Skap en felles forståelse – unngå misforståelser og konflikter

– Konflikter oppstår gjerne som en konsekvens av misforståelser, samt manglende regler for å snakke om spesielt det som kan oppleves vanskelig å snakke om. Det er definitivt en fordel å ha regler om at vi skal snakke med og ikke om en person. Min erfaring er at dette er en regel «alle» er enige i, når den blir uttalt eller skrevet ned, men at den kan være vanskelig å etterleve.

– Jeg pleier å si: «Hvis du vil at jeg skal gjøre noe med det du mener er feil, eller at du ønsker jeg skal vite om dine synspunkter for å kunne vurdere det i en større sammenheng, må du snakke med meg. Det hjelper ikke å snakke med Kari, Ola og alle de andre på teamet om meg og de avgjørelsene jeg tar. Det blir det dårlig stemning av, vi bruker lengre tid enn vi trenger, folk blir frustrert, utmattet og lei og det gagner verken teamet eller arbeidsplassen vår».

Mårdalen understreker at uten mat, drikke, søvn og fysisk aktivitet er det tilnærmet umulig for hjernen din å tenke gode og kloke tanker.

– Du tror kanskje du klarer det, men du er en langt dårligere versjon av deg selv uten et balansert kosthold, en god natts søvn og fysisk aktivitet. Hvis du ikke fôrer hjernen din med god mat – og med å fôre mener jeg hva du spiser, hvor lenge du sover og at du er i fysisk aktivitet – blir hjernen trøtt, lei og sliten. Det kan føre til at du sier ting du ikke mener, snakker mer aggressivt, blir likegyldig og tar dårlige beslutninger.

– Hvis du derimot har et balansert kosthold, sover 7-8 timer hver natt og er fysisk aktiv helst hver dag, setter du deg selv opp for suksess. Da gjør du de grunnleggende arbeidsoppgavene dine for å lykkes. Jeg bruker ofte toppidrettsutøvere som eksempel. Det er lett å forstå at de ikke kommer av flekken, uten å ha dette på stell. 100 prosent. Det samme gjelder deg.

– Hvis du for eksempel spiser en stor sjokolade rett før du skal holde en viktig presentasjon, synes jeg du behandler hjernen din urettferdig. Du kan ikke forvente at hjernen skal jobbe perfekt, når du gir den feil drivstoff. Derimot kan du fint unne deg en sjokolade når presentasjonen er ferdig og du har snakket med alle som eventuelt venter på deg. Da fortjener både du og hjernen det lille ekstra.

– Vi vet også at sosial omgang, samt det å gjøre ditt beste på jobb, er tilfredsstillende for de fleste av oss. Vi kjenner kanskje alle noen som har «sluttet» i jobben, men fortsatt hever lønn og sitter i en krok for seg selv. Jeg tror verken den personen, eller arbeidsmiljøet, nyter godt av det.

Ved å vise gjensidig respekt og forståelse for hverandres kompetanse, personlighet og liv, er sjansen stor for at vi lykkes med å samarbeide og kommunisere godt, hevder Mårdalen.  

– Jeg starter ofte med setningen, og den har jeg stjålet fra Kathrine Aspaas, «Det er ikke så rart». Det er ikke så rart at vi tenker forskjellig, for du har en helt annen bakgrunn og utdannelse enn meg. Det er ikke så rart at du er uenig med meg, du har erfart dette på en helt annen måte enn meg.

– Når vi viser gjensidig respekt og forståelse, får vi det beste ut av alle ansatte. Vi kan dra nytte av kompetansen og erfaringen alle har, og dermed bli bedre sammen. I tillegg ønsker vi ulikhet i et team og på en arbeidsplass, fordi det – hvis det møtes med respekt og forståelse – gir et bedre sluttresultat. Det motsatte – et team hvor alle er mer eller mindre like, har samme bakgrunn og utdannelse og tenker likt – kan føre til konkurranse på arbeidsplassen. En konkurranse som sjelden slår positivt ut.

– Ja, det kan ta lengre tid å komme til en avgjørelse, blant annet fordi vi ofte må bruke lengre tid i starten av et prosjekt eller i starten av en oppgave. Men oppgaven og prosjektet blir bedre utført, resultatet blir bedre og vi sparer ofte tid fordi vi slipper store omveier.

Ifølge Mårdalen finnes det en rekke verktøy hvor du kan teste adferdsprofilen din.

– DISC, som er det jeg er sertifisert i, er et av mange. Du finner adferdsprofilen din ved å gjennomføre testen. Det beste er at du også koster på deg en såkalt tilbakelesing, slik at du får en god forklaring på skjæringspunktene og forståelsen av din profil.

– Samtidig er det viktig å poengtere at vi, som mennesker, er intelligente nok til å hente ut egenskaper ved oss selv i ulike situasjoner. Det betyr at selv om du har en adferdsprofil som for eksempel viser at du er såkalt dominant, vil du ikke nødvendigvis oppføre deg deretter i enhver situasjon. De aller fleste av oss evner å bruke det beste fra de ulike adferdstrekkene. Vi har alle et snev av alle adferdstrekk. De dominerende adferdstrekkene er likevel forskjellig fra person til person. Dog er det slik at vi, når vi er under press, i stor grad bruker den adferden som er mest dominerende. Hvis du da er dominant, og samtidig mangler respekt og forståelse, kan det gå riktig ille. En dominant person er en som blant annet er direkte, målrettet, ønsker å løse problemer, er rask og besluttsom, kraftfull, modig og eventyrlysten, men som også kan oppleves krevende av kolleger.  

