Cecilie Thunem-Saanum, rådgiver i CecilieTS, forteller at mange bruker digitale plattformer som Teams, Zoom eller liknende for møtene sine – både formelle og uformelle treff.

– Telefon har i stor grad blitt erstattet av digitale møter via PC eller mobil. Vi ser også en tendens til mer bruk av sosiale medier i jobbsammenheng – for korte beskjeder eller mer uformell kontakt. Dette er kommunikasjon som delvis erstatter praten rundt kaffemaskinen, eller den spontane samtalen i korridoren. Utfordringen her er at vi mister fortere oversikten når små beskjeder og lovnader spres ut i ulike kanaler.

Bruk både lyd og bilde

– I starten av denne nye digitale tiden, fra mars-april 2020, var læringskurven bratt og vi møtte med lyd og bilde i de ulike kanalene. Men, ettersom mange og lange digitale møter foran PC kan være utmattende over tid, ser vi denne høsten en endring fra vårens digitale treff, i det minste i jobbsammenheng: Flere og flere skrur av bildet, og har kun på lyd i møtene sine. Dette gjør kommunikasjonen enda mer krevende, selv om det får oss til å senke skuldrene når hjemmekontor-sveisen ikke skal på kamera. En viktig lederjobb er å skape felles rutiner og retningslinjer for hvordan de digitale treffene skal være.

– Min sterke anbefaling er å oppmuntre til bruk av bilde så mye som mulig. Digital kommunikasjon kan være utfordrende nok som det er, og dialogen kan fort bli hakkete. Bruker vi bildefunksjonen, ser vi blikk og mimikk hos hverandre, noe som bidrar til mer helhetlig kommunikasjon.

– Et fenomen som det forskes på er «close talking»: Når møtemedlemmene sitter eller står så tett på skjermen at vi kun ser ansiktet deres. Dette er et unaturlig perspektiv i vår analoge verden; at vi kun, og konstant, ser ansiktet på den vi snakker med eller hører på. Sørg for nok luft rundt deg i skjermen: Du bør kunne sette en knyttneve over hodet ditt mellom hodet og bildekanten. Pass også på at hendene dine kommer med i skjermbildet, slik at de bekrefter og understreker budskapet ditt.

Ta pauser

Ifølge Thunem-Saanum kan det være en god idé å lage tidsfrister og fokusfaser for deg selv, når arbeidsdagen begynner på hjemmekontoret.

– Når må du være mest tilgjengelig digitalt? Og når kan du unne deg en dybdeøkt uten digitale distraksjoner? Det er fort gjort at mail og chat fanger oss fra morgenen av, og plutselig er klokken ti over ti. «Jaja, snart lunsj – ingen vits i å komme i gang med en stor oppgave nå.», blir fort tanken.

– Min erfaring er at det kan være lurt å jobbe opp riktig energi før møtet ditt. Har du sittet alene ved PC-en i timevis, er energien din sannsynligvis ganske lav – selv om hodet er konsentrert. Reis deg, ta en liten pause fra skjermen og drikk litt vann. Fokuser på møtet du skal inn i, på din rolle der og på å få opp energinivået ditt slik at du kommuniserer med god dynamikk og tilstedeværelse.

– Kort ned varigheten på de digitale møtene, og ha tidsbuffer mellom de digitale treffene. Selv har jeg skaffet meg en produsent, og kjører mine digitale foredrag i fullfigur, med lysbilder i samme størrelse som meg selv – samtidig. Husk bare på å ta bort lysbildet, slik at du som avsender bærer budskapet, når det som står på Powerpoint’en ikke har direkte sammenheng med det du snakker om. Lysbildet er kun ment å være en støtte, det er du som avsender som er ansvarlig for dynamikken og kommunikasjonen.

