Det fysiske arbeidsmiljøet er et lederansvar, ikke bare en HR sak

Det er en forståelig blindsone. Møbler, lys og lydnivå ligger tradisjonelt under HR, langt unna det man forbinder med lederskap. Men konsekvensene av et dårlig fysisk arbeidsmiljø havner ikke hos fasilitetsavdelingen. De havner hos lederen, i form av sykefravær, konsentrasjonsvansker og medarbeidere som gradvis mister overskudd de aldri helt får forklart

Forskning fra Statens arbeidsmiljøinstitutt viser at risikoen for sykefravær øker med antall arbeidsmiljøfaktorer en person utsettes for, og mønsteret gjelder like mye for fysiske og mekaniske faktorer som for psykososiale. Med andre ord forsterker belastningene hverandre. En ansatt som både sitter feil, jobber i støy og mangler kontroll over egen arbeidsdag, bærer på en langt høyere risiko enn summen av de enkelte faktorene skulle tilsi.

En kunnskapsoppsummering fra STAMI peker konkret på at mekanisk eksponering, gjentakende bevegelser og bøying av nakke og rygg øker risikoen for sykefravær. Dette er ikke forbeholdt tungt fysisk arbeid på lager eller i produksjon. Stillesittende kontorarbeid med dårlig ergonomisk oppsett gir samme type belastning over tid, bare langsommere og mindre synlig, noe som gjør det enda lettere å overse i en travel lederhverdag.

Åpne kontorlandskap har mange fordeler, men de har også en kostnad de færreste regner på. STAMI skiller mellom irriterende støy fra for eksempel ventilasjonsanlegg eller PC-vifter, og skadelig støy fra støyende omgivelser over 80 desibel eller impulslyd over 130 desibel. Det aller meste av kontorstøy havner i den irriterende kategorien, men det betyr ikke at den er ufarlig for produktiviteten. Konsentrasjonskrevende arbeid avbrutt av samtaler noen meter unna koster langt mer tid enn selve avbruddet, fordi hjernen bruker flere minutter på å finne tilbake til der den var.

En leder som legger merke til at et team leverer dårligere om ettermiddagen enn om morgenen, leter gjerne etter årsaken i motivasjon eller arbeidsmengde. Noen ganger er svaret enklere. Rommet har rett og slett vært for høylytt hele dagen, og ingen har hatt et sted å trekke seg tilbake til. Legger man til at ansatte i deler av arbeidslivet også opplever dårlig inneklima, for høy eller lav temperatur og for lite dagslys, blir bildet enda tydeligere. Ingen av disse faktorene er dramatiske hver for seg, men de virker sammen, dag etter dag, og det er nettopp den langsomme summeringen som gjør dem så lette å overse.

Fasilitetsavdelingen har kompetansen på innkjøp, standarder og praktisk gjennomføring, og den kompetansen skal fortsatt brukes. Det som ikke bør outsources er blikket for hvordan arbeidsmiljøet faktisk oppleves av dem som sitter i det hver dag. Fasilitetsavdelingen ser bygget. Lederen ser mennesket som klager over vondt i nakken hver fredag, eller teamet som alltid booker møterommet i andre enden av bygget fordi det nærmeste rommet er for høylytt til å tenke i.

Denne innsikten forsvinner fort hvis ansvaret plasseres et sted lederen selv aldri kommer i berøring med det. Et enkelt grep er å sette fysisk arbeidsmiljø på dagsordenen i de samme møtene der sykefravær og trivsel diskuteres, i stedet for å behandle det som en egen sak lederen sjelden inviteres inn i.

Det handler også om timing. Fasilitetsavdelingen planlegger gjerne på tvers av hele bygget og flere år frem i tid, mens et team kan ha et akutt problem akkurat nå, som en høylytt printer midt i en åpen sone eller stoler som er innkjøpt for ti år siden og aldri byttet ut. Den typen problemer krever ikke en stor prosess. De krever en leder som tør å melde fra, og som ikke antar at noen andre allerede har sett det.

Det trenger ikke starte med en stor ombygging. Noen av de enkleste tiltakene handler om å gi ansatte reell mulighet til å justere sin egen arbeidsplass, som stolhøyde, skjermplassering og tilgang til stillesoner når konsentrasjon trengs mer enn samarbeid. Møbler og innredning beregnet for arbeidsplasser er i økende grad utviklet nettopp med dette for øye, med justerbare løsninger og akustiske skillevegger som demper lyd uten å bygge om hele lokalet.

Leverandører som spesialiserer seg på nettopp dette markedet har ofte et bredt utvalg å velge mellom. AJ produkter er et eksempel på en slik leverandør, med et sortiment som spenner fra ergonomiske kontorstoler og hev og senkbare skrivebord til akustikkløsninger og møbler for felles- og pauserom. For en leder som ønsker å ta et konkret grep uten å vente på et større fasilitetsprosjekt, kan denne typen justeringer være et naturlig sted å starte, gjerne i dialog med noen få ansatte om hva som faktisk oppleves som problemet i akkurat deres arbeidshverdag.

Ledelse handler i bunn og grunn om å legge til rette for at folk kan yte sitt beste. Det fysiske rommet de gjør det i er en like stor del av den tilretteleggingen som tilbakemeldinger, mål og oppfølging. Å overlate hele ansvaret til fasilitetsavdelingen er ikke galt i seg selv, men å tro at man dermed er ferdig med spørsmålet, er en avsporing mange ledere går rett inn i.

Neste gang sykefraværsstatistikken eller trivselsundersøkelsen skal gjennomgås, er det verdt å stille et enkelt spørsmål før man leter etter kompliserte forklaringer. Hvordan er det egentlig å sitte der de sitter, en hel arbeidsdag, uke etter uke?