Hvordan holde en inspirerende presentasjon?

Denne bønnen kom fra en CEO som skulle holde en presentasjon for nærmere 1000 ansatte i et stort børsnotert selskap.

«Hva får deg til å oppsøke hjelp?» Jeg var nysgjerrig på grunnen hans. Det sitter langt inne for toppledere å kontakte eksterne til coaching og ikke minst taletrening.

«Som oftest når jeg holder presentasjoner, blir det veldig tørt og faktabasert. Jeg ser at de ansatte følger med, men de virker så likegyldige der de sitter. Det virker som om jeg nesten suger energi ut av dem, fremfor å fylle på med energi. Det ønsker jeg å gjøre noe med.»

«Er du en menneskelig sovepille?»

Han humret «Den var god. Det er egentlig ganske beskrivende når jeg får tenkt meg om. Jeg har hørt det viskes i gangene om at jeg driver med «murder by powerpoint». Det er lett å havne i den fella, spesielt når jeg har dårlig tid.»

«Hva snakker du vanligvis om?»

«Det blir ofte det samme; økonomiske resultater, markedsandeler og finansielle målsettinger.»

«Du misbruker tiden foran dine medarbeidere altså?»

«Hvaforno?» Han kikket overrasket på meg.

«Når du bruker den lille tilmålte tiden din til å presentere historiske tall, markedsandeler og finansielle målsetninger, kaster du bort tiden til medarbeiderne. Fakta og tall fester seg ikke hos publikum.»

«La meg forklare nærmere. Som toppleder er du i en unik posisjon til å inspirere og legge premissene for at medarbeiderne i organisasjonen får lyst til å gå på jobb i morgen og dagene som kommer. Dessverre benytter de færreste toppledere, og ledere generelt, muligheten til å inspirere når de har samlet alle sine medarbeidere. De går som oftest på autopilot og presenterer det trygge og kjente på noen overfylte PowerPoint-slides.

Hvis du ikke klarer å engasjere tilhørerne, kan du like gjerne sende presentasjonen på mail.»

Han sperret øynene opp som om han hadde sett et ekorn kjøre moped.. Jeg fortsatte.

«Hensikten med å møte alle dine ansatte ansikt til ansikt må være å inspirere dem. Det er derfor veldig positivt og gledelig at du har innsett selv at du trenger hjelp. Ved å hente inspirasjon får du mer ut av disse utrolig viktige møtene med alle dine ansatte.»

«Mener du at jeg ikke skal presentere økonomiske resultater til dem lenger?»

«Det er ikke noe galt å presentere resultatene, men hva med å presentere dem på en helt ny måte? Alternativt kan du benytte den tilmålte tiden din til å inspirere dine ansatte til å bli med på reisen fremover.

Uansett hva du velger å snakke om, må målet være å få dem til å glede seg til å gå på jobb neste dag, de neste ukene og månedene.»

Han kikket meg nysgjerrig i øynene og spurte forventningsfullt.  «Hvordan gjør jeg det da?»

«Jeg har 10 punkter som jeg bruker som sjekkliste når jeg skal holde inspirasjonsforedrag. La meg gi deg en innføring i disse»

1. Ha et krystallklart budskap

«Første bud er at du må ha et krystallklart budskap som er relevant for tilhørerne. Det er svært vanskelig å skape engasjement hvis ikke det fremkommer veldig tydelig hva du ønsker å formidle.

Et godt tips kan være å lage et «slagord» av hvert enkelt hovedpoeng. Jo kortere og mer presist du klarer å formidle hovedbudskapet, jo lettere vil det være å bygge en presentasjon rundt temaet.

Et par eksempler kan være: «Det som har brakt oss hit, vil ikke bringe oss dit vi skal» eller «Sultne ulver jager best».

2. Hvem er publikum og hvorfor snakker du for dem?

«Det de fleste glemmer når de skal holde en presentasjon eller tale, er publikum.»

Hans forventningsfulle uttrykk gikk atter en gang over til undring. «Glemme publikum? Det må du forklare nærmere.»