– Det viktigste med å forstå adferdsprofiler som leder, er at du kan tilpasse kommunikasjonen din til de ulike kollegene du leder. I tillegg er det langt lettere å forstå hvorfor en kollega i ditt team sier slik eller så, eller eventuelt velger å skrive en mail. Hvis du for eksempel har en adferdsprofil som kjennetegnes av adjektiver som at du er grundig, nøye, detaljorientert og kan bruke lang tid, vil du trolig heller skrive en mail, enn å snakke med folk.

– Her må du også snakke med teamet ditt om at hver enkelts reaksjoner er hennes ansvar og valg. Som leder vil du trolig oppleve at ditt budskap oppfattes og tolkes ulikt fra person til person. Hvordan kollegaen din reagerer, er kollegaens ansvar, og ikke ditt som leder. Ditt ansvar som leder er å sørge for at dere alle har en felles forståelse av situasjonen eller oppdraget. Det finner du ut ved å spørre dem. Har du/dere forstått det som meg? Jeg har forstått det slik og sånn. Hvis du bruker fem minutter med kollegene dine før dere avslutter møtet, er jeg bombesikker på at mange misforståelser unngås.

Ros og anerkjennelse bør brukes med klokskap, forklarer Mårdalen. Med det mener hun at det kan være fint å slenge om seg med rosende ord til kolleger, men det kan oppleves som falskt hvis det ikke er ærlig, kommer i tide og utide eller ikke er konkret.

– I tillegg har ros og anerkjennelse ulike dybder. Du kan fint bruke lett ros når du kommer på jobb, som å si; «så fin jakke du har!» «Har du klippet deg, så fin du er på håret». Dette er viktig ros for å vise at du ser medarbeiderne og kollegene dine. Når du skal bruke ros og anerkjennelse i forbindelse med oppgaver som er løst, anbefaler jeg at du er konkret. Da kan du si: Jeg er svært fornøyd med den presentasjonen du holdt. Den inneholdt X, Y og Z som gjorde at jeg/ledelsen/styret enklere kunne fatte beslutninger.

– Vi kan også gå dypere i rosen, når vi ønsker det. Da kan vi for eksempel si: «Jeg er svært glad for å ha deg i teamet. Den kunnskapen du har, måten du forvalter kunnskapen på, det at du gir meg tydelig tilbakemeldinger på hva du mener er bra og mindre bra og så videre, setter jeg stor pris på. Ja, det er jeg helt avhengig av for å kunne være en god leder.

– Ved å bruke denne type ros og anerkjennelse, vil du få mer igjen av medarbeiderne og kollegene. Du vil legge grunnlaget for en kultur i teamet/arbeidsplassen som gjør at du får gode råd, hvor ansatte benytter sin kompetanse i størst mulig grad og hvor de kjenner at de får brukt kompetansen best mulig. Dette vet vi er viktig for de aller fleste av oss.

Mårdalen forteller at den du snakker mest til i løpet av en dag, er deg selv. Det er i tillegg den viktigste personen du snakker til.

– Det er derfor viktig hvordan du snakker til deg selv, og ikke minst hva du sier. Hvis du forteller deg selv at dette er vanskelig, nå har jeg mye å gjøre, det er så hektisk, jeg får det ikke til; ja, da er det sannheten du presenterer for deg selv. Hvis du snakker positivt til deg selv, som for eksempel å si setninger som «det er fantastisk gøy når det koker», «jeg får virkelig utfordret meg selv, og det liker jeg», «dette er kanskje ikke lett, men det er derfor jeg har fått oppgaven, fordi jeg klarer det», vil du merke at humøret stiger og det blir enklere å være deg. Bestem deg for hva du fortjener å høre fra deg selv. Vil du være din beste venn, eller din verste fiende?

– Jeg vet dette er lett å si, og av og til er det selvsagt lov til å være skuffet, forbannet, lei og til å kjenne på alle negative følelser. Langrennsjentene til Norge har bestemt seg for at de får være skuffet i maks 30 minutter. Hvor lenge vil du være sur, sint eller skuffet? Det er det bare du som bestemmer, avslutter Mårdalen.

• Det er ingen tvil om at du aktivt kan bruke kroppsspråket ditt for å virke tryggere. Det å ha hånden på haken, skal være et knep for å virke trygg på omgivelsene. Mitt beste tips er at du forbereder deg godt før du skal holde presentasjoner, ha møter med medarbeidere og være i det offentlige rom. Hvis du er forberedt – og helst har øvd en smule – vil du være tryggere og dermed også fremstå som det.
• Mitt mantra – selv om jeg skal være ærlig å si at det er vanskeligere gjort enn sagt – er at når jeg lytter, lærer jeg kanskje noe nytt. Når jeg snakker, hører jeg bare noe jeg allerede vet. Gode tips til hvordan du kan lytte aktivt er: Still spørsmål, nikk, smil og ha øyekontakt, noter hva den andre sier, len deg fremover, skru av mobilen, snu deg vekk fra dataskjermen, ha et åpent kroppsspråk, still oppfølgingsspørsmål, hør hva den andre sier fremfor å fokusere på hva du selv skal si og ta pauser. Det er ufarlig at det er stille i noen sekunder. I etterkant av stillhet kommer gjerne gode setninger, og du vil lære mer.

• Smil
• Lytt aktivt
• Sørg for at dere har en felles forståelse
• Lag regler for hvordan dere vil kommunisere
• Ha respekt og forståelse for hverandre og ha en kultur hvor dere omfavner ulikhet

Tekst: Cecilie Hals Hammernes             Foto: Privat