alt i kalenderen

Finn først tidspunkt for det som er viktig og haster i alle kategorier. Ha fokus på å sikre at du når dine mål for denne perioden. Deretter fyller du inn det som er viktig men ikke haster.  Resten av gjøremålene kan vente.

  • HUSK Å SETTE AV TID TIL PLANLEGGING

Når du har fått alt i kalenderen, vil du begynne å få følelsen av å ha oversikt selv om du ikke har gjort noe med selve gjøremålene enda. Dette er kun nødhjelp i tidsstyring, men om du tar disse i daglig bruk, vil du se at de fungerer og gir deg mer oversikt, kontroll og styring.

Tekst av Raili Siiri: lederutvikler og salgstrener hos today.no Utnytter alle mentale teknikkene for å få bedre resultater og øke arbeidsglede i bedriften

RAILI.jpg