Viktigheten av interessentanalyse og involvering når det kommer til endringsledelse

En interessent analyse er å identifisere, analysere og administrere interessene og deres forventninger til individene eller gruppene som har et «eierskap» til et prosjekt eller forretningsresultat. Ledere og mellomledere må også kunne evne å identifisere og håndtere mulige konflikter mellom interessenter når det kommer til endringsledelse.

En interessent er alle som har en egeninteresse i prosjektets suksess eller fiasko. Dette inkluderer prosjektsponsoren, prosjektteamet, toppledelsen, kunder og alle andre som vil bli påvirket av prosjektets utfall.

Når en har klart å kartlegge samtlige interessenter, er neste steg å vurdere nivået av interessentene, sist, men ikke minst deres innflytelse. Det er viktig å prioritere kommunikasjon og engasjement med hver interessent. Eksempelvis vil en prosjektsponsor ha høy interesse og innflytelse. Motsatsen til dette kan være en interessent på lavt nivå med lavt interesse, men ha et høyt nivå av innflytelse.

Når en har klart å identifisere og vurdere alle interessenter, er neste steg å utvikle en kommunikasjons- og involveringsplan. Dette bør være en plan som inkluderer hvordan en ser for seg å kommunisere med hver enkelt interessent, hvilken informasjon en ønsker å dele og hvor ofte en skal engasjere seg. Interessentstyring er en viktig del av ethvert transformasjonsprosjekt. Gjennom å prioritere tid til å identifisere, vurdere og engasjere alle interessenter, kan sikre at alle er klar over prosjektet og dets mål, hvor alle har en sjanse til å gi innspill og bidra til prosjektets suksess.

Hva interessentene i en virksomhet sier om ett prosjekt vil påvirke virksomheten direkte. Det er nødvendig å sette søkelys på viktige saker for interessentene, som kan bidra til å skape velvilje og momentum i virksomheten. Å være proaktiv i miljømessige, sosiale og styringsspørsmål kan bidra til å øke interessentkapitalen og suksessraten for en virksomhetstransformasjon.

Les også: Transformasjonsledelse gir best resultat - ledernytt.no

• Å identifisere og forstå behovene og forventningene til sine nøkkelinteressenter.
• Å utvikle og iverksette strategier for å effektivt engasjere seg med sine interessenter.
• Å bygge og opprettholde sterke relasjoner med sine interessenter.
• Å løse konflikter og problemer som kan oppstå mellom dem og deres interessenter.
• Å sikre at deres interessenter holdes informert og oppdatert om den siste utviklingen innen endringsprosjektet

Interessentstyring er viktig for enhver toppledelse fordi det lar ledere og mellomledere identifisere, vurdere og administrere interessene og forventningene til de individene eller gruppene som har en egeninteresse i virksomheten eller i et prosjekt. Dette inkluderer å forstå hva hver interessent ønsker og trenger og hvordan deres forventninger vil påvirke virksomheten eller et prosjekt. Ledere må også være i stand til å kommunisere effektivt med interessenter og bygge relasjoner.

Steg1: Identifiser de viktigste interessentene

Å identifisere hvem de viktigste interessentene vil være er det første steget for å starte en interessentstyringsprosess. En av de åpenbare interessentene vil være sjef/leder. Se etter personer som vil spille en avgjørende rolle i et prosjekt. Et prosjektteam vill jobbe sammen med flere andre under prosjektslevetid. Disse blir også en del av interessentene. Å dyrke et godt forhold til alle interessenter vil bidra til å drive prosjektet effektivt fremover og hindre «lita tue kan velte et stort lass».

Steg2: Forstå hva interessentene ønsker

Det er først når en har kartlagt de viktigste interessentene, en kan finne ut hva som er deres behov eller hva de ønsker fra et prosjekt, virksomhet eller nytt system. For å få til dette må en ha en åpen dialog med dem om deres ønsker og krav. Forventningsavklaring er noe av det viktigste en kan gjøre i et endringsprosjekt. Å ha samtaler med interessentene vil hjelpe begge parter med å følge med på fremdriften i prosjektet.

Steg 3: Kategoriser interessentene

Klassifisering av interessenter kan hjelpe en å samhandle med dem effektivt. De kan deles inn i ulike kategorier som beslutningstakere, påvirkere, kunder, leverandører eller interesserte interessenter. Hver av disse har en annen rolle og kan påvirke både prosjektet og selve beslutningsprosessen i en virksomhet.

Steg 4: Utvikle en tilnærming for hver kategori

Når en har klart å kartlegge og vet hvem interessentene er og hvilken kategori de tilhører, er det viktig å ha forskjellig tilnærminger for ulike kategorier. Eksempelvis kan man ikke komme i fin dress på et verksted, og snakke med mekanikere i smøregrava, da må en evne å speile de en møter og skal ha dialog med.

Å velge en tilpasset tilnærming til å jobbe med hver kategori av interessenter vil bidra til å gjøre transformasjonsreisen enklere og mindre komplisert. Det være seg gjennom vanlige en-til-én-møter, e-postoppdateringer eller innhenting av tilbakemeldinger, hver interessent spiller en viktig rolle i ett hvert prosjekt.

Interessentanalyse- og styring er viktig fordi den lar virksomheten identifisere og spore individer eller grupper som er interessert i virksomhetens suksess eller fiasko. I tillegg kan en god interessentstyring understøtte virksomheten med å forstå hvordan ulike interessenter oppfatter virksomheten og dets interne endringsaktiviteter. Denne kunnskapen kan brukes til å forbedre kommunikasjon og relasjoner med samtlige interessenter i en virksomhet.

Tekst: Glenn Hole, Consulting Director SopraSteria, associate Professor in Digital Business Transformation