Vi gjør altså nesten presist det motsatte av hva vi egentlig ønsker, og kommer derfor dit vi ikke vil: At onboarding ikke realiserer det potensialet som ligger i god rekruttering og god utvelgelse. Videre at nyansatte mottar onboardingen med et gjesp, betraktes som kostbart tidsspille av linjelederne, og topplederne sukker og nedjusterer HR-budsjettene nok en gang.

Jeg vil derfor male et målbilde på veggen, og peke ut retningen for hvor vi faktisk vil. Jeg stiller her 11 nøkkelkrav for at onboardingen skal bli bedre enn i dag, og til sist vil jeg forsøke å gi en forklaring på hvorfor vi stadig gjør det vi egentlig ikke vil.

Skal knytte bånd

Formålet med onboarding er at nyansatte skal bli fornøyd med jobbvalget, bli del av sin nye arbeidsplass, og fungere og prestere raskere enn om de ble overlatt til seg selv og tilfeldighetene. Dette krever at begge parter tenker og føler at ansettelsen er til glede og nytte, ivaretar egne behov, opplever at det er umaken verd å legge innsats i at det skal gå bra, og at man derfor også knytter seg emosjonelt til arbeidsplassen.

  • God onboarding bidrar til å knytte bånd mellom nyansatte og deres nye arbeidsplass.

Del av ansettelsesprosessen

Onboarding er en logisk nødvendig del av en helhetlig ansettelsesprosess. Rekrutteringen bringer relevante søkere inn i prosessen, utvelgelsen sørger for at arbeidsgiver og søkere treffer gode valg på et best mulig grunnlag, og onboardingen realiserer potensialet som er lagt i rekruttering og utvelgelse.

Således henger onboarding sammen med alt fra offboarding, rekruttering og employer branding, kriterier for- og praktisk gjennomføring av utvelgelse, Realistic Job Preview, til søkernes vurderinger og jobbvalg, m.m.

  • God onboarding henger sammen med- og viderefører øvrige deler av en helhetlig ansettelsesprosess.

En prosess

Onboarding er hverken et opplæringstiltak eller avkryssinger på en sjekkliste, men i stedet en løpende prosess der partene lærer og tilpasser seg hverandre, slik at den nyansatte ikke lengre anses som annerledes, ny og fremmed. Prosessen foregår gjennom arbeid og samhandling mellom relevante aktører. De viktigste aktørene er nærmeste overordnede og kolleger, og gjerne også andre i og utenfor organisasjonen. HR er bare viktig som tilrettelegger, og burde være fagekspert på området.

  • God onboarding er en sosial prosess mellom aktører i rollesettet, og forserer integrasjonen mellom nyansatte og deres nye arbeidskolleger og arbeidsplasser.

Bred læring

Onboarding handler egentlig om å få nyansatte til å lære å gjøre jobben sammen med sine kolleger, innenfor kvalitetskrav og økonomiske rammer, i pakt med organisasjonens kultur, osv. Nyansattes umiddelbare og praktiske utfordring er derfor å håndtere sine nye roller. Dette foregår innen en organisatorisk og kulturell kontekst, som man også må lære, forstå og håndtere. Samtidig må man bli del av det sosiale system, ikke minst nå som stadig mer arbeid har blitt til samarbeid. De kulturelle og sosiale aspekt er det vanskeligste og viktigste aspekt ved onboardingen. Å bli del av en ny arbeidsplass utløser samtidig spørsmål om identitet, ønsker, krav, og personlig mestring, slik at onboarding også må hjelpe nyansatte med slike mer personlige læringsutfordringer.

  • God onboarding skal gi nødvendig læring på et bredt felt.

Gjensidig

Nyansatte bringer inn nye erfaringer og perspektiver til sine nye arbeidsplasser, og ønsker å bruke dette til eget og organisasjonens beste. Dette kalles personalisering, og innebærer at det skjer forandringer på arbeidsplassen fordi det kommer inn en nykommer. Organisasjonen har på sin side et ønske om at nyansatte skal tilpasse seg eksisterende kultur og strategier. Dette kalles sosialisering. Når møtet mellom disse to prosessene ikke håndteres tilfredsstillende oppstår det frustrasjoner, konflikter, og tidlig turnover.

  • God onboarding er gjensidig, håndterer forholdet mellom nyansatte og etablert stab, og bidrar til en bevisst forhandlet balanse mellom sosialisering og personalisering.

Går over tid

Nyansattes lærings- og tilpasningsprosesser løper de facto fra de begynner å tenke på å forlate forrige jobb, er mest intens den første tiden, men fortsetter så lenge som to-tre år etter tiltredelse. Prosessen er fullført når forskjeller mellom nyansatte og deres kolleger tilskrives individuelle forskjeller, ikke at man er ny.

  • God onboardingen følger- og møter de konkrete utfordringene nyansatte har over tid.

