Fra antikken til hverdagen din
– Fra antikkens Hellas har vi fått ordet «retorikk», men moderne blir det først når vi tar det ned fra talerstolen og inn i folks hverdag. I dagens samfunn har vi mange kommunikasjonsutfordringer. Hvordan kan du si vanskelige ting på en bra måte? Dette kan være alt fra å gi konstruktiv kritikk og negative beskjeder og feedback, til å gjøre en kollega oppmerksom på at han lukter svette. Du står ovenfor en rekke utfordringer i hverdagen som du må løse.
– Retorikk slår også inn når du skal gi gode tilbakemeldinger, når du skal inspirere andre og når du skal gi en presentasjon. Altså står du ovenfor en rekke forskjellige typer kommunikasjon bare på én dag, og din evne til å håndtere dette på en god måte, blir til syvende og sist avgjørende for din rolle som leder.
– Som leder møter du flere utfordringer enn «vanlige folk». Du skal få folk til å vokse, kunne inspirere, være en god taler – men også en god lytter. For enkelte er klar og tydelig kommunikasjon et spørsmål om liv eller død, for eksempel hvis du er en kirurg som står midt oppi en komplisert operasjon. For andre kan det handle om litt mindre dramatiske ting, som for eksempel at du må kommunisere på en tydelig måte til alle parter for at dere skal klare budsjettet.
Bilde: Elaine Eksvärd.
Ingen er født med sixpack
Eksvärd mener at kommunikasjon er vårt viktigste verktøy, og at kunnskap om hvordan du blir bedre retorisk, kan være nøkkelen til fremgang som leder.
– Kommunikasjon er som en muskel, og faktum er at veldig få er født med sixpack. Retorikken er din personlige trener, det er verktøyet ditt for å slipe kommunikasjonen i ulike sammenhenger. Det handler om kroppsspråk, stemmeleie, formuleringer og hvordan ulike formuleringer påvirker oss.
– Som leder må du forholde deg til mange ulike personlighetstyper, både introverte og ekstroverte. Det viktigste for deg som leder er at du kan snakke med alle disse typene. At du ikke konkluderer med at en medarbeider er «umulig», bare fordi du som kanskje en ekstrovert person ikke klarer å kommunisere riktig med en introvert person. Vedkommende representerer kanskje et stort antall medarbeidere der ute, så du bør øve på å snakke med alle typer mennesker hvis du skal bli god.
Konfliktsky ledere i Norden
Svært mange ledere er konfliktsky, påpeker Eksvärd, og studier viser at dette faktisk er ganske utbredt i Norden.
– Hvis du som leder er redd for konflikter, gjør det deg til en dårlig leder. Dine medarbeidere vet ikke hva sjefen vil, mener eller tenker. Utydelige ledere gjør arbeidsplassen dårligere, viser flere studier, og blant annet Sverige topper statistikken der, som dårligst i Europa, med Norge hakk i hæl. Danmark er det landet i Norden der de er minst redde for konflikter, der de er mest tydelige når det oppstår vanskeligheter. Det kan virke som om vi i Norden rett og slett er redde for å ta ballen når den er ubehagelig.
– Mange tror at konflikter handler om å lage bråk, men det handler i bunn og grunn om å løse et problem. Det er en vei mot problemløsningen. Hvordan skal man finne gode løsninger hvis det er aldri er diskusjon eller litt temperatur rundt alternativene? Vi må snakke om hva som er feil, for at det skal bli rett. Men mange skyver ubehagelighetene under teppet, og til slutt klarer ikke gulvmatten å dekke over alle problemene lenger.
– Det kan virke som om alt skal være så «trivelig» på arbeidsplassen. Alle skal være enige, vi skal ha konsensus. Og at vi derfor skyr unna det som er vanskelig. Men det er rett og slett ingen motsetning mellom å håndtere konflikter og å ha det trivelig. Det er nok der vi bommer – i Norge og Sverige tror vi at en konflikt handler om bråk, at vi må skrike og krangle. Derfor skygger vi unna, det er jo ikke noe kjekt å bråke! Men du kan faktisk gi kritikk og så blir det mottatt som «bomull» – at medarbeideren tenker «det der var jo trivelig sagt!».
Dårligst i undersøkelser
Undersøkelsen Eksvärd henviser til, er Esener-2, en europeisk undersøkelse gjennomført blant rundt 50 000 bedrifter i regi av Det europeiske arbeidsmiljøorganet. Undersøkelsen tar blant annet for seg nye og økende risikoer i europeiske bedrifter som kan ha innvirkning på det psykososiale miljøet og arbeidsmiljøet generelt. Og her scorer Sverige og Norge blant de dårligste i Europa når det gjelder tilnærming til konflikter.