«Det har seg slik at de fleste som holder foredrag er så opptatt av sitt eget stoff, sin egen formidling, sine PowerPoint-slides, sin egen nervøsitet og sitt eget budskap, at de glemmer at den eneste grunnen til at de står foran publikum er nettopp på grunn av publikum. De er der for at publikum skal få ny innsikt, bli inspirert, reflektere over egen situasjon og eget liv. GRUNNEN TIL AT DU STÅR FORAN PUBLIKUM, ER PUBLIKUM SELV. De fleste talere tenker ikke over det. Det eneste ansvaret du som foredragsholder har, er overføring av kompetanse, energi, inspirasjon, innsikt, glede etc.

Klarer du ikke overføre dette til dem, har du ikke oppnådd intensjonen med presentasjonen eller foredraget. I salg sier man at kunden alltid har rett. Jeg pleier å si at publikum alltid har rett. Hvis publikum ikke blir inspirert, hjelper det ikke hvor mye du kan, hvor flotte PowerPoint-slides du har eller at du fikk med deg alt du skulle si.  Publikum har alltid rett.

Det er derfor ditt ansvar at publikum faktisk sitter igjen med noe når du er ferdig. Jeg synes Chris Anderson oppsummerer dette bra. Han sa at «En suksessfull presentasjon er et lite mirakel. Mennesker ser verden på en annen måte etterpå.»

3. Start og slutt

Et av de mest utbredte rådene når man skal holde tale, presentasjon eller foredrag, er at du må ha en pangstart og pangavslutning. Selv om disse rådene er utbredt, er de likevel viktige. En pangstart brukes for å få publikum sin fulle oppmerksomhet og bygger forventninger til resten av innholdet.

Avslutningen er kritisk for at publikum skal huske ditt innlegg og sitte med en oppløftet følelse etterpå.

Litt kynisk sagt kan man si at du kan komme unna med at innholdet i midten ikke er så bra, hvis du har en pangstart og pangavslutning.

På den annen side, har du et svært godt innhold i midten, med en dårlig start og en dårlig slutt, kan du faktisk spenne bein på din egen kompetanseoverføring og formidling. Verdifulle poeng og budskap kan bli glemt eller oversett på grunn av manglende interesse og engasjement.

Klarer du ikke engasjere følelsene til publikum, vil de ikke huske noe på den korte tilmålte tiden som du normalt får.

For å skape engasjement i begynnelsen, kan du bruke forskjellige åpninger:

• Fortell en historie «Det skjedde for lenge, lenge siden, på en regntung mørk natt…...»
• Spør publikum. «Vet du hvor lang tid det tar å telle til en milliard?»
• Overraskende uttalelse. «Kvinnelige sjefer er betydelig bedre ledere enn menn!»
• Stå helt stille, se ut over publikum, beveg blikket rundt i salen og skap øyekontakt med så mange som mulig, uten å si et ord. Dette skaper undring og spenning.

Når det gjelder avslutning er det et par viktige punkter du bør tenke på.

• Avslutt aldri med Q&A, eller spørsmål/svar runde. Det tar på mange måter luften ut av en super presentasjon. Skal du ha en Q&A, husk at det skal være nest siste punkt i presentasjonen din. Det siste du skal gjøre er å avslutte med brask og bram.
• Avslutningshistorien må bidra til å skape fremtidstro, og hva er vel bedre enn å bruke historiefortelling som engasjerer følelsene. Alle elsker en god historie fortalt på en god måte.

4. Engasjere følelser

«Hva er det mest effektive virkemiddelet for at publikum skal huske en presentasjon eller foredrag?»

«Humor?» svarte han raskt.

Jeg nikket. «Humor brukt på rett måte er en god måte å engasjere publikum. Generelt kan man si at virkemidler som får publikums følelser i sving er helt avgjørende. Det kan være provokasjon som fremkaller sinne eller frustrasjon og kanskje befester publikums ståsted, eller får dem til å endre mening. Det kan være humor som letter på trykket og åpner døren til publikum sitt hjerte og sinn. Det kan være hjerteskjærende historier som trigger publikum sin empati og omsorg. Det kan være energi som pumper opp publikums adrenalin og gir ny styrke til drømmene om store bragder. Uansett hvilke virkemiddel du bruker, vil det å engasjere publikum sine følelser være en viktig del av presentasjonen. Det styrker sjansen for at du som foredragsholder eller taler får overført ditt budskap til publikum, slik at det huskes og gir dem ny inspirasjon og innsikt.»

