Undersøkelser viser at ledere kan bruke opptil 70 til 80 prosent av tiden sin på møter, inkludert reise og opphold. Vanlige arbeidstagere sitter i møter 30 til 50 prosent av arbeidstiden. Kanskje ikke rart vi føler at det spiser av tiden vår, spesielt siden studier viser at nærmere 50 prosent av møtene vurderes som bortkastede.

Fred-Ragnar Skau-Nilsen er IT-ekspert og bedriftspedagog, og hjelper bedrifter med å bli mer effektive – blant annet gjennom bedre møter. Han er ikke i tvil om det er mange møter som aldri burde vært holdt, og har konkrete tips til hvordan du kan skape en god møtekultur i din egen bedrift.

Dårlige kontra gode møter

– Dårlige møter bærer først og fremst preg av at man ikke har definert hva man vil ha ut av møtet. Det kan være at agenda mangler, men det kan også være at selve ledelsen under møtet mangler, slik at de deltakerne som har lyst til å prate får gjort det, mens de som kanskje har de beste innspillene, forblir tause.

– Gode møter virker positivt på deltakerne. Ryddige beslutninger hvor alle blir hørt kan dempe konfliktnivået i en virksomhet og gjøre at vanskelige avgjørelser blir enklere å håndtere. Videre gjør økt engasjement og deltakelse at man tar i bruk flere gode ressurser i en organisasjon. Det gir rett og slett bedre innovasjon, beslutninger og gode resultater. I gode møter kaster man ikke bort tiden. Den aller verste effekten av dårlige møter er effektiviseringstap og frustrasjon på grunn av bortkastet tid.

Møtelederens rolle

At møtelederen er tydelig til stede, er avgjørende for gode møter, ifølge Skau-Nilsen. Han peker på at møtelederens rolle er firedelt:

  1. Møtelederen må sørge for å definere møtet i forkant, slik at man vet hva man kan forvente av hele gruppen og den enkelte deltaker.
  2. En god møteleder tar ansvar for selve prosessen i møtet. Det vil si at rette personer får taletid og at man bruker tid på de rette tingene.
  3. Utbyttet av møtet defineres og oppsummeres til slutt.
  4. Oppfølging i etterkant defineres. Det vil si at de konkrete handlingene som møtet avstedkommer, blir definert.

Fred-Ragnar portrett.jpg

Hva skal møtet produsere?

Skau-Nilsen definerer gjerne møter som en «maskin» eller en «fabrikk» der du skal produsere noe. Det kan være informasjon og forståelse, ideer til å løse et problem / en oppgave, beslutninger, eller innspill/synspunkter til noen som skal ta en beslutning senere.

– Noe av det aller viktigste en møteleder kan gjøre, er å starte et møte med en konkret beskrivelse av hva møtet skal produsere.

Her er et godt eksempel på en konkret og god innledning av et møte:

Takk for at dere har kommet til dagens møte. Vi skal nå være sammen i halvannen time, og når vi går ut av døra kl. 11:30, har vi skapt: 

  • En god forståelse av kvalitetsutvalgets forslag til forbedringer av produksjonsprosessen for komponent X.
  • Beslutninger om utforming av komponent y basert på de forslagene som Nina og Øyvind har forberedt.
  • Viktige innspill til Bjørn i spørsmålet om anskaffelse av nytt verktøy for prosess Z.
  • Noen ideer om tiltak som kan øke hastigheten og kvalitet på produksjon av....

– Merk at møteleder ikke vektlegger hva man skal gjøre i møtet, men hva det man gjør i møtet skal føre til av konkret resultat. I eksempelet har vi et møte som skal produsere/levere informasjon/forståelse, beslutninger, innspill/synspunkter og ideer. En god møteleder formulerer gode ”bestillinger” av den gruppa som møtes. Legg også merke til at de ulike typene saker trenger helt ulike prosesser og diskusjoner.

Deltakernes ansvar

Skau-Nilsen peker også på at det er viktig at møtedeltakerne vet hvilken rolle de har og hva som forventes av dem.

– I eksempelet over kan det for eksempel være viktig for møteleder å poengtere ovenfor deltakerne at forslaget fra kvalitetsutvalget ikke skal vurderes eller debatteres i dette møtet, det skal kun forstås. «I neste møte skal vi ta en beslutning om forslaget. Nå skal vi kun sette oss grundig inn i hva forslaget går ut på», kan være en viktig uttalelse fra møteleder.

– Videre har vi samtalen rundt beslutningen som skal tas om komponent y, i eksempelet. Her må møteleder ha klart på forhånd hvordan beslutningen skal tas. Er det snakk om en demokratisk avgjørelse, eller er det spesielle fagpersoner som bør ha mer å si enn de andre osv.

– En samtale som skal lede til en beslutning, er noe helt annet enn en idémyldring. Dette må møteleder være klar over, og man bør vurdere nøye hvordan man fasiliteter en idemyldringssamtale. Dette kan gjøres på mange ulike måter, og det er viktig at man stimulerer til kreativ tekning, engasjerer deltakerne og skaper positiv energi i denne prosessen.

Digitale hjelpemidler

De menneskelige faktorene er de aller viktigste i et møte, men med gode hjelpemidler kan man få enda større effekt av tiden man bruker på møter. Skau-Nilsen deler hjelpemidlene inn i asykrone og synkrone verktøy.

– Asynkrone verktøy krever ikke samtidighet. Det kan for eksempel være en delt notatblokk (Microsoft OneNote, Evernote, Apple notatblokk osv.) Her kan man notere synspunkter og innspill i forkant av møtet, slik at møteleder tar dette fram når man er sammen. Dette øker sannsynligheten for at alle blir hørt, og man får bedre tid til å reflektere over ulike problemstillinger.

– Et annet eksempel på asynkrone verktøy er oppgavetavler/delte oppgavelister. Her kan man skrive inn status på oppgaver som skal utføres, slik at man ikke bruker for mye tid på statusoppdateringer i møtene. Sosiale medier som @workplace og Yammer er også gode asynkrone verktøy. Slike verktøy gjør det for eksempel mulig å starte diskusjoner og utveksling av synspunkter i forkant av møtet, slik at selve møtet går til å lande en beslutning.

– Synkrone verktøy brukes samtidig når man er på samme eller ulike lokasjoner. Det mest vanlige her er Skype, Hangouts, Facetime og så videre, som gjør at man kan ha en rik kommunikasjon med både lyd og bilde selv om man ikke er på samme sted.

– To av mine favoritter heter Padlet og Mentimeter. Padlet (http://padlet.com) er et elektronisk tavle-verktøy som gjør det mulig å skrive på samme «vegg» samtidig ved å bruke PC/smarttelefon/nettbrett. Det kan fungere bra som verktøy for å engasjere og involvere flere deltakere, ikke bare de som er ekstra glade i å prate. Mentimeter (https://www.mentimeter.com/) er et meningsmålingsverktøy som kan brukes på flere måter. Man kan ha tradisjonelle avstemninger, men også bruke ordsky eller lengre tekster for å få fram synspunkter, avslutter Skau-Nilsen.