Lager du en kompost som på sikt gir næring til vekst hos dine ansatte?  Her er noen tips du kan bruke for å lage noe næringsrikt som også er til fordel for deg som leder:

Relasjon

Å bli sett og å bli akseptert av viktige personer er et dypt menneskelig behov. For en ansatt i en organisasjon, er nærmeste leder en slik viktig person. Uten høy kvalitet på enkeltrelasjoner vil det være vanskelig å lykkes som leder uansett hvilken lederstil eller hvilket lederverktøy en ønsker å anvende. En god relasjon mellom ansatt og leder vil også gi mulighet for å fange opp kundeimpulser raskere, og dermed mulighet til å gjøre endringer for fortsatt å være attraktive i markedet. Fravær av en god relasjon mellom leder og ansatt er også nevnt som et forhold som kan føre til et belastende psykososialt arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøloven stiller også krav til organisasjoner om å ivareta et godt psykososialt arbeidsmiljø.

Oppskriften

God feedback kan forsterke tillitten mellom leder og ansatt, altså styrke relasjonen mellom ansatt og leder. Hva er så feedback? Feedback er ikke bare ros, men også (konstruktiv) kritikk. Feedback kan legge grunnlaget for en god gjensidighet mellom leder og ansatt / medarbeider, men dersom du som leder ikke behersker kunsten å gi god feedback kan det gå ille av sted. Tidligere ble det sagt at du skal gi ros i påhør av andre og ris i enerom. Det er mye sant i det, men du må kjenne dine ansatte. Kanskje noen vil føle seg svært ille berørt av å bli rost foran sine kollegaer. Uansett bør feedback gis så nært opp til hendelsen du gir feedback på som mulig. For det er spesifikke «hendelser» du bør gi feedback om. Ikke gi feedback i generelle vendinger. Det vil gjøre at mottaker ikke helt forstår hva som er gjort bra eller dårlig. Muligheten til å forsterke det gode, eller gjøre mindre av det som må korrigeres forsvinner. Vær presis i din feedback, og fortell gjerne hvorfor det er bra og den positive effekten det har på deg. Ja, effekten det har på deg er det du bør formidle. Hva fikk hendelsen deg til å føle? Husk at det er din opplevelse du formidler. Da er det ikke så lett for mottaker av feedback å rasjonalisere den. 

Hvorfor har du to ører og en munn?

Å høre er ingen kunst, å lytte er en kunst. Ønsker du en god samtale må du velge å lytte til den andre parten i samtalen. Det krever mot. Den som lytter må ta et valg om hvem som er viktigst i samtalen; den som har noe å fortelle, eller den som historien blir fortalt til. Med dette som bakgrunn kan vi forstå hvorfor vi mennesker er utstyrt med to ører og en munn? Tenk på hvordan du lytter til dine ansatte. Hva er viktigst i samtalen? Er det å tenke på neste møte, eller å bruke tiden her og nå til å ta imot hva som blir sagt til deg? Følger du med og legger vekk mobilen? Vær til stede i samtalen, også mentalt, og følg opp med små bekreftelser underveis som viser din tilstedeværelse som f.eks.  «ja, så det er slik du tenker»

Har du beina på bordet?

Er det likegyldig hvordan en samtale gjennomføres? En god veiledningssamtale kan ikke bare ha fokus på hva som blir sagt, men også på hvordan budskapet blir framført gjennom verbal kommunikasjon, nonverbal kommunikasjon og kommunikasjon som vedrører henholdsvis sak og relasjon. Noen opplever at leder sitter og gjør andre ting enn å følge med i samtalen.

Se på den ansatte, og sitt i en avslappet og tillitsvekkende stilling uten å virke uformell. Mangel på tillit gir dårlig grunn for å komme inn på vanskelige temaer og nærgående spørsmål. Graden av trygghet og fortrolighet i relasjonen vil vanligvis utvikle seg fra en samtale til den neste.

 

Din handling påvirker meg som leder

Å gi negative tilbakemeldinger i medarbeidersamtalen kan være svært uheldig. Tilbakemeldinger må sees på som en kontinuerlig prosess mer enn noe som gis i en samtale en eller to ganger per år.  Skal du gi en negativ tilbakemelding er anbefalingen å gi denne innen 24 timer. Skal du gi ros, så gjør det med en gang du oppdager noe som skal roses. Sagt på en annen måte kan man si at leder skal være «raus med ros og rettferdig med kritikk». Bruk «jeg» budskapet i tilbakemeldingen. F.eks. om du sier at «effekten på det du gjorde hadde en negativ innvirkning på teamet» så blir din tilbakemelding ikke like treffsikker som om du tar utgangspunkt i deg selv. Kan du omformulere det til «når du gjorde X så følte jeg meg sviktet, da vi hadde en avtale om at dette ikke skulle skje». Da forstår den du gir negativ tilbakemelding hva det var som skjedde og hvilken påvirkning det har på deg som leder.

Få bedre utsikt

Dersom den som gir feedback tør å spørre hvordan de som mottar feedback opplever dette, kan viktig lærdom dras.  Er du tøff nok til å stille spørsmålet til dine ansatte? Innsikt gir bedre utsikt sies det, og innsikt får du når du spør andre hvordan din adferd påvirker dem. Kanskje du blir overrasket? Kanskje du får ny lærdom om deg selv som du ikke hadde fått uten å være nysgjerrig?  Du velger selv hvordan tilbakemeldingen brukes. Noen ganger er det kanskje en tilbakemelding du ikke vil bruke. Så la vær! Du trenger ikke være enig i alt den ansatte sier til deg, men ikke la det hindre deg i å spørre og undersøke.

Gjødsel for vekst

Det å verdsette sine medarbeidere er en av de viktigste oppgaver en leder kan gjøre. Allikevel er det en av de vanskeligste. Brukt på en god måte er feedback et av flere verktøy som kan brukes for å oppnå en god relasjon mellom ansatt og leder. God feedback kan bli komposten som du bruker til å gjødsle medarbeiderne dine med. Og med litt kløkt og nysgjerrighet kan du også bruke komposten for egen gjødsling slik at du også vokser som leder.

Tekst: Stein Ove Kvamme, Head of HR i DHL Global Forwarding (Norway) AS. Har masterstudier i helsefremmende arbeid, Universitetet I Sør-øst Norge.

stein ove.jpg