Når alt er viktig – slik prioriterer du riktig

– Husk at du også skal gå foran som et godt eksempel for de rundt deg, og klarer ikke du å prioritere, gjør du det vanskeligere for dem rundt deg. I en travel jobbhverdag, med mange møter og saker som skal følges opp, må man være god på å sette rammer og å jobbe disiplinert. Det handler om respekt for sin egen tid, og ikke minst for andres tid. Leder man en større organisasjon, vil det også være nyttig å dele de viktigste prioriteringene og målene for kommende måned eller kvartal. Noen kaller det en Roadmap. Min erfaring er at mange setter pris på et enkelt, men tydelig ukes- eller månedsbrev. Men, er det en ting ledere alltid må prioritere, så er det tid til medarbeiderne.

Trygg-Hauger forteller at konsekvensene av å ikke prioritere rett er at man ikke rekker å levere i tide, man skaper unødvendig arbeid, man blir mindre effektiv, når ikke mål og kjenner seg stressa.

– For å kunne ha en effektiv jobbhverdag er det viktig med struktur og systemer. Jeg er også opptatt av at man skal hjelpe hverandre å prioritere på jobb. Det handler om hvordan man innleder en mail eller chat, og hvilke kanaler man bruker når man kommuniserer. I Clas Ohlson prøver vi å hjelpe hverandre med å starte mailen med hva som forventes: Kun til info! Les når du har tid! Trenger svar innen torsdag! Mange liker også å avslutte arbeidsdagen med tom innboks. Det kan være vanskelig, men tvinger deg virkelig til å prioritere og fullføre på tid.

– Det kan være sunt med noen felles kjøreregler for hvilke kanaler som skal brukes til hva, og bli enige om hvor fort vi forventes å svare. I boka mi deler jeg våre uskrevne regler for jobbrelaterte saker som krever svar:

1. Det brenner på dass! Klem! SMS er kun når noe brenner – eller når vi vil si noe hyggelig.
2. Pasienten trenger rask behandling: Melding i apper som de fleste har på mobilen, krever raskt svar.
3. Mye på hjertet, tungt innhold eller «til info»: E-post er for de viktige sakene som man kan bruke litt lengre tid på, eller for å spre informasjon man ikke trenger å svare på der og da.
4. Tenk at mottakeren er 12 år: Uansett kanalvalg har vi en grunnregel som vi prøver å følge i Clas Ohlson: Skriv kort! Dropp lange avhandlinger og spar aldri det viktigste til slutt. De fleste gidder ikke å lese hele e-poster, og mange misliker komplisert språk.

Trygg-Hauger liker å lage lister hvor hun samler oppgavene for å kunne prioritere bedre.

– For å vite hva som skal strykes av lista mi når jeg prioriterer, så stiller jeg meg selv dette spørsmålet: Må jeg eller vil jeg? Er dette need to eller nice to? Det er overraskende mye som faller i den siste kategorien, og da ryker det ut av lista. Det kan også hjelpe å dele store oppgaver opp i mindre deler for å gjøre dem mer gjennomførbare.

– Synes man det er vanskelig å prioritere, kan man kan jo også la seg inspirere av triage-sykepleierne som er ansvarlig for mottaket på legevakta. De prioriterer hvilke pasienter som skal få hjelp først, ut fra hvor alvorlig tilstanden deres er: umiddelbar behandling, rask behandling og de som kan vente. Du har kanskje ikke skadde pasienter i kø, men teknikken går ut på å kategorisere hvilke oppgaver som prioriteres høyest i løpet av en arbeidsdag eller uke. Kategoriser og ranger etter viktighet og tid. Kanskje blir det lettere å prioritere om du ser for deg at du står på et akuttmottak? Det må skje fort, helst i løpet av tre minutter!

– Akkurat som på legevakta kan ofte de som roper høyest, ta oppmerksomheten din. Dette er det viktig å være bevisst som leder. Har du fanget opp den litt mer introverte i det siste? Sørg for å sette av tid med alle i teamet ditt, og gjør det regelmessig. En tydelig møtestruktur skaper forutsigbarhet for alle. Da kan kollegaene dine samle opp saker man vil drøfte i stedet for å sende mail eller ringe. Vet man at man snakkes hver tirsdag, så kan som regel mye vente.