En annen undersøkelse utført av det svenske forsikringsselskapet Moderna, viser at bare halvparten av svenskene tør å si hva de mener på jobben. Og bare halvparten av svenskene ville grepet inn for å løse en urettferdig situasjon.
Men dessverre skiller vi oss ikke ut i positiv retning i Norge heller. Ifølge en undersøkelse utført av bemanningsbyrået Proffice blant sjefer og ansatte, innrømmer 7 av 10 norske ledere å ha unngått å ta tak i problemer for å unngå dårlig stemning på jobben. Og at det er viktigere for norske ledere å være populære, enn tilfellet er i Sverige og Finland. Undersøkelsen viser at hele 4 av 10 norske ledere sier at det er så viktig å være populær blant de ansatte, at de har tatt beslutninger som er bedre for dem enn for bedriftens lønnsomhet. Motsatt sier en stor andel ansatte at de helst vil ha ærlige og åpne tilbakemeldinger, og at en tydelig og tøffere sjef ville gitt trygghet.
Så hvordan kan du som leder kommunisere for å sørge for at du fremstår tydelig, men bestemt?
Teknikker for bedre retorikk
Elaine Eksvärd jobber mye med bedrifter og ledere som ønsker å bli bedre retorisk, og hun har tre klare anbefalinger til områder du kan jobbe med som leder – møteteknikker, presentasjon og feedback.
1) Møteteknikker
– Hvis du og en eller flere kolleger skal ha møte med noen eksterne, bør dere på forhånd snakke om hvordan dere skal legge det opp, hva målet med møtet er. Her setter dere opp noen kommunikasjonsregler og roller – er det noen som bør holde en lav profil, hvem er mest kompetent på området, og hvem fører ordet? Sett stemningen med det samme møtet starter – forklar hvorfor dere er der, er dette et «alvorlig møte» eller et «morsomt møte»? Forklar relevansen for de som deltar: «Anna her er budsjettansvarlig, og Christer har ansvaret for eventene våre». Angi regler, som at dere ikke trenger PC eller at vi tar mobilpause om 45 minutter. Alt dette gjør du for å unngå å sløse med deltakernes tid, og for å skape relevans og oppmerksomhet rundt budskapet i møtet og målene dere ønsker å oppnå.
– Etter møtet må dere ha litt etterarbeid, det er veldig viktig. Gi hverandre retorisk feedback – hvordan var kontakten med de vi møtte? Nådde vi målene våre? Hvordan fremsto dere, hvordan kommuniserte dere? Hva kan bli bedre neste gang?
2) Presentasjoner
– Før du skal holde en presentasjon, ber du en kollega om å studere deg underveis. Etterpå skal vedkommende gi deg tilbakemelding på alt fra kroppsspråk, stemmeleie, nærvær – og antall powerpoint-bilder.
– Selv skal du forberede deg på tre følelser du må vekke i løpet av tre minutter – troverdighet, nysgjerrighet og velvilje. Ikke gå rett på sak, men forklar hvorfor dere er samlet, og vær så tydelig som mulig. Hvorfor er du rett person til å prate om dette? Vi ønsker å vite om du er verdt å lytte til. Troverdigheten din sitter i øyenkontakten med publikum, så unngå å lese fra lysbildene og bruke powerpointen som en karaokemaskin. Del dine erfaringer, og dra paralleller til det profesjonelle. Våg å være personlig, men uten å være privat. Det folk setter mest pris på, er autentisitet. Da må du ikke glemme deg selv i presentasjonen.
3) Feedback
– Skap en feedbackkultur. Hvis du vil at dine medarbeidere skal løse sine konflikter selv, må du gi dem mot til å gi feedback. Du slipper toppstyrt konfliktløsning, som i barnehagen, og gir medarbeiderne verktøy til å løse problemer på egen hånd, uten at de løper til sjefen med én gang. Men forklar dem at også du er et menneske som alle andre, og at du forventer at de gir deg feedback på noe du kan utvikle deg på eller bli bedre på. Og er det noen konflikter som medarbeiderne ikke klarer å løse på egen hånd, så vet de at du er en tydelig og uredd sjef som ikke skyver ting under teppet. Da tør de å komme til deg, avslutter Eksvärd.
Tekst: Inger Lise Kontochristos
