Hva skjer når man ikke tar seg tid til å stoppe opp? Og hvorfor er det så vanskelig?

Åshild Mongstad, Høyskolelektor ved Høyskolen Kristiania, er stadig innom forskjellige organisasjoner, og opplever ofte at ledere bruker veldig mye tid på administrativt arbeid i stedet for lederskap. Hun tror at en av de viktigste grunnene ledere sliter med å stoppe opp, er fordi de gjør så mange tilleggsoppgaver som det administrative krever. Samtidig tror hun at ledere ofte kan være redde for å komme nær medarbeiderne sine, og at det er vanskelig å finne balansen der de kan ha et profesjonelt forhold til dem. I tillegg er vi mennesker vanedyr, vi sitter ofte fast i våre rutiner og mønstre. Sjelden tar vi oss tid til å utforske om måten vi handler og tenker på er den mest hensiktsmessige, legger hun til.

– Siden vi gjennom mange utdanningsløp i Norge har for lite fokus på for eksempel kommunikasjon og psykologi, tror jeg at spesielt de lederne som opplever at de har lite kommunikasjonskompetanse, kan føle det ubehagelig å komme for nært. Flere av lederne jeg har møtt gjennom å undervise i etter- og videreutdanning i ledelse, forteller at det er lettere å stå i motstand og møte medarbeidere med utfordringer når de har fått økt sin kommunikasjonsforståelse. Gjennom å trene på samhandling og reflektere over verdiene sine, kan ledere stå tryggere i seg selv. Da er det lettere både å kommunisere og å stå i valgene man tar i sitt lederskap. Og kanskje det viktigste, det er lettere fordi man skjønner at det er umulig å ikke tråkke feil. Da tør man å prøve mer. Mange har et idealbilde av det å være leder. Mitt ønske er at vi beveger oss bort ifra det og skjønner at ledere også bare er mennesker.

– I tillegg, når ledere ikke tar seg tid til å stoppe opp, så mistenker jeg at mange ledere føler at de ikke får levert det de vil. Mange ledere forteller at de har det så travelt slik at de aldri rekker å stoppe opp. Men har du det egentlig så travelt? Må du gå på alle disse møtene? Kan du administrere noen oppgaver bort? Her kan HR hjelpe ledere til å stoppe opp og stille seg selv disse spørsmålene. Mange ledere tenker at de absolutt må gjøre alle disse tingene, men veldig ofte, når vi begynner å plukke det litt fra hverandre, så innser de at de ikke må gjøre alt. Vi mennesker har lett for å gå i våre automatiske mønstre. For å få øye på om det vi driver med er hensiktsmessig, så krever det at vi stopper opp. Det er dette jeg kaller en refleksiv praksis.

– Jeg tror at ledere ofte føler at de ikke gjør en god nok jobb, at de alltid føler at de skulle brukt mer tid på å ta seg av medarbeiderne sine, men så klarer de ikke å komme seg ut av sporet. Vi vet at mennesker sitt mest grunnleggende behov er å bli sett, anerkjent og bekreftet. Psykologen Abraham Maslow sa dette allerede på femtitallet, og flere forskere etter ham har bekreftet at dette stemmer. Jeg tror at medarbeidere som føler at de ikke blir sett, fort vil miste motivasjonen. Det er en psykologisk kontrakt som bindes mellom ledere og medarbeidere, og hvis vi ikke har tid sammen, så er det vanskelig å opprettholde den psykologiske kontrakten.

På spørsmålet om hvorfor man skal velge å stoppe opp, svarer Mongstad at hun tror det er godt for ledere å gjøre det for sin egen del, fordi man da får mer oversikt.