– Husk også alltid å sette av tid til det uforutsette i kalenderen. Hver dag. Det gir deg rom til å omprioritere når det skjer noe som ikke var planlagt, og gjør deg mindre stressa når det skjer. For det vil det! Samtidig er det viktig å følge magefølelsen, den hjelper deg til å gjøre raske vurderinger og prioritere bedre. Og øv deg på å si nei. Jeg er opptatt av at man skal gi seg selv best mulig forutsetninger. Så sett av tid og tenk gjennom hva som er viktig for deg for å trives på jobb, kjenne mening og mestring. Det handler også om å identifisere hva som hindrer deg. Er det noe du kan gjøre annerledes eller be om hjelp til?

– I Swedbank har de en regel om at de ikke får sende e-post etter klokken 18 hvis det ikke er helt nødvendig. Jobber man på kvelden, må man sette på forsinkelse på alle e-poster. Regelen er et tiltak for å sikre en bedre balanse mellom jobb og fritid, og den gjelder for alle i hele bedriften.

Hvis man har en jobb med fleksibilitet, er Trygg-Hauger fan av at man tilpasser arbeidsdagen sin etter når man jobber best.

– Jeg er et A-menneske og er mest kreativ før lunch. Mens andre har de beste ideene nærmere midnatt. Det å vite når du har flyt og sette arbeidsdagen etter det, kan gjøre dagen veldig mye mer effektiv. Har man barn, er det lurt å planlegge regelmessig med partneren sin, sånn at man vet hvem som skal hente og levere i barnehagen. I tillegg vil jeg anbefale å sette av tid til pauser. Pauser gjør oss mer effektive, men i en travel hverdag kan det være vanskelig å prioritere. Men setter du konsekvent av tid til det, blir det lettere. Finn ut hva som lader deg. For noen er det en rask tur ut, noen knebøy eller se ut av vinduet og tenke på noe helt annet. Forskning viser at det å være i naturen har positiv effekt på både helse og trivsel og reduserer stress. De fleste av oss tilbringer altfor mye tid innendørs, så benytt sjansen til å komme deg ut så mye du kan når du endelig har fri.

– De lengste pausene er de vi har når vi tar ferie. Men tar du faktisk skikkelig ferie i ferien? Eller smugleser du e-post på stranda og jobber en halvtime eller to etter at ungene har lagt seg? I en undersøkelse Norges ingeniør- og teknologorganisasjon (NITO) gjorde blant sine medlemmer, jobbet 35 prosent av medlemmene i sommerferien i 2018. De fleste som hadde jobbet i ferien, jobbet mellom én og ti timer i løpet av sommeren, mens fire av ti jobbet mer enn én hel arbeidsdag. Fire prosent sa de jobbet ti dager eller mer i ferien, og da kan vi vel strengt tatt koste på oss noen anførselstegn rundt «ferie». Men ofte er nok jobbing i ferien mer frivillig enn vi kanskje liker å tro. Det er rett og slett litt vanskelig å skru helt av.

Trygg-Hauger råder til å forberede kollegaene, sjefen og deg selv best mulig – før du tar ferie. Gjerne også eksterne samarbeidspartnere og kunder, hvis det er aktuelt. Videre mener hun at det er lurt å snakke om hvordan du ligger an, hva som bør følges opp, og hva som bør gjøres hvis ulike scenarioer dukker opp mens du er borte. Du må si klart ifra hvor lenge du blir borte, og hvor tilgjengelig du ønsker å være.

– Forskning på ferielykke viser at spontanitet er den viktigste faktoren til at man har det gøy på ferie. Færre planer gjør at vi føler oss mindre bundet, så unngå å planlegge absolutt alt, selv om du bare skal være ett sted i noen dager. Mange av oss er gode til å planlegge før ferien, men hvor mye tid har du brukt på å planlegge returen til jobbhverdagen? Det å komme tilbake fra ferie til kaos kan få selv fulladede batterier til å flate ut på 7,5 timer. Kroppen får et aldri så lite jobbsjokk. Hvis jobben din tillater det, kan det være lurt å blokke ut kalenderen de første dagene. Gjør du ikke det, kan kalenderen plutselig fylles med møter, og du rekker aldri å komme deg à jour. Lag deg lommer med tid for å prioritere ting du må få unna først, som e-postene som har hopet seg opp mens du har vært borte.

