Lisbeth Sæther Storli forklarer at kommunikasjon er selve limet i en organisasjon.

– Skal vi lykkes med samarbeid og samspill er det én ting som er en klar forutsetning – at vi kommuniserer godt. Jeg ser kommunikasjon som hovedpulsåren i en organisasjon. Dårlig kommunikasjonsflyt skaper grums og propper i systemet, som misforståelser, forventningsbrister, usikkerhet, uklarhet og manglende samarbeid. Det bidrar til stress og demotivasjon og svekker virksomhetens effektivitet og resultater. God kommunikasjon og åpen tilbakemeldingskultur gir bedre samspill og trivsel, som gjør at vi skaper bedre resultater.

Betydningen for ledelse

Sæther Storli forklarer at alt handler om å kommunisere, og at kommunikasjon er en viktig del av lederrollen.

– Å skape et tydelig målbilde – hvor vi skal og hvordan vi skal komme dit – er avgjørende for at vi skal ha samme forståelse for hvordan vi skal jobbe. En leder må inspirere og skape engasjement og vilje som gjør at medarbeiderne har lyst til å prestere på sitt beste. Det er viktig å se menneskenes ulike styrker og hva de motiveres av, for å kommunisere på best mulig måte med den enkelte. Alle motiveres ikke av det samme.

– Selv bruker jeg ofte det arbeidspsykologiske verktøyet MBTI i internprosesser, for å avdekke medarbeidernes ulike preferanser. Dette er til god hjelp i utviklingsprosesser og et verdifullt verktøy for ledere – både for egen del og i sin lederrolle. Du kommuniserer ulikt til en som er logikk- og oppgaveorientert versus en som er verdiorientert. Å bli møtt med respekt, forståelse og anerkjennelse for den vi er, skaper tillit og gode relasjoner. Da yter vi også mer.

– Det er spesielt tre områder en leder bør ha fokus på for å påvirke samspillet internt, nemlig målavklaring, intern og ekstern kommunikasjon og konflikthåndtering (10 bud for konflikthåndtering). Forskning viser at dette påvirker graden av samhørighet, samarbeid og kunnskapsdeling. Da er det viktig å være bevisst både hva du sier, hvordan du sier det og hva slags kroppsspråk du har. Er du god på å kommunisere er du god til å nå frem til folk på en måte som gir gjenklang og skaper gode relasjoner. Da øker sjansene for å oppnå gode resultater. Selvinnsikt og selvledelse er en forutsetning for å være god på å lede andre. Det bidrar til at man kommuniserer bedre og bygger tillit. Og jo mer tillitsbaserte relasjoner medarbeidere opplever å ha til sin leder, jo mindre opplever de ulike mentale helseplager og stress. Så god kommunikasjon gir rett og slett friskere medarbeidere.

Ond spiral

Sæther Storli påpeker at konsekvensene kan bli store hvis man er dårlig på å kommunisere.

– En leder som er dårlig på å kommunisere, forstår ofte ikke at det er en viktig del av lederrollen. Men mange har heller ikke kunnskap om hvordan de kan kommunisere bedre, og tenker kanskje at dette er noe de kan. Det er heller ikke nok med lang fartstid – du må uansett være «god på mennesker». Når en leder kommuniserer mangelfullt, negativt eller uklart, blir det vanskelig å få medarbeiderne i organisasjonen til å jobbe mot samme mål og prioriteringer. Du får ikke ut potensialet av den enkelte og mister synergien av godt samspill.

– I tillegg må du regne med misforståelser, demotivasjon, ekstra tid på å rydde opp i uklarheter. Kanskje mister du også viktige kundeoppdrag, fordi medarbeiderne ikke har fått tilstrekkelig kunnskap og informasjon, og turn-over-en kan bli høy. De dyktigste slutter og finner seg jobb andre steder. Arbeidsplassen blir lite attraktiv, og omdømmet blir dårlig. Dette kan resultere i tapte inntekter for en virksomhet som sliter for å nå sine mål. Det blir fort en ond spiral.

– En leder som blir stresset, og som reagerer med å skjelle ut sine ansatte eller vise annen dårlig oppførsel, gjør situasjonen enda verre. Når vi er presset, er det dessverre «reptilhjernen» som fort slår inn, og kan gi dårlig impulskontroll. Vi reagerer før vi tenker – på autopilot («fight or flight»-respons). Eller snakker rett «fra levra» som noen liker å kalle det når de har opptrådt ufint, noe som bare er en dårlig unnskyldning for dårlig impulskontroll. Som leder er det avgjørende for både egen og andres del å unngå dette. Unngå også å sette andre mennesker i situasjoner hvor reptilhjernen overtar styringen. Dette blokkerer stort sett mulighetene for læring og hindrer konstruktiv kommunikasjon.

Er lederen problemet?

