God selvledelse i den nye normalen

Vi snakker mye om den nye normalen i disse dager, men hva handler egentlig dette om? Temaet er hverdagen på arbeidsplassen etter pandemien. Det store spørsmålet har vært om vi skal tilbake på kontoret, fortsette å jobbe hjemmefra eller velge en eller annen løsning sånn midt imellom, forteller Anne Lise Heide, seniorrådgiver i Habberstad.

– Variasjonene er store, og de strekker seg helt fra organisasjoner der alle skal tilbake på kontoret, til de virksomhetene som åpner for remote work og sier at «jobber du hos oss, så kan du kan bo hvor som helst i landet».

– De fleste virksomheter har valgt en eller annen hybrid form, som gjerne innebærer to–tre dager på kontoret og to–tre dager der man får mulighet til å jobbe hjemmefra hvis man vil. Noen legger klare føringer for når du skal være på jobben, andre organisasjoner gir full frihet til å velge selv. Mange har valgt å la det være opp til lederne på hvert team og finne ut hvilken arbeidsform som er mest hensiktsmessig for den enkelte avdeling.

– De fleste som har valgt hybridvarianten, sier at vi nå er inne i en testfase der vi ønsker å evaluere fortløpende og justere kursen underveis. Vi kan vel på mange måter si at vi er inne i tidenes største arbeidslivseksperiment, for alle de som har roller der det faktisk er mulig å velge hjemmekontor og hybride løsninger i fremtiden.

Heide peker på at mobiliteten i arbeidsmarkedet er skyhøy, og flere internasjonale undersøkelser viser at godt og vel halve arbeidsstyrken vurderer å bytte jobb innen kort tid.

– Dette er noe virksomhetene må ta på alvor, og det er viktig å lytte til de ansatte og finne løsninger som passer den enkelte arbeidstaker, samtidig som det ivaretar virksomhetens behov. Vi snakker ikke om å gå tilbake til slik det var før, fordi forventningene fra arbeidsstyrken har endret seg.

– Mange arbeidstakere har sett muligheten til å få en smidigere hverdag med mindre pendletid, lavere reisekostnader og ikke minst få bedre tid til å følge opp familie og barn når man slipper å bruke flere timer i rushtidstrafikken hver dag. Det innebærer at mange vil søke mot de virksomhetene som tilbyr fleksibilitet, og på Finn.no er det nå mulig å krysse av for om du vil ha opp ledige jobber med mulighet for hjemmekontor. Hjemmekontor er tema på jobbintervjuene og jobbsøkere trekker seg fra prosessen hvis de opplever at deres forventninger til fleksibilitet ikke blir møtt.

– En kandidat jeg møtte ganske nylig, forklarte hvor fint det hadde vært å få muligheten til å følge sin datter til skolen under pandemien, og at denne morgenstunden var langt viktigere for ham enn å bytte jobb akkurat nå, til tross for at det var en attraktiv stilling som han gjerne kunne tenke seg.

Heide fastslår at vi ikke lenger snakker om «one size fits all», heller ikke i den nye normalen, men den modellen som de fleste virksomheter velger, er en form for hybrid arbeidsplass, der vi veksler mellom å være på kontoret og på jobb.

– Det er ganske glissent i kontorlokalene på en rekke norske arbeidsplasser for tiden, og for mange virksomheter er det naturlig å ta stilling til om vi skal ha kontorplasser til alle arbeidstakere når de fleste likevel jobber hjemmefra. Uansett er utforming av kontorlokalene et stort poeng. Hva slags type kontor trenger arbeidstakerne for å fungere optimalt når de er på jobben? Og hva slags type utstyr trenger vi for å fungere i en hybrid hverdag? Hvis hybride møter skal bli en del av hverdagen, må møterommene oppgraderes med utstyr som gjør møteopplevelsen god for alle parter.

– Når det gjelder selve arbeidsplassen, kan det være smart å tenke både sosiale soner, stillesoner og soner som er tilpasset hybrid work. Hvis man skal jobbe med konsentrasjonsoppgaver i et felles landskap, er støydempende headset en naturlig del av arbeidsplassutrustningen.

