Først må vi definere de to begrepene. En «hastende sak» er en oppgave som roper om umiddelbar oppmerksomhet, en som krever din oppmerksomhet. «Viktige» oppgaver er de som, når de er gjort, vil gi betydelig verdi til din organisasjon. Dette er oppgavene som får deg framover. Oppgaver kan være det ene og det andre, eller de hverken haster eller er viktige.

Noen oppgaver er hverken hastende eller viktige. Dette er de tingene som okkuperer vår tid, men som ikke gir noen verdi til vår organisasjon eller personlige liv, og ingen ber oss om å gjøre dem.

Allikevel bruker mesteparten av oss deler av dagen på disse tidssløserne. Tiden som blir brukt på å surfe på sosiale medie-plattformer, lesing av artikler eller innlegg som ikke har noen kunnskapsverdi, eller spille spill og apper som distraherer oss fra mer verdifulle aktiviteter, faller inn under denne kategorien.

Hastende

«Hastende» oppgaver er de som ber om din oppmerksomhet, men som ikke nødvendigvis gir en verdi. Dette er ringende telefoner, spam e-post og meldinger, ansatte som stiller de samme spørsmålene om igjen, eller jevnlige avtalte møter som ikke gir resultater. Ofte tror vi at vi må ta oss av disse sakene for å få de unna og gå videre til noe mer viktig. Dette er feil tilnærming. Du må alltid ta deg av de viktige oppgavene først, og senere til de som haster, men som ikke er viktige. Det er fort gjort å bruke flere timer på oppgaver som ikke er viktige.

Les også:  Ta kontroll på høstens møter – fem tips

Hastende og viktig

Mange oppgaver faller inn under kategorien «hastende og viktig». Husk at dette er saker som trenger din oppmerksomhet umiddelbart og som gir verdi til din organisasjon. Disse inkluderer kunde/klient-problemer og bekymringer, bankærend, finansielle og juridiske saker.

De fleste ser på disse sakene som viktige og reagerer tilsvarende. For å være sikker på at du rekker å gjøre dine hastende og viktige oppgaver hver dag, må du først og fremst ha en gjøremålsliste. Vurder sakene på listen og sett stjerner ved de tre viktigste oppgavene. Gjør disse først. Når du er ferdig, setter du stjerner ved de neste tre viktigste sakene og fullfører disse. Hvis du gjør dette vil du være sikker på at du fokuserer på de tingene som krever din oppmerksomhet, og som er de viktigste å gjennomføre.

Viktig

Kategorien som er den mest oversette på denne matrisen, er «viktig», men ikke «hastende». Viktige oppgaver inkluderer utvikling av ansatte eller deg selv for å forbedre ferdigheter, dokumentering og forbedring av prosesser og systemer, utvikling av målesystem, undersøke bedre metoder, organisering og planlegging. Mens alle disse typer oppgaver kan forbedre deg og din organisasjon, haster de ikke.

Ingen roper på deg for at du skal dokumentere dine prosesser. Men hvis du dokumenterer dem, vil du ha et treningsverktøy for nåværende og fremtidige ansatte, og en måte å forbedre kvaliteten på. Som vi sier, det første steget for å forbedre kvalitet er å dokumentere prosessen din. Å bli mer organisert kan legge til timer av produktiv tid til din uke, og å utvikle et målesystem kan varsle deg om problemer før de kommer ut av kontroll.

«Viktige» oppgaver er viktig for suksessen til en organisasjon, men enkle å utsette fordi det ikke haster å fullføre dem. For å sikre deg at du ikke havner i denne fellen, tildel hver viktige oppgave til en enkelt person med en sluttdato.

Det er fort gjort å la det hastende ta over for det viktige. Men hvis du kan prioritere tiden din til å ta deg av de oppgavene som er både hastende og viktige, samt planlegger tid og ressurser for å sikre at du takler viktige, men ikke-hastende saker, vil du skape en mer suksessfull organisasjon.

Tekst: Cecilie Hammernes. Kilde: Entreprenuer.com Foto: Istock.com