Et enkelt, åpent spørsmål ble stilt:

“Hva er det viktigste du gjør for å være veldig produktiv?”

Svarene ble analysert og her er resultatet: 10 tips for å bli mer effektiv som leder.

TIPS # 1: DE FOKUSERER MINUTTER, IKKE TIMER.

Når det gjelder å disponere tiden sin er det mange ledere som forholder seg til timer og blokker av halvtimer på sin kalender. Svært vellykkede mennesker vet at det er 1,440 minutter tilgjengelig i hvert døgn. Tid er verdifullt fordi tiden kommer ikke tilbake. Hvert minutt teller.

TIPS # 2: DE FOKUSERER BARE EN TING.

Fokus er en ekstremt viktig egenskap for å lykkes.

Veldig produktive mennesker vet hva de skal fokusere på. De velger å fokusere på det de anser som sin viktigste oppgave for å nå sitt mål. Mange setter derfor av en til to timer hver morgen til dette, uten avbrudd. Spør deg selv - hvilken oppgave vil ha den største effekten på å nå mitt mål?

Gründeren av Google, Larry Page, sier dette om fokus:
Du fokusere ett viktig mål og være veldig opptatt av det.          

James Cameraon, som står bak super suksessfulle filmer som Titanic og Avatar, sier dette om fokus:

Du må være superfokusert som en laser for å få noe gjort. Når jeg laget Avatar var jeg fokusert i fire år.

TIPS # 3: DE FØLGER 80/20 REGELEN.

Dette er kjent som Pareto-prinsippet hvor det i mange tilfeller viser seg at 80% av resultatene kommer fra 20% av aktivitetene man gjør. Ultra-produktive mennesker vet hvilke aktiviteter som gir de beste resultatene. De fokusere på dem og ignorere resten. Det dreier seg om å identifisere og avgjøre hvilke faktorer som er viktige for vekst, og så fokusere på disse faktorene.

TIPS # 4: DE BRUKER EN NOTATBOK

Sir Richard Branson står bak mer enn 400 suksessfulle selskap. Han har mang en gang sagt at han ikke ville ha vært i stand til å skape The Virgin Company uten en enkel notatbok. Han tar den med seg uansett hvor han går.

I et intervju sa en gang den greske skipsrederen Aristotle Onassis: “Ha alltid med deg en notatbok. Skriv ned alt ... Det er et million dollar tips de ikke lærer deg business school!”. Ultra-produktive mennesker frigjør sitt sinn ved å skrive alt ned.

TIPS # 5: DE HÅNDTERER E-POST KUN ET PAR GANGER OM DAGEN

Veldig produktive mennesker sjekker ikke innboksen mange ganger om dagen. De trenger ikke svare på hver eneste pling som dukker opp i innboksen. For mange høres dette «lite smart ut» fordi man må jo «følge med» på det som kommer av informasjonen i innboksen.

De fleste av oss trenger egentlig ikke å sjekke innboksen mange ganger om dagen. Klarer du å motstå fristelsen vil du bli mye mer effektiv.

Unntaket gjelder om du jobber med kundeservice eller support for et produkt eller tjeneste, eller om du er med i et prosjekt som trenger umiddelbare tilbakemeldinger i en viss periode.

Som leder skal man lede andre og fokuset bør være på medarbeiderne. Mange leder vil hevde at man da må sjekke innboksen ofte for å kunne være tilgjengelig for sine medarbeidere. Ja, hyppig kommunikasjon er viktig, men det betyr ikke at man må sjekke innboksen hele tiden av den grunn.

Forskning viser at distraksjoner er kostbare. En midlertidig endring i oppmerksomhet fra en oppgave til en annen som f.eks. å svare på en

e-post øker mengden av tid som er nødvendig for å fullføre den primære oppgaven med så mye som 25 prosent. Dette fenomenet er kjent som «switching time».

Dersom du hele tiden sjekker innboksen vil det være en kostbar distraksjon. I tillegg blir du raskt dratt inn i «andre menneskers agenda».

Innboksen er ikke noe annet enn et praktisk organiseringssystem av andres menneskers agendaer.