– For min egen del ser jeg at det har vært mye vanskeligere å gjennomføre digitale møter på jobben enn hjemme, fordi det ikke alltid finnes tilgjengelig møterom med ekstra skjerm. Det tar tid å flytte seg mellom møterommene, og det fungerer dårlig å sitte i felles landskap når du har Teams-møter. 

Heide forteller at mange ledere nå har fått ansvaret for å vurdere hva som er den optimale modellen for egne team. Hvor mye skal man være på kontoret? Hvor mye kan man jobbe hjemmefra?

– Det kan være en tøff beslutning å ta, nettopp fordi konsekvensene kan være så store om de ansatte blir misfornøyd med ny arbeidssituasjon, samtidig som det er ditt ansvar som leder å sørge for at organiseringen er optimal for å få utført arbeidet. Vi snakker om å balansere godt mellom medarbeidernes ønsker og det som er til det beste for fellesskapet og for utførelse av arbeidsoppgavene. Og medarbeidernes behov spriker i alle retninger.

– Det viktigste er dialog. Hvis du må motivere folk til å være mer på kontoret enn de egentlig ønsker, handler det om å forklare, tydeliggjøre og gi mening til de beslutningene du tar. Du kan jo selvsagt velge mellom pisk eller gulrot. Det vil si at du som leder er i din fulle rett til å bestemme når man skal jobbe på kontoret, men gitt at konsekvensene kan være så store for motivasjon, engasjement og lojalitet, er dialog veien å gå. 

– Snakk med teamet om hva de mener er den mest hensiktsmessige løsningen for fellesskapet. Hvor ofte bør man være til stede på jobb samtidig? Hvordan bør det organiseres? Og hva er til det beste for arbeidsmiljøet, kulturen og for oppgavene som skal utføres? Folk flest er fornuftige og velvillige når de bare blir spurt, og sammen finner dere de beste løsningene.

Les også: God tilbakemelding er en toveis dialog - ledernytt.no

På spørsmål om hvordan den nye normalen påvirker de ansatte, svarer Heide at den hybride hverdagen betyr en bedre hverdag enn før pandemien.

– Mindre pendling, færre jobbreiser og en mer fleksibel arbeidstid er en gode for arbeidstakerne, og når vi faktisk kan velge mellom å jobbe hjemmefra eller møte kolleger på jobben, skulle man tro at hjemmekontoret var utelukkende positivt.

– På den andre siden krever hjemmekontor en større grad av selvledelse, og det er noen risikofaktorer i dette som vi ikke kan komme utenom. Noen er flinke til å strukturere opp arbeidsdagen og jobber like godt hjemmefra som på kontoret. Andre blir distrahert av alt det andre som skal gjøres på hjemmebane og befinner seg brått på vaskerommet. Men det største problemet er uansett at skillet mellom jobb og fritid har blitt visket ut kraftig under pandemien. Kjernetiden har forsvunnet, og vi har vennet oss til å være tilgjengelig til alle døgnets tider. Noen elsker muligheten til å ta en luftetur midt på dagen. Andre lar jobben slippe langt inn i privatlivet og sliter med å sette grenser for jobbhverdagen.

– I en nylig studie fra Naturviterne svarer nær 50 prosent av arbeidstakerne i Oslo at de har jobbet mer på kveld under pandemien, og mer enn 20 prosent har jobbet mer i helgene. NITO gjennomførte en undersøkelse der de så en betydelig økning i hvor mange av deres medlemmer som har jobbet i ferien i 2021.

– I tillegg ser vi at mange har jobbet generelt mye under pandemien. Vi vet at produktiviteten har økt innenfor flere arbeidsgrupper, og vi har kanskje satt en ny standard for hvor produktive vi kan være. Det er supert med de sosiale møteplassene på kontoret og få tid og mulighet til å investere i jobbrelasjoner og tilhørighet igjen. Da må vi kanskje også tillate oss å senke tempoet litt, slik at det blir rom for relasjonsbygging og felles arenaer for kreativitet og samspill. Nye rammer i den nye hverdagen vil også kreve en annen arbeidsform.

Les også: Selvledelse gir arbeidsglede - ledernytt.no

Heide understreker at en optimal hverdag er noe som medarbeiderne og lederne må skape i fellesskap.

