Nye måter å tenke på - nye måter å jobbe på

Aktivitetsbaserte arbeidsplasser er som oftest inndelt med samarbeidssoner og stillesoner, og møbleringen er gjerne fleksibel. Brukerne skal veksle mellom ulike soner avhengig av behov for samarbeid med andre og behov for å jobbe alene. Kontorarbeidsplassene skal deles av brukerne, såkalt «free-seating». Arbeidsbordene skal ryddes etter bruk, gjerne kalt «clean desk». Papirarbeid skal erstattes av digitale arbeidsprosesser. Brukerne må bære med seg mobiltelefon og datamaskin til der de til enhver tid befinner seg.

Aktivitetsbaserte arbeidsplasser kan by på flere fordeler. Et arkitektonisk moderne uttrykk og medarbeidere som i større grad jobber sammen, er noe av det man ønsker å oppnå. Aktivitetsbaserte arbeidsplasser kan også utformes mer arealeffektivt enn tradisjonelle cellekontor-miljøer.

Analyser og forskning viser at de største utfordringene med aktivitetsbaserte arbeidsplasser er ensidige fysiske bevegelsesmønstre, forstyrrende støy og avbrytende kommunikasjonsformer. Det viser seg at brukere ofte velger faste plasser og ikke bruker lokalene variert. Dermed har hovedhensikten med løsningen falt bort. Det er tre hovedårsaker til at dette skjer:

• Bevegelsesmønstre er vanedannet og derfor velger vi gjerne de samme plassene
• Kollegaer som skal samarbeide ønsker å plassere seg nær hverandre i lokalene
• De fleste medarbeidere liker å ha en fast plass fordi det føles trygt og godt  

Avbrytelser, støy og IT-problemer er de største tidstyvene i den norske kontorarbeidsdagen. Tidstyver er kostbart for bedriften og frustrerende for medarbeidere. En svensk studie ledet av miljø-psykologen Helena Jahncke påviste at arbeidstakernes prestasjon forverres med mellom to og ti prosent når man oppfatter hva kollegaer sier sammenlignet med om det kun høres summing. Omtrent 230 000 svensker jobber i kontorlandskap, og forsiktig anslag har påvist at dette koster det svenske arbeidslivet over to milliarder kroner årlig. I Norge har Company Pulse analyser påvist en signifikant sammenheng mellom avbrytelser i kontorlandskap og medarbeidere som rapporterer at de er på etterskudd med arbeidsoppgaver.

Aktivitetsbaserte arbeidsplasser kan redusere det fysiske overblikket i lokalet. Ledere må derfor forandre sitt lederskap i kontorlokalene ganske radikalt. Et fåtall ledere er dette bevisst og mangler kunnskap til ledelse av nye arbeidsformer.

• Om forfatter

  Tekst: Jan Kristian Karlsen, han er daglig leder i analyse- og rådgivingsselskapet Company Pulse AS. Foto: istock