Håndtere usikkerhet

Nyansatte ser fram til sitt nye arbeidsforhold med glede og forventning, det er jo tross alt derfor de har sagt opp jobben og valgt å gå videre til en ny arbeidsplass. Men samtidig skal de tre inn i noe nytt og ukjent, og må derfor «oversette» sin kompetanse til en ny rolle, lære og tilpasse seg sin nye situasjon for å fungere og prestere på et tilfredsstillende nivå. Usikkerhet og svak mestring er derfor jobbskiftenes personlige kostnadsside.

  • God onboarding hjelper nyansatte å håndtere usikkerhet og deres personlige lærings- og tilpasningsprosesser.

Velkommen!

Nyansatte har behov for å føle seg velkommen og få bekreftet at man er underveis til å bli et velintegrert medlem av sin nye arbeidsplass. Denne følelsen er grunnlaget for at man knytter seg til arbeidsplassen også emosjonelt. Det er viktig at arbeidsplassen er praktisk klargjort, men de sosiale opplevelsene i møtet med ledere og kolleger i- og rundt arbeidet er nøkkelen til å skape en velkommen-følelse.

  • God onboarding gir nyansatte en følelse av å være velkommen på den nye arbeidsplassen.

Individualisert

Alle læringsbehov er individuelle, siden nyansatte varierer i erfarings- og utdanningsbakgrunn, der noen kommer fra lignende rolle på annen arbeidsplass, mens andre har skiftet karriere eller er nyutdannet. Behovene vil variere mellom ulike stillingskategorier, og være annerledes for ledere enn for medarbeidere. Standardiserte leveranser og prosesser som skal treffe alle, treffer i stedet ingen.

  • God onboarding er individualisert, slik at den dekker den enkelte nyansattes behov.

Læringsroller

Forskning viser at det viktigste enkelttiltaket er tilgang til faddere, coacher, veiledere og mentorer. Slike vil kunne hjelpe nyansatte med de utfordringene de strever med, når de trenger det. Ingen kurs eller program kan løse dette.

  • God onboarding gir nyansatte gode læringspartnere som kan støtte og styre deres tanker, følelser og handlinger.

Evalu-Læring

Selv de beste intensjoner kan lande med et mageplask, der det man hadde stor tro på kan vise seg å fungere ganske dårlig, og selv perifere hendelser og aktører kan vise seg viktigere enn man på forhånd trodde. Derfor er det viktig å evaluere prosessene for å lære av dem, noe som krever et kritisk, faglig profesjonelt blikk på onboardingen.

  • God onboarding innebærer kritisk selvrefleksjon, både for å forbedre onboarding av hver enkelt nyansatt, og for å forbedre måten man driver onboarding på.

Intet nytt!

Disse nøkkelkravene er hverken revolusjonerende eller overraskende. Altså gammelt nytt.  Likevel er det nettopp slik onboardingen de facto foregår, og spørsmålet er hvorfor vi stadig gjør noe annet, slik at vi stadig ender der vi ikke vil.

En forklaring ligger åpenbart i manglende kompetanse innen ansettelser generelt, og onboarding spesielt. Utdanningssektoren må altså bære sin del av ansvaret, siden man tross alt er premissgiver for den faglige delen av ansettelsesarbeidet. Onboarding er knapt nevnt i to av de tre bøkene på norsk om ansettelser, og er heller ikke et sentralt tema inn HR og lederutdanninger. Manglende faglig innsikt blir ekstra kritisk når man presses på økonomi og skal gjøre alt billigere, raskere og enklere.

Den prediktive misforståelsen

Verre er det at både utdannelses- og konsulentsektoren fortsatt markedsfører et naivt, prediktivt perspektiv på ansettelser, med tung vekt på statistikk og testing av søkerne, som om dette skulle gi et helhetlig og dekkende bilde av de utfordringer arbeidslivet står overfor når man skal supplere sine staber med nye talent. Alle spørsmål om ansettelser reduseres i stedet til om man har vært avansert nok da man testet søkerne i utvelgelsen.

I dagens kandidattørre arbeidsmarked er det kritisk at man undervurderer betydningen av å tiltrekke seg- og holde søkerne fast i prosessen, altså det som faglig sett heter rekruttering.  Samtidig undervurderer man hvordan onboarding kan- og skal bidra til at de som var best i utvelgelsen faktisk blir gode når de skal prestere og fungere på arbeidsplassen. Når vi skaper dårlig onboarding, klarer vi heller ikke høste fordelene ved god rekruttering og god utvelgelse.

Skal ansettelser gjøres bedre, må vi bli bedre på både rekruttering, utvelgelse og onboarding – og vi må skape en helhet mellom disse tre fasene. Samtidig må vi forstå at ansettelser er et samspill mellom jobbsøkere og arbeidsplasser, og at man må integrere nyansatte med sine nye arbeidsplasser. Det må knyttes bånd. Dette er den grunnleggende erkjennelsen vi må ta inn over oss.

Tekst: Frode Hübertz Haaland  Foto: Istock.com og privat.

Frode Haaland 3.jpg