Ved opplevelse av tidspress er det vanlig at arbeidsdagene forlenges, på tross av at mange øker tempoet i arbeidsprosessene og praktiserer mer «multitasking» i et forsøk på å redusere etterslepet. Dette forsterker gjerne opplevelsen av tidsnød, og bidrar neppe til å skape økt produktivitet i kunnskapsbaserte organisasjoner
Undersøkelsen bærer bud om at man har for mye å gjøre i forhold til arbeidstiden som er til rådighet. Det kan være slik i mange tilfeller, men opplevelsen av tidspress og mye tid til arbeid, kan også bero på andre forhold enn at arbeidsbyrden er for høy. Det handler om kommunikasjonsformer, tilgjengelighetsstyring, dokumentbehandling, reisevirksomhet, møtevirksomhet, organisering av arbeidsdagen og IT-utfordringer. IT er blitt stadig viktigere for å skape effektive og gode arbeidsdager. IT-utfordringer kan skyldes teknologisvikt eller feil bruk av teknologien, og ofte en kombinasjon. Som en tommelfingerregel er «digitalt innfødte» de mest kompetente IT brukerne, men de er det fortsatt få av i bedriftene. I et oppslag i DN kalte jeg lederne for "teknosinker". Det var en ganske skarp uttalelse, men gir dessverre et ganske riktig bilde av virkeligheten. Med det finnes mange positive unntak, slik som det nyåpnede sentralsykehuset i Østfold. Sykehusdirektør Just Ebbesen står i spissen for en storsatsning som fjerner tidstyver ved å erstatte tungvinte og tidkrevende rutiner med brukervennlige mobile IT systemer, derigjennom gi bedre behandling og trygghet til pasientene. Målet er at sykehuset skal behandle et økende antall pasienter i framtiden uten å ansatte flere pleiere.
Mange tidstyver i arbeidsdagen
I Norge kan i gjennomsnitt hver femte arbeidstime i store og mellomstore bedrifter betraktes som bortkastet arbeidstid. Variasjonene er store, hvor det tegner seg et nytt «klasseskille» på en skala fra svært ineffektive arbeidsdager til svært effektive arbeidsdager. Årsaken til ulikhetene kan skyldes rammevilkår, arbeidsformer eller en kombinasjon av vilkår og måter å jobbe på.
Den aller største tidstyven i norske «kontorbaserte» arbeidsdager er møtevirksomhet. Det er også slik at jo mer tid brukt til møter, jo lenger arbeidsdag (se figur 1) Mellomledere og førstelinjeledere bruker 54 prosent av arbeidstiden til møter, og fortrinnsvis er dette interne møter. Mye møtevirksomhet gjør at mange ledere kommer på etterskudd, selv om arbeidsdagene deres er lange.
Hvordan skape bedre og mer effektive arbeidsdager?
Det finnes gode løsninger og gode råd, hvor det er nyttig å fokusere på at effektive arbeidsdager også er de beste arbeidsdagene. Utvilsomt er det motiverende og trivselsfremmende å få jobben gjort, uten å måtte jobbe for lenge. Det blir mer tid til overs, og tidspresset avtar. For å få dette til i organisasjoner kreves det moderne og brukervennlige IT systemer, og en styrkning av arbeidsformene. Lederne bør helst gå foran i forhold til egne arbeidsformer, og uansett unngå å bli hengende etter eller stritte i imot påkrevde endringer. Tidstyvene må identifiseres og fanges, og ofte er det behov for en gjennomgang av virksomhetens fleksible arbeidsordninger.
5 råd til ledere for å skape effektive og gode arbeidsdager (i egen arbeidsdag og i organisasjonen)
- Unngå å være «teknosinke», ta i bruk nye smarte data-verktøy og ikke overlat IT satsningen til IT-sjefen.
- Påse at det finnes gode retningslinjer for bruk av felleskalender i bedriften, og bruk verktøyet aktivt i egen arbeidsdag. Som leder bør du gå foran som et godt eksempel. Gevinsten for deg er færre avbrytelser og en bedre plan og struktur, samt bedre tilgjengelighet.
- Effektivisering av møter. Forsøk å planlegge møter i kvartersintervaller og start gjerne møter kvart på og kvart over hel time. Møter kan vare i 45 minutter, 1 time og 15 minutter eller kun 15 minutter. Du vil over tid erfare at det også blir bedre tid mellom møtene. Vurder også om flere møter kan avholdes som digitale møter (Skype etc.).
- Få en oversikt over mobilitetsmønsteret og fjernarbeidet i bedriften. Er du en mobil leder, så tenk igjennom om ditt reisemønster egentlig er hensiktsmessig. Kan du jobbe mer på reise? Kan reiser droppes?
- Få en oversikt over arbeidsmønsteret i virksomheten, og forsøk å identifisere unødvendig tidsbruk og tidstyver. Husk at den som ikke vet hvordan tiden brukes og hva som er uhensiktsmessig bruk av tiden, heller ikke har de rette forutsetningene for å fjerne tidstyver og få til effektive arbeidsdager
- Om forfatter
Tekst: Jan Kristian Karlsen er fagbokforfatter, forsker og daglig leder i analyse- og rådgivingsselskapet Company Pulse AS. Han har stor kunnskap om den fleksible arbeidsdagen, om effektiv arbeidsdag og metoder for utvikling av gode arbeidsplasser, både i private og offentlige virksomheter i inn- og utland. Karlsen arbeider også med forskning og metodiske undersøkelser innen temaet nye arbeidsformer og tidsbruksanalyser. Bilde: Istock.com og privat,