– Ledere, og for så vidt alle på arbeidsplassen, bør ha noe grunnleggende kunnskap om kommunikasjon. Hva er det for eksempel som gjør kommunikasjon komplisert og lager fallgruver? Det mest opplagte er når vi tillater at kommunikasjonen går for fort. Når vi ikke stopper opp og avsjekker eller forventningsavklarer. «Var det x du mente da du sa y» og så videre. Det er flere former for dialog. Den ene er som å stå på vannski. Det går innmari fort, og vi stopper ikke opp.

– En annen form for dialog kan sammenliknes med å dykke. Du er altså i samme elementet, men på en helt annen måte, og tar deg tid til virkelig å lytte. Vi skal ikke kutte ut hverdagsdialogen vår, men det er lederens plikt og ansvar å sørge for de arenaene der det er rom for en annen form for dialog. Spesielt hvis man jobber mot et bestemt mål, må vi besøke det målet jevnlig på en arena der det er trygt å snakke sammen. Arenaer der de du leder i teamet, får følelsen av å være inkludert i og ha eierskap til det dere snakker om.

Simonsen har lang erfaring fra kommunikasjonsarbeid i team, blant annet fra Forsvaret.

Make or break

Ut fra Simonsens erfaring med å lede team på høyt nivå i Forsvaret og jobbe med ledere i en rekke bedrifter, mener han at det finnes helt klare faktorer som styrker god kommunikasjon – og like sterke faktorer som svekker.

– For å styrke kommunikasjon trenger vi blant annet nysgjerrighet og undring, der noen stiller spørsmål. Vi stiller generelt lite spørsmål, og gjør vi det er det ikke engang gode spørsmål. Det er mest spørsmål til oppklaring. Skal vi skape gode relasjoner handler det om anerkjennende kommunikasjon, av andre perspektiver, løsninger og ideer, uten å gå i forsvar eller argumentere. Dette stiller krav til lederen, om å kjenne menneskene i teamet, også utenfor den konteksten de jobber sammen i. Vi mennesker er alltid mye mer enn det vi ser.

– Som leder må vi innse at kommunikasjon og relasjonell kompetanse er viktig. Det må opp på agendaen – bare der er mye gjort. Min oppfatning er at mange ledere ikke ser fullt ut ser verdien av å prioritere trygge og gode rammer for kommunikasjon. Det er ingen sunn holdning. Det handler i stor grad om hvilken kultur vi har på arbeidsplassen og i teamet. Hvilke rytmer og rutiner har vi, når setter vi oss ned for å planlegge sammen? Hvis vi bare trykker på play og lar prosjektet gå, og først sjekker at vi snakker samme språket etter tre uker, kan mye skjære seg. Vi må ha en arena der vi planlegger og avstemmer sammen underveis, der vi kan ha de mer undrende samtalene og ha rutiner for å holde oss på samme spor.

– En annen ting som kan ødelegge for god kommunikasjon, er ord og utrykk vi bruker i hverdagstalen. For eksempel, hva betyr det at vi har «dårlig tid»? Andre begreper kan være respekt og lojalitet. Vi glemmer å avstemme hva som ligger i begrepene hos hver enkelt. Dette kan skyldes språklige forhold, dialekter, fagterminologi, eller at vi kommuniserer på mail der store deler av kommunikasjon som kroppsspråk, mimikk og tonefall går tapt. Vi opplever heller ikke verden slik verden er, men slik vi kjenner den. Vi har med oss forskjellige erfaringer, forventninger og tanker rundt det vi kommuniserer om. Vi opptrer på automatikk ut fra at det bildet jeg har dannet meg av deg, er sant. I det øyeblikket to mennesker møtes, gjør vi oss opp en mening av hverandre, og forholder oss videre til at dette stemmer.

Tilstedeværelse er nøkkelen

– Hvis vi skal klare å styrke kommunikasjon i team, må vi ta oss tid, og møte opp med undring og tilstedeværelse. Det sistnevnte er noe av det jeg føler mangler mest når jeg er ute og jobber i bedrifter og organisasjoner. Det er ut av det ene møtet og inn i det neste. Alle gjøremålene i hverdagen oppleves som en eneste lang rekke hendelser. Mitt aller beste relasjonelle tips er å legge inn små brudd mellom disse hendelsene. Stopp opp og kjenn på at nå er det et brudd mellom to aktiviteter. Trekk pusten, og finn roen litt. Still deg selv spørsmålet: er det noe jeg trenger å håndtere av det jeg nettopp sto i? Må jeg ta noen notater? Skal jeg sende over noe? Håndtere det, eller parkere det ved å legge det i kalenderen? Slik at jeg nå kan legge det fra meg.        

– Still så neste spørsmål: Hva er det neste jeg skal inn i nå? Hvilken versjon av meg skal vedkommende møte? Hva er viktig for meg når jeg går inn? Hvis jeg kunne lært ledere én ting, så er det kun det. Da ville vi vært bedre på alle arenaer. Hvis vi ikke er bevisst på disse tingene, så vil kommunikasjonen i større grad være overlatt til tilfeldighetene. Ja, vi kan snakke om store kommunikasjonsteorier, men hvis vi drar det back to basic, så handler det om tilstedeværelse. Alle mennesker trenger å bli sett og anerkjent, men på ulike måter. Det krever at du er nok tilstede til å fange opp hva hver enkelt trenger i en kommunikasjonssituasjon. Styr tiden din, ikke la andres agenda bli din agenda, og finn de riktige prioriteringene for deg. Sett grenser for tiden din og skap de bruddene du trenger for å møte opp som den beste versjonen av deg selv i hver enkelt situasjon, avslutter Simonsen.

  • Kommunikasjonsrutiner

    Det er rutinene som skaper kulturen og arenaene for god kommunikasjon.

    Hvordan disse rutinene ser ut, er ikke det viktige, men at det ikke overlates til tilfeldighetene.

    1. Daglig. Trenger ikke være mer omfattende enn å sjekke hvordan folk har det.

    2. Ukentlig. En reflekterende modell, der vi reflekterer høyt. Hva har jeg gjort siste uka, hva har jeg stått i, hva har vært utfordrende, hva er jeg stolt av. Hva er viktig for meg neste uke?

    3. Månedlig. Et dypdykk for å sørge for at vi ikke durer av gårde i alle retninger. Et lite avvik i dag vil raskt skape stor avstand om tiden får lov til å løpe.

TEKST: INGER LISE CONTOCHRISTOS        FOTO: HILDE BREVIG OG ISTOCK.COM