TIPS # 6: DE UNNGÅR MØTER GODT DET LAR SEG GJØRE

Møter kan være store tidstyver. Mange ganger starter de senere og varer lenger enn planlagt. I tillegg kan det være at flere sentrale mennesker som burde være der ikke er tilstede. Dette tipset anbefaler at du holder deg unna møter så sant det lar seg gjøre. Hvis du må holde et møte - sørg for at det er kort og effektivt.

TIPS # 7: DE DELEGERER NESTEN ALT

Ultra-produktive mennesker spør ikke, “Hvordan kan jeg gjøre denne oppgaven?” I stedet spør de: “Hvordan kan oppgaven bli gjort?”

De fjerner “jeg`et” så mye som mulig. Fokuset er på at oppgaven blir utført og da er det veldig hensiktsmessig å delegere den.

Ultra-produktive mennesker er derfor ikke “kontroll-freaks”. De er ikke mikro-ledere som må ha 100 prosent kontroll på alt. Som Richard Branson sier:

Som leder er det viktig å finne og ansette folk som er smartere enn deg selv. Du dem til å bli med i din bedrift og gi dem godt arbeid. Deretter lar du dem være i fred. Stol dem. Du komme deg ut av deres vei slik at du kan fokusere den store visjonen. Det er viktig. Og her er den viktigste tingen .... du dem til å se sitt arbeid som en misjon.

TIPS # 8: DE LAGER TEMADAGER AV UKEN

Svært vellykkede mennesker benytter temadager for å fokusere på viktige områder som f.eks. å bruke mandager for viktige og korte en-til-en møter. Eller benytte fredag ettermiddag til økonomiske og generelle administrasjonsoppgaver som er ønskelig å få unnagjort før en ny uke starter.

Jack Dorsey er toppleder for to selskap - Twitter og pre-IPO Square. Hvordan klarer han det?

Her forklarer han sin hemmelighet:

Måten som fungerer for meg er at jeg benytter temadager gjennom uken. mandag, i begge selskap, fokuserer jeg ledelse og å drive selskapet ... Tirsdag er fokusert produktet. Onsdag er fokusert markedsføring og kommunikasjon og vekst. Torsdag er fokusert utviklere og partnerskap. Fredag er fokusert selskapet og kultur og rekruttering. Lørdag tar jeg fri og søndag benytter jeg til refleksjon, tilbakemeldinger, strategi, samt å gjøre meg klar for uken som kommer.

TIPS # 9: DE PRAKTISERER EN KONSEKVENT MORGEN RUTINE

Mange produktive, suksessfulle mennesker praktiserer en morgen rutine. De tar vare på kropp og sinn. Mange starter dagen med å drikke vann, lett trening samt å spise en sunn frokost. I tillegg pleier de sine sinn med meditasjon, mindfulness eller inspirerende lesing.

TIPS # 10: ENERGI ER ALT

Du kan ikke utvide døgnet. Tiden er låst. Får du mer å gjøre som leder er det fort gjort å bruke mer av din dyrbare tid til jobben, men det fører ofte til at man brenner seg ut.

Mer tid til jobb betyr mindre tid til søvn og fritid. Istedenfor å fokusere på tid er det bedre å fokusere på å øke din energi som vil øke din oppmerksomhet, ditt fokus, beslutningstaking og total produktivitet.

Svært vellykkede mennesker hopper ikke over måltider, søvn eller pauser i jakten på mer, mer, mer. I stedet ser de på mat som drivstoff og søvn og regelmessig hvile som gjenvinning av energien de trenger for å opprettholde sin effektivitet.

Disse 10 tipsene vil kunne hjelpe deg som leder til å få gjort mer på kortere tid. Det vil bidra til mindre overarbeid og mindre stress.

TEKST: Camilo Løken - forfatter, kurs og foredragsholder. Studerer og utforsker temaer relatert til suksess; tanker & følelser, kropp & sinn, energi & materie, det bevisste & underbevisste sinn, engasjement & lederskap. Siste bok: “Hva er grunnen til at noen lykkes og andre ikke?” energilederskap.no

camilio.jpg