– Organisasjonspsykolog Adam Grant har forsket en del på dette temaet, noe han også skriver om i boken sin Think Again. Han sier at, og dette har jeg også erfart selv når jeg har jobbet med lederutvikling og ledelse, hvis alt er så travelt og vi går i våre automatiske mønstre, så løser vi gjerne ikke riktig problem. Hvis du for eksempel jobber med noe kreativt der du skal lage eller skape noe, og du går for fort fram, så vil du ofte ikke løse riktig problem fordi du ikke har tatt deg tid til å stille mange nok spørsmål. Vi ser i nesten alt slags prosjektarbeid at det er lett å tro at det vi trenger, er et nytt verktøy eller noen nye digitale løsninger. Men av og til, hvis man tar seg tid til å stille flere spørsmål før man setter i gang med et arbeid, så ser man kanskje at det er noe annet man trenger eller ønsker.

– Jeg jobber nå mye med ledere innenfor teknologifeltet som blant annet lager robotløsninger for å skape effektivitet og arbeidsplasser. De sier at det har hjulpet veldig med å løse riktig problem for organisasjonen at de stopper opp og tar seg tid. Nettopp dette skriver også Adam Grant om, i tillegg til at det også handler om å undre seg og være nysgjerrig. Hvis du tar deg tid til å stoppe opp, så gjør det deg mer nysgjerrig. Selv tror jeg at vi da blant annet blir mer kreative og ser andre og nye løsninger på utfordringer i arbeidslivet. Jeg tror også vi har godt av det som mennesker, særlig nå når vi har vært gjennom en pandemi og vi har kjent på at det kan være godt at det ikke alltid går så fort.

– For meg ser det ut til at det er status å være travel. Hvis en leder bare går fra møte til møte, så virker hen så viktig. Men et spørsmål man kan stoppe opp og stille seg, er: Er det egentlig så stilig å være travel? Går det an å se på det på en annen måte? Er det ikke heller viktig med en leder som tar seg tid til å stoppe opp og prate med sine medarbeidere? Jeg tror du vil få mer lojale medarbeidere og at det vil skape mye bedre forbindelser mellom leder og medarbeidere om vi tar oss tid til hverandre, noe som igjen vil gjøre oss mer effektive. Det er så lett å tro at effektivitet er å gå fort hele tiden, men er det virkelig det?

For å bli mer bevisst på det å stoppe opp, mener Mongstad at det kan være lurt å legge inn pauser i kalenderen.

– Jeg hørte et intervju med Helsesista, der hun fortalte at hun hadde en manager som gjorde nettopp dette for henne. Og dette er noe alle kan gjøre, enten de har manager eller ei. Etter pandemien ser jeg at både ledere og medarbeidere har back-to-back-møter, der man ikke engang trenger å gå fra A til B, fordi møtene er digitale. På den måten kan de ha møter uten pauser. Men hvis vi er så travle, så klarer vi ikke å være til stede der vi er. Så det å legge inn pauser er utrolig viktig. Det går også an legge inn pauser i møter, at man har en struktur i møtene der man stopper opp og ser på «hva er det egentlig vi skal løse i dette møtet? Hva må vi ha på plass før vi går fra hverandre i dag?»

– Mange jeg møter som tar videreutdanning i ledelse, sier at den største verdien av å ta videreutdanning, er at de får tid til å stoppe opp og tid til å reflektere. Og det jeg tenker at HR kan bidra med, og som jeg ser HR gjør flere steder, er å invitere til kurs og legge til rette for at alle får tid til å gå på et kurs hvor man lærer noe om dette, lærer om kommunikasjon, psykologi og så videre, slik at en får tid til å stoppe opp og reflektere.

– På Høyskolen i Kristiania, som jeg jobber på, går vi mer og mer bort fra å tenke at studentene skal komme inn og høre på oss, men at de utforsker mer aktivt selv. Denne holdningen ser jeg også i flere organisasjoner nå. Avo Consulting, en organisasjon som er i vekst, har tatt et aktivt valg ved å stoppe opp. I stedet for å jobbe med klassisk lederutvikling, jobber vi der med ledelsesutvikling, det vil si at vi ser på ledelse som et sosialt system. Vi har valgt å kalle det for et ledelseslaboratorie, fordi de som deltar, skal forske på seg selv og trener på å forstå seg selv og hvordan vi samhandler med menneskene rundt oss. Det er mer en prosessuell tilnærming som handler om å myndiggjøre deltakerne på samlingene, slik at de forstår at her finnes det ikke noe fasitsvar. De slipper å tenke at her kommer det noen som har alle svarene, for sånn er det jo ikke. Vi mennesker er ikke maskiner, vi fungerer forskjellig, og vi må gå bort ifra at det finnes en «riktig» eller «gal» måte å gjøre ting på. Vi kan utforske ting sammen og være lærende i vår tilnærming. Det enkleste verktøyet er nettopp å trene opp nysgjerrigheten sin, undre seg og utforske mer, og ikke være redd for at vi ikke kan alt.

