Virtuelle assistenter kan forbedre ansattes prestasjoner og jobb-fritid-balansen

En VA kan ha mange fordeler, deriblant kan den hjelpe til med å fordele de ansattes tid på en bedre måte. I tillegg kan det å ansette en VA gjøre at du både tiltrekker deg og beholder ansatte, fordi de ser det som en stor fordel å få en assistent som kan avlaste arbeidet deres.

Selv om en VA kan være en fordel, kan de ikke fjerne mistillit eller overbelastede ansatte fullstendig. I stedet kan de være et nyttig verktøy for å oppnå mer balanse.

Å ta en pause fra jobb er viktig for mental helse, noe som VA-er kan hjelpe til med. De gjør at de ansatte er i stand til å ta ferie, vel vitende om at noen dekker deres oppgaver fullt og helt. De slipper å tenke på å komme tilbake til masse e-post og rapporter; de har en lagkamerat som allerede har gjort jobben.

Bestem hvilke oppgaver som er viktige for dere og som dere er gode på, og tildel oppgaver utenfor det til VA-er, som tidstyver og rutineoppgaver. Spør teamet hvilke oppgaver som tar energi fra dem; oppgaver som tar bort teamets evne til å fokusere på større, mer spesialiserte prosjekter.

Typiske oppgaver en VA kan hjelpe til med:

• Kommunikasjon, for eksempel telefon- og e-post
• Organisering
• Dataregistrering
• Fakturering og lønn
• Sosiale medier
• Forskning

Kostnaden med å ansette en VA vil være verdt investeringen. Det kan for eksempel ta flere timer å skrive rapporter, svare på e-post, delta på webinarer og gjøre research, men en VA overtar så mye repeterende arbeid som mulig for teamet. I tillegg bringer de ofte en ny og oppdatert tilnærming til teamet, gjennom nye ideer og tekniske funksjoner. De ansatte vil bruke mindre tid på oppgaver som spiser opp tid, og kan dermed gå videre med oppgaver som bygger selskapet.

Med en VA betaler du kun for tiden og tjenesten du trenger. I tillegg vil ikke avstand spille noen rolle fordi kommunikasjonen foregår digitalt. Dette vil igjen gjøre at man sparer tid og penger på reiser og møter.

Les også: Skap god balanse mellom jobb og fritid! - ledernytt.no

I begynnelsen kan det å integrere en VA i et team virke litt overveldende. Du må finne ut hvilken type programvare og maskinvare VA-en har, for å sikre at den er tilstrekkelig for dine behov. Noen selskap velger å oppgradere maskinvaren og internettforbindelsen deres på egen bekostning, fordi de forventer at de skal jobbe like godt som andre ansatte.

En utfordring i starten kan være å stole på VA-ens evne til å forstå oppgaven og sikre at kommunikasjonsflyten mellom ansatte og deres assistenter vil være sømløs. En VA kan for eksempel være i en annen tidssone enn de ansatte. Men samtidig kan VA-er være mer innstilt på, og ha mulighet til, å skifte tidsplan eller jobbe i samsvar med din tidssone.

Les også: Å skille mellom jobb og privat - ledernytt.no

Tekst: Cecile Hammernes  Foto: Istock.com  Kilde: Success.com