– Som leder har du også et ansvar for å rydde opp i samarbeidsproblemer og konflikter internt, hvis ikke legger du til rette for tolkninger, misforståelser, mistenksomhet og «kos med misnøye», som er skadelig for både trivsel og produktivitet. Konflikter er for øvrig helt normalt i en organisasjon. De fleste har derimot alt for lite trening i å få det beste ut av en konflikt, fordi de ikke har lært og trent nok på dette. Og mange ledere er konfliktsky – de vil helst slippe unna vanskelige samtaler. Men dersom du ikke griper inn og rydder opp i en konflikt, kan den eskalere og ødelegge arbeidskulturen fullstendig. Det er greit å synes det er vanskelig – det er det også som regel – men desto viktigere å trene på det.

– Noen ganger kan også lederen selv være den som er problemet. Det kan være at hun er utydelig og uforutsigbar eller at hun har en kommunikasjonsstil som skaper utrygghet. Å bruke et nedvurderende og demotiverende språk eller komme med spydige, ironiske kommentarer fører til demotiverte og frustrerte medarbeidere. Bruk av hersketeknikker – bevisst eller ubevisst - er dessverre ikke uvanlig og fryktbasert ledelse forekommer fremdeles på mange arbeidsplasser. I verste fall kan dette skape varig lav selvtillit og syke medarbeidere.

Løft andre

Sæther Storli er tydelig på at man kan bruke kommunikasjon bevisst for å løfte andre.

– De fleste kan kommunisere langt bedre bare ved å være bevisst hvilke ord de bruker og hva slags kroppsspråk de viser. Om de har et anerkjennende eller underkjennende språk. Vi har vel alle opplevd at vi kan føle at luften går ut av oss og all energien forsvinner ved at en annen kommer med en negativ eller giftig kommentar. Mens andre får oss til å føle oss vel og fyller oss med positiv energi.

– Det er ikke noe hokus pokus, men de som løfter bruker en annen tilnærming og et annet språk. Det er mulig for alle å bli blant de sistnevnte, dersom de ønsker å jobbe med seg selv og sin egen kommunikasjon. Selv liker jeg Halldis Moren Vesaas som sier «er det en grunn til å si noe positivt om en annen, er det ingen grunn til å la være».

  • Sæther Storli har flere konkrete tips til hvordan du som leder kan bruke kommunikasjon til å løfte deg selv og andre rundt deg:
    • Bruk et anerkjennende språk som skaper energi, overskudd og vekst. Det får folk til å vokse. Eksempler på dette er: «Dette klarer du!», «Du er en av de beste vi har på dette». Og ikke minst å forsterke og tydeliggjøre god innsats ved å synliggjøre hva som konkret ble gjort.
    • Velg dine ord med omhu! Bruk et språk som motiverer og anerkjenner. Skap positive forventninger og mestringsfølelse. Når vi opplever å lykkes skaper dette optimisme, entusiasme og selvoppfyllende profetier.
    • Vær bevisst på at det verbale stemmer overens med dine ikke-verbale signaler. Gjør det ikke det, vinner de ikke-verbale.
    • Vær positiv og støttende – vis omsorg og empati. Bidra til selvtillit, gi omsorg og utfordre samtidig til handling
    • Skap positive mestringsopplevelser hos dine medarbeidere. Det skaper optimisme, entusiasme og selvoppfyllende profetier
    • Ha fokus på mål, ønsker og løsningsmønster, fremfor å fokusere på problemer og det som ikke fungerer. Husk at det du gir oppmerksomhet til blir større. Se etter de «kloke grepene» – det som virker! Bruk gjerne skalering på en ny måte – i stedet for å fokusere på hvorfor vi ikke er høyere enn 5 av 10 på skalaen, hvorfor er vi tross alt på 5? Ikke 4? Hva gjør vi som fungerer opp til dette nivået, og hva vil være annerledes hvis vi forflytter oss oppover?
    • Sett små mål – det er avgjørende for at den enkelte opplever å lykkes på veien mot et større mål
    • Skap handlingsenergi. Kommuniser på en måte som gir glede, håp, fremtidstro og opplevelsen av å lykkes. Begeistring skaper energi og pågangsmot.
    • Tett energilekkasjer. Unngå negativt (selv)snakk og «kos med misnøye», destruktive konflikter og manglende raushet – det stjeler energi og tid.
    • Gå inn i følsomme saker med dialog i stedet for diskusjon. Det vil si å lytte for å forstå, stille åpne spørsmål og ikke anta. Være åpen for den andres perspektiver og argumenter. Få til en god og lærende samtale. I diskusjoner er vi ofte mer opptatt av å «vinne» med våre argumenter.
    • Ikke sett merkelapper på folk, med mindre de er positive. Positiv baksnakking fungerer for øvrig veldig godt – gjerne hvis vedkommende får høre av andre at hun blir snakket pent om.
    • Bruk gjerne humor – men pass på at den er sunn! Det vil si at den ikke skal være på andres bekostning. Selvironi og situasjonskomikk fungerer godt, men ironi og sarkasmer bør du holde deg unna – spesielt som leder.

TEKST: INGER LISE KONTOCHRISTOS       FOTO: PRIVAT OG ISTOCK.COM