Slik delegerer du arbeidsoppgavene på en effektiv måte

– Vi oppnår mer ved å tenke «utenfra og inn» i det meste av det vi skaper og leverer. Både prosess og sluttresultat blir rikere når utgangspunktet er kunden, verden og markedet. Vi er midt opp i en flodbølge av akselererende teknologisk utvikling og enorme digitale endringer, som blir mer avansert samt gir mulighetsrom langt over vår fatteevne. De teknologiske fremskrittene på alle arenaer snur opp ned på blant annet tradisjonelle konstellasjoner, strukturer og interesse- og maktbalanser.  

– I disse i raskt skiftende omgivelsene er mulighetene store og konkurransen knalltøff. Brukerne/kundene møter selskaper/organisasjoner både virtuelt, emosjonelt, digitalt og fysisk. De forventer styrkede kundeopplevelser i hver kundeinteraksjon på tvers av alle punkter i møte med både private selskaper og offentlige virksomheter. Kraften i å delegere arbeidsoppgaver handler om at ledere svarer strategisk, taktisk og operativt på kundens og markedets utfordringer gjennom medarbeiderne. Videre vil slik delegering bidra til at medarbeiderne skaper sømløse kundereiser og levere gode kundeopplevelser på tvers av alle kanaler.

Nalbant Halle forklarer at organisasjonskulturer med ledere som ser og bekrefter medarbeidere, og som navigerer ut fra gode HMS-standarder, vil utgjøre et konkurransefortrinn og gjøre det mulig med verdiskapende delegering av arbeidsoppgaver, som igjen gir gevinster utover effektivitet.

– Slik jeg ser det, finnes det mye ubenyttet potensial i de fleste organisasjoner i det å oppnå verdiskapende delegering av arbeidsoppgaver. Det forutsetter åpne, ryddige og gode arbeidsmiljøer hvor HMS blir tatt på alvor, slik at medarbeidere ikke blir utsatt for dårlig lederatferd, skader eller blir syke på jobb. Jeg bruker begrepet «verdiskapende» for det er større enn «effektiv» og bidrar til gevinster for flere utover organisasjonen. Et sunt HMS-arbeidsmiljø handler om å levere kvalitet for å oppnå økt nærvær, høyere sikkerhet og bedre lønnsomhet, samt evne å levere på bruker- og kundebehov.

– Jeg tror på kulturbygging gjennom løfttilnærming hvor ledere ser og bekrefter medarbeidere og omgivelser. Det å lede ut fra løfttilnærming trigges av et menneskesyn som bygger på tillit, raushet og respekt til medarbeiderne og omgivelsene, samt troen på at de fleste mennesker gjør en god jobb. Outputen blir da en organisasjonskultur kjennetegnet av god kvalitet, mer raushet og mer ekthet som sprer skaperglede, pågangsvilje og et mot til alltid å finne en løsning på ulike situasjoner.

– Slik jeg ser det så blir blant annet ryddighet, empati, raushet, indre motivasjon og menneskelige relasjoner mye viktigere fremover for å forstå og levere på bruker- og kundebehov. Det å samarbeide på tvers av fagdisipliner bli også enda viktigere for å skape de optimale løsningene og levere de beste kundeopplevelsene. 

Nalbant Halle understreker at kjernen i lederrollen er å skape resultater gjennom andre ved blant annet å delegere arbeidsoppgaver, som igjen forutsetter at ledere og medarbeidere har eierskap til selskapets mandat, mål og strategiske retning.

– Sjansen for å lykkes er større når lederen forstår mandatet sitt, samt evner å kommunisere bakgrunn og hensikten med mandatet til sine medarbeidere. Innfor enhver leders mandat har vi formelle og uformelle forventninger om verdiutvikling av selskapets/organisasjonens tredelte kapital: kundekapital, medarbeiderkapital og økonomisk kapital (EBIT).

– Det er viktig med kontinuerlig innsalg og gjentagelser av hensikten i forbindelse med mandat, mål og strategisk retning ut fra ulike kontekster. Alt det leder delegerer til medarbeiderne og alt det som investeres og skapes i selskapet/organisasjonen skal passe naturlig inn i mandat, mål og strategisk retning. På den måten vil leders evne til å skape mening også bidra til at medarbeider forstår sin rolle i verdikjeden, noe som igjen gir høyere implementeringskraft hos medarbeiderne.