– Jeg har konsekvent 25-minutters økter, og gir deltakerne mine en benstrekk – en kort pause på 5-7 minutter – innenfor hver halvtime. Det er det optimale for å sikre konsentrasjon gjennom hele møtet. Det er i tråd med forskningen, og vi ser at det fungerer godt. Så, om møtet varer i en time; kjør omtrent 25 minutters møte, kort pause, og nye 25/30 minutter. Dette øker konsentrasjonsevnen vesentlig, og reduserer også risikoen for distraksjoner. For, da rekker folk å for eksempel sjekke mobilen eller hente noe å drikke. De får også en tiltrengt pause fra skjermen, noe som øker grad av tilstedeværelse i neste økt.

– Enkelte aktører sier at de gjerne vil være effektive og kjøre lengre digitale økter, med begrunnelsen at de er godt trent digitalt. Det takker jeg konsekvent nei til når jeg er ansvarlig for møter, kurs eller foredrag, ettersom både forskning og egen erfaring viser at kvaliteten på kommunikasjon og konsentrasjon øker ved å kjøre slike intervaller.

Endrede rutiner

Thunem-Saanum mener at man bør vurdere å sørge for så like premisser som mulig.

– Hvis det sitter fem personer alene på hvert sitt hjemmekontor, bør de tre som er fysisk inne på jobb også vurdere å sette seg på hvert sitt kontor når alle åtte møtes. Kommunikasjonen blir fort ubalansert dersom tre personer sitter rundt samme bord, mens de fem andre kun møter dem via skjerm. De tre som møtes fysisk, vil oppnå en helt annen kontakt seg imellom, noe som fort kan virke ekskluderende på de andre møtedeltakerne.

– Jeg jobber ukentlig med flere aktører, både i offentlig og privat virksomhet, som har fått til gode rutiner på hjemmekontor. Jeg opplever at mange arbeidsgivere og ledere har satt fokus på dette nå. Denne situasjonen strekker jo ut – og dermed endrer våre møtevaner seg muligens for alltid? Så, basert på det siste halvåret med prøving, feiling og digital trøtthet, ser jeg at mange nå lager bedre rutiner på sin digitale kommunikasjon.

– Fellestrekkene er blant annet at de har kortet ned på varighet, blitt mer bevisste på hvilke møter som er nødvendige, etablert uformelle, digitale treff som «kaffeprat»- eller «lunsjprat»-møter. De har også gjeninnført bruk av bildefunksjonen i møtene sine, og anerkjent viktigheten av pauser fra de digitale treffene.

Zoom

Elaine Eksvärd, daglig leder i Snacka Snyggt Retorikbyrå, forteller at det kan være mye å tenke på i disse tider når man har hjemmekontor og skal holde et digitalt møte.

– Derfor er det spesielt viktig å være klar over noen grunnleggende elementer og hvilke verktøy man burde bruke, samt hvordan bruke de best mulig. Personlig mener jeg at det aller beste verktøyet når man skal holde større møter med interaksjoner, er Zoom. Særlig for de som holder på med opplæring og undervisning, som jeg selv gjør, så er det perfekt med alle de digitale mulighetene som Zoom har, i form av blant annet å skape diskusjonsrom til å zoome inn på den som prater.

Slik jeg har erfart, så er Zoom den videotjenesten med minst trøbbel, samtidig som den har god lydkvalitet og bra videobilde. Tjenesten er gratis så lenge møtet varer under 40 minutter, og du kan invitere hele 1000 personer til et videomøte. Zoom har flere avanserte funksjoner som blant annet skjermdeling, interaktiv tavle og håndsopprekninger digitalt ved at man trykker på en knapp. Hvis du ønsker mer ut av Zoom, så kan du betale 15 dollar per måned og du kan da ha møter som varer i opptil 24 timer, i tillegg til at du kan lagre møtene etterpå.

Vanlige fallgruver når man bruker Zoom eller er i et annet digitalt møte, er at man står i motlys eller ikke har øyekontakt med kamera. I et digitalt møte må du også unngå å multitaske, det er nemlig lett å gjennomskue. Under et videomøte er det fort gjort å miste fokus og det kan være utfordrende å holde på oppmerksomheten til deltakerne da det kan dukke opp andre ting som de er mer opptatt av. Med videomøter sitter man kanskje mer i ro enn man ville gjort til vanlig, og man kan bli sliten av å sitte for lenge foran en skjerm. Særlig hvis møtet ikke føles spesielt relevant.