– Boken min På tide å stoppe opp er delt opp i fire deler der jeg inviterer leseren til å stoppe opp. 1. Om sin forståelse av hva ledelse er. Utfordrer idealbildet av den perfekte leder. 2. Hva som har formet ditt syn på ledelse, 3. Hvem er du som leder i dag, og hva trenger du mer av? 4. Hvordan lede andre. Bort fra teknikk til forståelse av oss mennesker ut fra psykologi og filososfi. Da jeg skrev boken, tenkte jeg egentlig at det å stoppe opp ikke var så aktuelt, for nå har jo alle stoppet opp. Men jeg opplever at veldig mange organisasjoner tenker at dette er et viktig tema, akkurat som om det ligger litt i tiden. Adam Grant har i tillegg skrevet om det samme uten at jeg var klar over det, så det virker som organisasjoner har hatt noen opplevelser i pandemien om at det faktisk er verdifullt å stoppe opp. Det er tydelig at det er mange som ønsker å lære mer og gjøre det mer. Og jeg tror det kan øke effektiviteten og kreativiteten i en organisasjon. Det er så lett å tro at det er når du er travel at du får gjort mest, men jeg tror at du gjør mest når du tør å gå litt sakte, avslutter Mongstad.

Hvis du ikke tar deg tid til å stoppe opp, vil det føre til mye stress, at du ikke føler du rekker til overalt og at du løser feil problem. I et fly får vi alltid beskjed om å ta på oss våre egne masker før vi hjelper andre. Og hvis vi i en krisesituasjon er veldig travel, er det lett å miste viktige elementer, og i visse typer arbeid kan det være fatalt å gjøre feil hvis det for eksempel handler om HMS. Hvis vi alltid er travel, tror jeg også at vi leverer mindre kvalitet. Det sies at det er ingen som er så stresset i arbeidslivet som nordmenn, dansker og japanere, og WHO sier at det som gjør at de fleste blir sykmeldt, er fordi det er så høyt press i arbeidslivet, vi skal være så effektive og vi skal løse alt så fort.

Det er typisk at man kan ta det for langt, at det blir for mykt og for «følete». Det er viktig å være bevisst på at dette ikke trenger å handle om følelser, men mer om nysgjerrighet. Sett i coaching-bølgen hvor alle ledere skal være coachende i sin lederstil, så er fallgruven at mange blir for privat med sin nærmeste leder. Husk skillet mellom personlig og privat. Mye av det jeg jobber med, bygger på positiv psykologi, og det er viktig å skille mellom det og positiv tenkning. Det betyr ikke at man skal tenke positivt, men at man skal sette grenser. Det er fort gjort at man drar det for langt og at man blir for lojal, der man tolererer for mye og ikke klarer å sette grenser. Dette står det også mye om i Christian Ørsteds bok Livsfarlig ledelse.

1. Tren opp nysgjerrigheten din, slik blir du mer åpen og undrende
2. Sett inn egne stopp i kalenderen din
3. Unngå back-to-back-møter
4. Ta pauser
5. Husk at det å være travel ikke alltid er effektivt

• Livsfarlig ledelse av Christian Ørsted
• Adam Grant sin nye bok Think Again + podcast
• Esther Perel er en psykolog og antropolog som snakker mye om relasjoner og parterapi, men også om det relasjonelle i arbeidslivet. Hun har en podcast «How`s Work» om ledelse som er veldig bra, i tillegg til gode bøker.

Tekst: Cecilie Hals Hammernes              Foto: Sebastian Eide og Isac Kvello og Istock.com