5. Historiefortelling

«Den beste måten å få følelsene til publikum i sving, er å bruke det virkemiddelet som ledere dessverre alt for sjelden tør å bruke, nemlig historiefortelling. Det er få virkemidler som er så effektive som historiefortelling. Forteller du historier?»

«Sjelden. Det er ikke ofte jeg kommer på noen gode historier. Det tar også mye tid. Jeg kan forresten ikke så mange gode historier heller.» Han smilte beskjemt.

«Det er jeg sikker på at du kan, bare du forstår hva du leter etter. Når følelsene er engasjert husker vi også budskapet mye bedre. Historier bidrar til at vi lager bilder i hodene våre, noe som igjen bidrar til å forsterke budskapet. Det er mye enklere for oss mennesker å huske en god historie som har et godt budskap, enn bare å huske budskapet.

Jeg tør påstå at med all støyen som finnes i dagens informasjonssamfunn vil ikke ledere bli hørt med mindre de forteller gode historier.»

«Hva er en god historie da?» Han var tydelig engasjert og nysgjerrig nå.

«For det første, en god historie er DIN historie. Det er mye bedre at du forteller historier fra ditt liv som kan brukes for å få frem et poeng du ønsker å formidle. En god øvelse er å sette deg ned og skrive ned alle små og store hendelser fra livet ditt. Historier fra skole, besteforeldre, idrettsliv etc. Gå kronologisk i gjennom livet, og tenk på hva du har opplevd. Du finner garantert gode historier der. Ha disse på lager, og kikk på listen etter hvert som du skal holde nye presentasjoner. En annen god kilde til historier, er å snakke med kundeserviceavdelingen eller liknende i bedriften. De har alltid en god historie fra kundene. Det er ikke nødvendigvis dine personlige historier, men de er knyttet til bedriften/organisasjonen.

For det andre bør ikke du være helten i historien. Da kan det fort bli oppfattet som skryt. Publikum er ikke nådig mot skryt. Det er jo som nevnt publikum som er den viktige part når du holder presentasjon. Hvis du forteller hvor fantastisk du er, vil publikum til slutt stoppe å lytte interessert.

For det tredje må historien ha en «konflikt» som skaper dramatikk. Hvis ikke kan det fort ende med et skuldertrekk fra publikum. Det vil si at det skal bygges opp til et problem i historien som blir løst på slutten.

For det fjerde bør du forsøke å visualisere historien gjennom måten den fremføres på. I stedet for å gjenfortelle historien, kan du «spille» ut historien, slik at publikum føler at de er tilstede når du forteller. Bruk gjerne rekvisitter. Alt som gjør foredraget huskbart og minneverdig er positivt. Det er samtidig viktig å huske at rekvisittene skal bidra til å understreke poenget.

Når du for eksempel sier at «Han kom imot meg og gav meg en stor bamseklem» så går du mot en fiktiv person på scenen og later som om du gir en stor bamseklem.

For det femte, fortell en historie og kom med poeng. Link historien til ditt hovedpoeng.»

6. Dialog i historier

«Når du forteller historier, bruk dialog fremfor å fortelle.»

«Hva mener du med det?»

«Med det mener jeg at når du forteller blir det som å gjenfortelle for publikum, mens hvis du bruker dialog, blir det i større grad som å gjenoppleve historien. La meg gi deg et eksempel:

I stedet for å si: «Så sa sjefen til meg at jeg hadde fått sparken», kan du heller si: "Så sa salgsdirektør Evensen: Morten, du har herved sparken!». Det skaper mer liv i historien.»

«Ja, det ser jeg nå.» svarte han begeistret.

7. Beveg deg med hensikt

«Ikke nok med det», fortsatte jeg «hvis du samtidig bruker scenen på riktig måte, vil du kunne skape en super formidlingsarena. Bruk scenen som et «teater». Ved at du lever deg inn i historien din, vil også de leve seg inn i historien. Du gjør talen visuell, og huskbar. Alt for mange beveger seg på scenen ustanselig, og det forstyrrer budskapet.»

8. Ekte og ærlig, fra hjerte til hjerte

«Du har sikkert sett mange talere gjennom din lange yrkeskarriere. De du husker best, hva skiller dem fra resten?»

Jeg kunne se at han tenkte så hardt og lenge.

«Det må være at de beste talerne virker ekte, ærlige, byr på seg selv og skaper tillit til publikum. I tillegg har de et genuint budskap.» sa han omsider.