Elaine Eksvärd.jpeg

Dropp PowerPoints – fortell en god historie

Eksvärd mener at bruk av storytelling alltid er bra å begynne med i digitale sammenhenger.

– Det gir nemlig liv til en veldig platt og kjedelig skjerm. I mine digitale forelesninger dropper jeg derfor å bruke PowerPoints. Jeg forsøker å ta dem så nære den virkelige opplevelsen jeg kan med selvopplevde eksempler som kan relatere til sammenhengen. En historiefortelling treffer lytteren på et følelsesmessig plan, og gjennom en god historie skaper man også ofte mer tydelig kommunikasjon – og dermed husker de også lettere det som blir sagt.

Cecilies beste tips for hjemmekontor

  • Unngå å være tilgjengelig 24/7: Når møtene skjer digitalt, øker forventningene til at «du kan jo bare logge på». Det blir fort for mange møter.
  • Kort ned varigheten på de digitale møtene, og ha tidsbuffer mellom de digitale treffene.
  • Logg på ti minutter før: Er du presis til et digitalt møte, er du i prinsippet for sen.
  • Ha en egen sone for hjemmekontoret, eller rydd bort hjemmekontoret når arbeidsdagen er over (om det ikke er plass til å ha en egen sone).
  • Kle deg for å gå på jobb selv om du er hjemme: Jeg forhandler ikke på sokkelesten. Å kle seg for jobb hjelper oss til å få hjernen i jobbmodus. Og motsatt; etter endt kontortid kan du skifte tilbake til «hjemmeklær» før middag.
  • Hold kontakten, men slipp litt på kontrollen som leder. Det bygger tillit og tilhørighet. La folk få gå tur med hunden sin midt på dagen, eller ta seg en treningsøkt. Å sitte alene foran skjermen i sin egen stue hele dagen gir sjelden full yteevne og optimal kommunikasjon – med mindre du eller dine medarbeidere er i flytsonen akkurat den dagen. 
  • Hold deg til én kanal av gangen, så langt det lar seg gjøre. Det sikrer tilstedeværelse og presis kommunikasjon.
Elaines beste tips for videomøte
  • Still dataskjermen i øyehøyde foran et vindu slik at du får dagslyset på deg.
  • Smil og le mens andre har ordet slik at du oppleves som engasjert.
  • Bruk navn-metoden, det vil si at du sier noens navn og knytter det sammen med det du skal si: «Som Stig sa som var så bra, får meg til å tenke på…» Det gir en hen-ser-meg-følelse og er en bra erstatning til øyekontakt.
  • Unngå PowerPoints
  • Engasjer folk med spørsmål du vil at dere skal diskutere slik at du erstatter det å lytte med å snakke.
Om Elaine Eksvärd
Jobb: CEO i Snacka Snyggt Retorikbyrå
Utdanning: Fil. kand. i retorikk
Erfaring: Har skrevet syv retorikkbøker, to biografier og en barnebok om kommunikasjon.
 
Om Cecilie Thunem-Saanum
Jobb: Rådgiver, foredragsholder og skribent i CecilieTS AS.
Utdanning: Har utdannelse innen språk, kommunikasjon og ledelse.
Erfaring: Hun er en prisvinnende foredragsholder innen kommunikasjon og tidsstyring. Hun er også forfatter, rådgiver, mentor, mor og isbader – og hun jobber bredt med både offentlige og private virksomheter, med hele landet som arbeidssted. Har drevet sitt virke siden 2004, og jobber med alt fra toppledere til taxisjåfører. Før hun startet for seg selv, har hun i mange år jobbet som leder innen kultur, hotell og reiseliv

TEKST: CECILIE H. HAMMERNES   FOTO: JENNY MARIE SUDSVOLD, ANNE ELISABETH NÆSS OG PRIVAT.