– Når du er på ferie, er det en fordel å vite hvordan du slapper av best mulig. Noen trenger late dager i hengekøya eller brettspillkvelder med familien, andre trenger tunge toppturer eller seige sykkelturer. Sørg for at du bruker ferien til å gjøre litt av det som får deg til å slappe skikkelig av. Hvis du ikke klarer eller ønsker å skru av alt jobbrelatert i ferien, bør du bestemme deg for når og hvordan du skal sjekke inn med jobben. Har du laget deg noen tydelige regler, blir det lettere å unngå å kikke innom mer eller mindre bevisst gjennom dagen.

– Selv fikk jeg en tankevekker allerede første feriedagen i fjor sommer. Vi kom vi frem til hytta etter en lang kjøretur, og da ungene var i seng, kunne jeg endelig slenge beina opp i sofaen. Før jeg visste ordet av det, hadde jeg sittet med jobbmail i en halvtime. Den første uka på hytta sjekket jeg e-posten sikkert hver halvtime. Jeg svarte på alt som kom inn og fulgte med i alle kanaler. Mobilen trakk oppmerksomheten bort fra omgivelsene, og jeg var mindre til stede enn jeg burde – og trengte. Så fikk jeg en e-post fra en kollega med emnefeltet: «Semestertips – få ROI på din semester och kom tillbaka i 2.0-version!» ROI står for «return on investment», altså avkastning, og det er vel noe de fleste ønsker seg av ferien sin? I e-posten fant jeg en link til en artikkel med smarte tips for å få en bedre ferie. Jeg la fra meg mobilen og kastet meg straks ut i ferien, avslutter Trygg-Hauger. 

– For å sikre at du får gjort det du skal i løpet av arbeidsdagen må du ikke la deg distrahere for mye. Hold deg til målet og vær litt streng med deg selv. Trenger du et varsel hver gang du får en e-post? Må du lese hver chat-melding umiddelbart? Kan du prøve å skru av alle varslene bare for én dag og se hvordan det går?

• Stopp varslene: Vær bevisst hvilke varsler du har på. Skru av alle varslinger som ikke er strengt nødvendige, inkludert e-post. Sjekk de ulike kanalene til faste tider eller når du tar pauser fra konsentrasjonskrevende oppgaver.
• Juks deg til selvdisiplin: Klarer du ikke å holde deg unna sosiale medier, e-post, chat og andre kommunikasjonskanaler? Det finnes en rekke apper og verktøy for å sperre visse nettsider eller stenge deg ute hvis du bruker for mye tid der.
• Legg vekk telefonen: Skru av lyden og legg vekk mobilen når du skal jobbe konsentrert. Må du være tilgjengelig for noen, for eksempel barnehagen eller en kollega som skal i et møte? Sett telefonen i «ikke forstyrr»-modus, men slipp gjennom akkurat disse kontaktene. Da kan du ikke lenger «lure» deg selv ved å si at du må være pålogget fordi barnehagen kan ringe.

• Øv! Det er tøft å prioritere bort noe, men øver du ikke, blir du heller ikke bedre.
• Finn ut hvor grensene dine går. Hva prioriterer du ikke bort?
• Sett tidsfrister og mål, og hold deg til dem.
• Ikke gjør ting for komplisert, og ikke overanalyser.
• Gjør det til en sport å bruke tiden din effektivt. Kan du skrive kortere og enklere mail?

• Lag en vinnerstrategi: Finn ut hva du er god til, hva du virkelig mestrer. Det er lite som kjennes bedre enn å få til noe skikkelig godt, men da må du vite hva du lykkes best med. Er du usikker? Spør en kollega som kjenner deg godt.
• Finn ut hvem som motiverer deg: Bli kjent med de du jobber med, og finn ut hvem som motiverer deg best til ulike ting, de som gir deg påfyll.
• Avklar forventninger og be om tilbakemeldinger: Usikkerhet er sjelden motiverende. Er du usikker på rollen din, eller lurer du på om sjefen er fornøyd med jobben du gjør? Spør!
• Finn ut hva som stresser deg: Stress dreper motivasjon. Har du for mye å gjøre, eller er det noe på lista som du ikke mestrer?

Tittel: Når timene flyr: Tips og triks for å få det gøy på jobb.

Forfatter: Stine Trygg-Hauger.

Utgitt: Aschehoug, 2020