Viktig med gode og trygge relasjoner

– I arbeidet vårt med psykologisk trygghet er det viktig å legge et grunnlag for en trygg ledelse, som igjen bidrar til en trygg organisasjon hvor kommunikasjonen flyter godt. En tett dialog med verneombud og tillitsvalgte er sentralt i dette. Vi er et selskap som er basert på høyt tempo, teknisk arbeid og oppgavefokus, og da er det lett at relasjonene og dialogen lider under dette. Vi prøver å finne timeout til refleksjon og gjøre det lettere å ivareta trygge relasjoner mellom ledelse og medarbeidere. I gode relasjoner ligger mye av kjernen for trygghet og tillit, rett og slett.

– Vi prøver å mobilisere i hverdagen slik at folk gir tilbakemelding raskt når situasjoner oppstår. Alle ansatte har tilbud om, og det er iverksatt for de aller fleste, regelmessige én-til-én-samtaler mellom medarbeiderne og lederne der relasjon, samarbeidsmekanismer og arbeidsmiljø er like viktig som oppgavefokuset.

Respekt for ulikheter

Parnas forklarer at de har innført månedlige nominasjoner der man i fellesmøter kan fremheve en person eller avdeling som har gjort det bra, stått på ekstra eller fått på plass forbedringer til nytte for mange, eller at noen har vært en ekstra god kollega for andre.

– Vi tenker at det å gi gode tilbakemeldinger, samt det å løfte og eksemplifisere positive hendelser er viktig for å skape et godt arbeidsmiljø, selv om noen få fremdeles synes dette er litt unorsk. Vi har mange unge ansatte, som kan ha andre behov og forventninger til ledelse som gjør at vi må tenke nytt når det gjelder trygg ledelse og gode tilbakemeldingsbaserte relasjoner. De unge ønsker gjerne å bli sett på en annen måte og de kommuniserer annerledes enn oss «voksne».

– Humankapitalen har aldri betydd så mye som den gjør i dag, og det kommer til å bli enda viktigere fremover. I en hverdag som styres stadig mer av automatisering og digitalisering, kanskje spesielt i en teknisk bransje som vår, er det avgjørende at du som menneske får følelsen av at du betyr noe, at du gjør en forskjell. Du som medarbeider må føle deg sett og det må ligge en aksept i bunn for at vi er ulike, at vi reagerer ulikt og at vi har ulike behov for støtte, tilbakemeldinger og dialog. Bare på den måten kan vi få alle til å dra lasset i samme retning. Det å være ulik er en styrke for utvikling og vekst, det krever samtidig toleranse og aksept for å få hente ut potensialet på en god måte.

Støtte og tydelighet i å si ifra

Ifølge Parnas jobber de også mye med å gjøre det tryggere å si fra når noe ikke fungerer – før det går ordentlig galt eller før saken utvikler seg til mer enn den trenger å være.

– Det skal være lavterskel å varsle om ting, eller å si fra når du ikke er fornøyd med noe, enten i jobben din eller med måten ting gjøres på i selskapet. Du skal kunne si fra at du ønsker mer støtte, eller andre arbeidsoppgaver. Ledelsen må også være flinke til å ta imot tilbakemeldinger og å gi tilbakemeldinger med omsorg og gode intensjoner. Hvis ledelsen er trygg i måten de bygger relasjonene på og hva de fyller dem med, er dette med å forme hvordan relasjonene i resten av selskapet fungerer. Vi jobber også mye med å inkludere medarbeiderne i prosessene, slik at det ikke blir ledelsen på ene siden og medarbeiderne på den andre.

– Vi jobber i en farmasøytisk industri som er styrt av ekstremt strenge kvalitetskrav og krav til dokumentasjon. Men hendelser skjer, og vi er veldig tydelige på at det gir oss muligheter til å lære og forbedre ting. Tryggheten skal ligge i det at gjør du feil, sier du fra med én gang, og at dette ikke skal være en negativ opplevelse. Vi som ledelse skal også være tydelige i tilbakemeldingene våre, slik at du vet at det ligger en god intensjon bak. At du skal forstå at vi ikke er ute etter å ta deg, men at hensikten med tilbakemeldingene er at vi sammen skal bli enda bedre i neste runde, avslutter Parnas.

Kjernetiltak som gir økt psykologisk trygghet

  1. Vis feilbarlighet
  2. Vær tilgjengelig, involver deg!
  3. Løft fram feil som læringsmuligheter
  4. Inviter til deltakelse
  5. Bruk direkte og klart språk, med ydmykhet
  6. Sett grenser
  7. Hold personer ansvarlig for overtramp.
  8. Vær menneskelig, konsistent og rettferdig

(kilde: Amy Edmontson) 

Parnas’ gulltips til å skape økt psykologisk trygghet på arbeidsplassen

  1. Dialog, dialog, dialog! Finn modeller som gjør at dialogen gir en output. Det handler nemlig både om prosesser og mål – og noen ganger er selve prosessen løsningen. Vi har for eksempel uformelle møter uten agenda mellom ulike aktører der vi bare tar en runde rundt bordet. Da får vi gjerne et annet output og får ting opp som vi kanskje hadde gått glipp av hvis det var et agendamål med møtet.
  2. Bruk én til én mer, en samtale som ikke bare er oppgaveorientert, men like mye relasjonsorientert. Utfordre hverandre på hva trenger du av meg som leder, og hva trenger jeg av deg som medarbeider for at relasjonen vår skal bli best mulig. Dette er med på å skape trygghet og gjør at dørstokkmila for å ta kontakt, blir mindre i neste runde.

Lesetips fra Parnas:

The Principle of OZ – getting results through individual and organizational accountability. T. Connors, T. Smith and C. Hickman
Boken er litt tung, men teorien som beskrives i denne boken er svært fascinerende. «The power of Accountability» og det at «det umulige er mulig», hvordan skape en vilje og evne til å få ting til å skje, bevege og utvikle seg mot et mål gjennom fokus, påvirkning og samhandling, og viljen til alltid å «plukke ballen». See It, Own It, Solve It and Do It!

 

Om Trude Beate Parnas:
Jobb/stilling: Plant Director PHARMAQ GMS (Global Manufacturing and Supply). Har ansvaret for de to norske fabrikkene (Overhalla og Kløfta, ca 120 ansatte totalt) og dermed Zoetis sin produksjon/levering av fiskevaksiner globalt. Zoetis er verdens største innenfor dyrehelse og leverer til kjæledyr og husdyr. Aqua delen er ivaretatt via PHARMAQ part of Zoetis.
Erfaring:Tok diplomoppgaven hos Alpharma («gamle PHARMAQ») FoU på Skøyen i 1996, startet deretter som fersk sivilingeniør i Overhalla i 1997. Har hatt ulike mellomlederroller i produksjon, teknologioverføring, jobbet i kvalitet 4 år, inkludert QP (Qualified Person) før hun tok over som fabrikksjef/Plant Director i 2015.
Utdannelse: Sivilingeniør i Kjemi fra NTNU/NTH i Trh – fokus Bioteknologi.
 

Tekst: Inger Lise Kontochristos   Foto: Anne Lein Kristiansen