– Fra ledernes side handler det om en åpen dialog og det å skape psykologisk trygghet i teamet, slik at medarbeiderne tør å si fra hvis det er noe. Lederne må også ta ansvar for å snakke om tilgjengelighet og svartid. Når forventes medarbeiderne å være tilgjengelig for arbeidsgiver, og hva er forventet svartid på en chatmelding eller på mail. Det handler ikke bare om å fortelle hva man forventer. Lederne må også være gode rollemodeller og ikke sende e-post på kveldstid dersom man ønsker å kommunisere til medarbeiderne at de ikke trenger å være tilgjengelig.

– Tro meg, jeg har erfart det selv. I mange år forsøkte jeg å fortelle mitt team at de ikke behøvde å svare på mailer etter klokken 16.00, samtidig som jeg selv sendte e-post til alle døgnets tider. Jeg hadde alltid team som var tilgjengelig på mail 24/7. Folk gjør som du gjør, ikke som du sier. Her er det nok flere enn meg som har mye å lære.

– For medarbeidernes del handler det om å skape pusterom i hverdagen. Enhver toppidrettsutøver vet at vi trenger tid for å restituere for å være på topp i konkurranser. Men det gjelder også folk flest. Vi trenger å ta pauser om vi skal være på vårt beste på jobben, og vi er altfor dårlige til å legge inn hviletid. Så fortsett gjerne med lunchturer og frisk luft midt på dagen hvis du laget deg en sånn vane under pandemien. Og skru av varsler på telefonen, slik at du tar kontroll over hverdagen, og ikke lar hverdagen ta kontroll over deg, avslutter Heide.

Les også: Psykologisk trygghet er avgjørende for din bedrift - ledernytt.no

• Organisering av arbeidet. Sikre at man har nok ressurser til de oppgavene som skal gjøres og at arbeidet er organisert på en smart og fornuftig måte.
• Arbeidsplassens utforming. Legg til rette for stillesoner og sosiale soner, og sørg for at møterommene er godt utstyrt for gjennomføring av hybride møter.
• Tilgjengelighet og responstid. Ha en dialog om når det forventes at medarbeiderne er tilgjengelig, og vær gode rollemodeller for når man sender mail eller meldinger etter ordinær arbeidstid.
• Møtekultur. Hvem skal være med på hvilke møter, og i hvilken grad kan dialog og samhandling løses på andre arenaer enn møter?
• Kalenderavtaler og retningslinjer for møtebooking. Ha respekt for andres kalenderavtaler og ikke book oppå noe annet. Viktig at vi også respekterer egentid som er booket for individuelt arbeid.
• Arbeidsmiljøundersøkelser. Sjekk ut hvordan medarbeiderne har det i den nye hverdagen, og følg opp med tiltak om det ikke fungerer som ønsket.
• Tilby kurs i selvledelse og stressmestring. Gi medarbeiderne et godt grunnlag for å fungere optimalt i den hybride hverdagen med nyttig kunnskap og verdifull bevisstgjøring om god selvledelse.

• Stephen Covey sin prioriteringskvadrant lærer deg å skille mellom det som er viktig og det som haster i hverdagen. Bruk gjerne denne som et nyttig verktøy for å sortere arbeidsoppgaver.
• Snakk med din nærmeste leder om prioritering, hva som er viktig og hva du bør prioritere, gjerne med utgangspunkt i den nevnte matrisen.
• Skap deg en god struktur, og sett av tid til planlegging og etterarbeid i kalenderen.
• Sett av tid til restitusjon og pauser. Sørg for å ha klare skiller mellom jobb og fritid i hverdagen.

• Skru av varsler på telefonen, slik at du ikke blir «nudget» til å «bare ta en mail» når du egentlig har fri.
• Prøv gjerne yoga eller qi-gong. Velg treningsformer som hjelper deg til å roe ned stressnivået, eller forsøk mindfulness. Det finnes en rekke apper som kan gjøre det enkelt å komme i gang.

Tekst: Cecilie Hammernes   Foto: Heidi Fagerlid og Andris Søndrol Visdal