Når e-poster skaper avstand, ikke tillit

Hvordan vi skriver som ledere, har mer å si enn mange tror. En kort e-post ment som nøytral, kan oppleves som kald. Et enkelt «Ok.» kan høres ut som avvisning. Når kroppsspråk og blikk forsvinner, står ordene igjen alene – og de treffer hardere enn vi aner.

Gjør dette: Legg til én setning som viser varme eller retning. «Ok, god plan» skaper noe helt annet enn bare «Ok.»

Din tone skaper lederbildet – også på skjerm

Hvis du er varm og inkluderende i møter, men knapp og formell i skrift – skapes et sprik mellom hvem du er, og hvordan du oppfattes. Din skrivestil er en del av lederstilen din.

Gjør dette: Speil mottakeren i tone. Bruk ord som «allerede» og «takk» for å løfte budskapet. Og husk: Du trenger ikke skrive langt – bare riktig.

Når bør du heller ta det muntlig?

Negative tilbakemeldinger treffer hardere i skrift. Ros, derimot, bør du gjerne sende på e-post – eller dele i plenum. En positiv melding som blir stående, kan ha langtidsvirkning på motivasjon og relasjon.

Gjør dette: Tenk alltid – «ville jeg sagt dette ansikt til ansikt?» Hvis ikke, bør du kanskje la være å skrive det.

Ord som varer – og ord som virker

En post-it-lapp med en kort takk. En håndskrevet bursdagshilsen. Et «takk for tålmodigheten» i stedet for «beklager ventetiden». Slike små grep bygger kultur – én melding av gangen.

Gjør dette: Bruk ChatGPT som skrivepartner for å justere tone og tydelighet. Og husk at ett velvalgt ord kan forandre alt.

Dette kan du gjøre videre

For deg som leder:

Lag deg én enkel regel: «Ikke skriv noe jeg ikke ville sagt høyt.» Test det neste gang du svarer på e-post.

For ledergrupper:

Diskuter i neste møte: Hvilken tone preger kommunikasjonen vår – og hva gjør det med tilliten i teamet?

Les hovedartikkelen og få innsikt i:

– Hvorfor en kort og «nøytral» e-post kan oppfattes som krass – uten at du aner det
– Når skriftlig ros gir større effekt enn muntlig – og hvorfor kritikk bør tas ansikt til ansikt
– Hvordan små ord som «allerede» og «takk» kan snu hele tonen i meldingen
– Hva som skjer når ros blir værende i innboksen – og bygger lojalitet over tid
– Hvordan du kan bruke ChatGPT som din digitale sparringspartner for bedre lederkommunikasjon