«Den samme erfaringen sitter jeg med» svarte jeg. «De snakker fra hjerte til hjerte. Jeg husker jeg var til stede på et Rema 1000 treff i Trondheim. Odd Reitan, grunnleggeren av Rema 1000 stod på scenen og snakket til kjøpmennene uten verken manus eller en PowerPoint presentasjon. Han hadde ingen andre hjelpemidler enn sin egen stemme og sin egen kropp. Han virket så ekte og ærlig. Jeg kunne se at han traff hjertene på publikum, deriblant meg. Det er ikke uten grunn at kjøpmennene er veldig hengivne når det kommer til ham.»

9. Manus

«Apropos manus. Jeg bruker ofte manus når jeg holder foredrag og presentasjoner. Hva tenker du om det?»

«Hvorfor bruker du det?»

«Jeg synes det er trygt, og så klarer jeg ikke alltid å huske alle detaljene i hodet.»

«Interessant» svarte jeg. «Hvis du ikke husker alle detaljene i hodet, hvor mange av detaljene tror du publikum vil ta med seg fra presentasjonen eller foredraget?»

Han ble stille. Lenge.  «Touche», sa han omsider.

«Som du sikkert har gjettet, anbefaler jeg ikke at du bruker det. Et manus i hendene dine, kan fort bli en barriere mellom deg og publikum. Skal du etablere en forbindelse med publikum, bør det ikke være noe «fysisk hinder» mellom deg og dem. En talerstol, et manus, et bord osv. blir alle en barriere.

Problemet med et manus som du leser av, er at du ikke kommer på bølgelengde med publikum. De fleste reagerer negativt når du bruker et manus. Jeg har hørt publikum si noe i retning som, Å nei, han leser for oss!

Skal du nå publikum, se dem i øynene, snakk fra hjerte til hjerte. Det er mye viktigere å komme på bølgelengde enn at alt skal være millimeterkorrekt. Det er nesten ingen som husker alle detaljene likevel.»

10.   Statistikk

«Skal du likevel bruke detaljert informasjon, for eksempel statistikk, sørg for å gjøre det interessant og visuelt. Setter man statistiske tall i en sammenheng, vil det plutselig bli mye mer spennende for publikum. La oss for eksempel ta for oss en som pendler med tog 1 time hver vei til jobb. Med 250 arbeidsdager i jobb, blir det ca. 500 timer pendling hvert år. Gjennom et helt arbeidsliv utgjør det nesten 4 år. Du kan ta en ekstra Bachelor på den tiden. Hva gjør du med tiden du pendler? Kaster du den bort?»

«Det eksemplet likte jeg godt» sa han og smilte fornøyd. «Det var virkelig noen viktige ord til ettertanke» sa CEOen idet vi reiste oss for å takke for dette møtet.

«Nå har jeg noen virkelig gode knagger jeg skal tenke på til foredraget.»  

Epilog

Jeg var der. CEOen hadde jobbet godt med presentasjonen og vi hadde hatt et par møter i forkant av den store dagen. Dagen var kommet og presentasjonen var ferdig. Han stod der uten manus, uten PowerPoint. Han var helt «naken» på scenen. Han hadde vært modig og tatt den helt ut. Han brukte historier fra eget liv. Historiene fikk liv ved at han nesten spilte dem fremfor å fortelle dem. Poengene hans satt som støpt og ikke et hjerte var uberørt.

Da han var ferdig ble det helt stille i brøkdelen av et sekund, som om publikum hadde satt noe i halsen. Plutselig kom det begeistret klapping og utrop, og de ansatte reiste seg opp som om de nettopp hadde opplevd Pavarotti på la Scala Operaen i Milano.

«Stående ovasjoner har også en plass i næringslivet» tenkte jeg idet jeg gikk ut døren og så en svært fornøyd CEO bli omringet av inspirerte medarbeidere som gledet seg til å gå på jobb dagen etter.

TEKST: SVEIN HARALD RØINE, han har en lang karriere bak seg, hovedsakelig fra orkla. Han har vært produktsjef og KaM i Lilleborg, markedssjef i stabburet, marketingdirektør i gilde og salgsdirektør i nidar. For snart fem år siden skiftet han beite og jobber nå som inspirator, lederutvikler og foredragsholder i sitt eget selskap alltidpositiv. www.alltidpositiv.no Foto: Geir Haugen