– Det er av høy viktighet at både leder og medarbeider er samstemte om hva de må lykkes med av leveranser på kort og lang sikt, og innenfor hvilke rammer. Her vil det være til stor hjelp å anvende brukervennlige systemer som sikrer god oppfølging, åpenhet, progresjon, erfaringsutveksling og læring. En løfttilnærming til oppfølgingen ut fra det å se og bekrefte er svært viktig for å vise at du som leder også anser oppgavene du delegerer som viktige og i din interesse.

Nalbant Halle forklarer at verdiorientert delegering av arbeidsoppgaver fremmer læring og utvikling, forutsatt at leder viser tillit til medarbeiderne, er tydelig på forventninger, delegerer med endelig virkning og er tilgjengelig for konsultasjon. 

– Det handler om at leder delegerer relevante arbeidsoppgaver innenfor fagområdet til medarbeideren og er tydelig på hva lederen ønsker å oppnå innenfor de definerte rammer medarbeideren kan jobbe ut fra. Det er viktig at lederen stiller klare og tydelige forventninger som følger med det ansvaret det faktisk er å få delegert en arbeidsoppgave. 

– Samtidig må lederen ha tillit til at medarbeideren kan og vil løse arbeidsoppgavene fordi vedkommende trigges av tillit, indre motivasjon og ønsket om å lykkes. Lederen må ikke så tvil om medarbeiderens leveranseevner, og heller ikke frata oppgaver eller trekke inn nye saksbehandlere utover det som er avtalt. Lederen må delegere med endelig virkning og plasser hele ansvaret for en leveranse/prosess hos medarbeideren.

– Verdiskapende delegering av arbeidsoppgaver handler også om at lederen av HMS-hensyn må unngå å belaste medarbeideren med for mange arbeidsoppgaver, og på den måten bidra til å balansere arbeidstrykket. Det er også en forutsetning at lederen er tilgjengelig for konsultasjon ved behov, slik at medarbeideren har mulighet til å diskutere med lederen, avhengig av sakens kompleksitet/vanskelighetsgrad.

– Verdiskapende delegering av arbeidsoppgaver handler oppsummert sett om lederens evne til å frigjøre medarbeiderens potensial, gjennom en god kvalitets- og HMS-kultur hvor leder og medarbeider motiveres av løft, raushet, ryddighet og lysten til å lykkes med å skape de beste kundeopplevelsene, avslutter Nalbant Halle.

• Sørg for at alle delegering av oppgaver har kundeopplevelsen og kundereisen i fokus
• Led ut fra løfttilnærming hvor fundamentet er tillit, raushet, ryddighet og respekt ovenfor medarbeiderne og omgivelsene
• Pass på at det du delegerer, passer inn i selskapets mandat, mål og strategiske retning og at medarbeiderne har eierskap til disse
• Vær tydelig på forventninger, delegerer med endelig virkning og vær tilgjengelig for konsultasjon. Ha tillit til at medarbeiderne kan og vil løse arbeidsoppgavene, og plasser hele ansvaret for en leveranse/prosess hos medarbeider
• Deleger relevante arbeidsoppgaver innenfor fagområdet til medarbeideren og vær tydelig på hva du som leder ønsker å innenfor de definerte rammer medarbeideren kan jobbe ut fra. Verdiskapende delegering av arbeidsoppgaver handler også om at leder av HMS-hensyn også må si «nei» til å belaste medarbeidere med for mange arbeidsoppgaver, og på den måten bidra til å balansere arbeidstrykket på medarbeiderne.

• Om Jacqueline Nalbant Halle
  Om Jacqueline Nalbant Halle

  Jobb: Seniorrådgiver, Posten Norge AS. Jobber med konsept- og forretningsutvikling

  Erfaring: 12 års ledererfaring med kunde-, personal/HMS- og resultatansvar fra ulike linjelederroller i Posten Norge AS og fra konsernstab HR/HMS i NSB. 11 års erfaring fra strategisk og operativ HR/HMS, organisasjonsutvikling og rekruttering fra konsernstabsroller i to av Norges største logistikk- og transport konsern.

  Utdannelse: cand. polit (hovedfag/master pluss) i Administrasjons- og organisasjonsvitenskap med fordypning i endringsledelse fra Universitetet i Bergen

• Nalbant Halles tips til bøker:
  • Lederskap - person og funksjon, Rudi Kirkhaug
  • Verdibasert ledelse, Rudi Kirkhaug
  • Den nye organisasjonspsykologien – Adriaenssen og Johannessen
  • Markedsføring - verdibasert forventningsledelse – Supphellen, Thorbjørnsen, Troye

 TEKST: INGER LISE KONTOCHRISTOS            FOTO: RØNNAUG HARNES OG ISTOCK.COM