I gjennomsnitt bruker vi 10 timer per arbeidsuke på mailhåndtering, ifølge Petra Brask. Nøkkelen er å bruke kalenderen så realistisk som mulig – og la den være din beste venn. Når du befinner deg midt i en stressende hverdag skal kalenderen fortelle deg hva du skal gjøre, og når, uten at du selv trenger å lure på om du går glipp av noe. Med en effektiv og proaktiv kalender får du et verktøy som støtter og hjelper deg med å jobbe mindre, men få mer gjort.

Her er Petra Brasks beste tips:

1. Ha ÉN kalender der du har full oversikt over din tid.

2. Sett av tid til det som er viktig for deg, dine oppgaver, trening, refleksjon, innhenting, hente og levere i barnehagen, fritid og så videre.

3. Angi tider til forberedelse og tilleggsarbeid, for eksempel ved møter.

4. Pass på at du har plass til gjentagende saker og rutineoppgaver.

5. Legg inn ta-igjen-tid etter reiser og fravær.

6. Ha nok plass til uforutsette/uplanlagte oppgaver.

7. Sett opp en fast tid for ukesplanlegging hver uke. Pass på at du har øynene åpne og går gjennom det som har vært, men også finner ut av hva som skjer et par uker fram i tid, slik at du er forberedt på det som kommer.

8. Dersom andre er avhengig av deg hjemme eller på jobb, så pass på at du har en fast tid når dere regelmessig finner ut av hvordan førstkommende uke/uker ser ut, og dermed kan forebygge arbeidstopper, dobbeltbookinger eller saker som kræsjer. Det gjør også at vi får en større forståelse for hverandre når vi vet hva noen skal, og det gir en enda større mulighet til å faktisk ha kontroll på din egen kalender når du vet at du skal rapportere til noen andre.

Les også: slik skaper du effektivitet i verdensklasse!