Fem steg for å lykkes med endringsprosesser

– Det handler om å avdekke og adressere de grunnleggende årsakene til problemene man har, fremfor å bare håndtere symptomene, sier ekspert Ellen Daleng.

Enhver organisasjon er et system som består av mennesker, prosesser, teknologi og underliggende tankesett. Systemcoaching er en prosess for å transformere måten et individ, et team eller en organisasjon tenker på og opererer i sitt miljø.

– Det er et unikt verktøy som lar organisasjoner bruke energien sin der de får mest igjen for pengene. Vi identifiserer egenskaper som kan bidra til suksess, eller - hvis de ikke endres - hindre fremgang, sier Ellen Daleng, Agile System Coach i IT-selskapet Computas.

Som Agile System Coach jobber hun mye med endringsprosesser i skjæringspunktet mellom mennesker og teknologi. Hun har over 30 års erfaring som konsulent i store og små virksomheter, og har veiledet organisasjoner som Skatteetaten og DNB i god bruk av digitale samarbeidssystemer.

– En av de viktigste fordelene med systemcoaching er at den inviterer til deltakelse fra alle involverte. Prosessen fremmer det jeg liker å kalle kollektive a-ha-øyeblikk, sier Daleng.

Hun forteller at resultatet av metoden blant annet er samordnet innsats for forbedring, høyere medarbeiderengasjement og -eierskap, mer effektivt lederskap og bedre samarbeid på tvers av organisasjonen.

For organisasjoner som omfavner smidig metodikk gjennom hele verdikjeden, bør systemcoaching være et naturlig neste steg. Det handler om å sette mennesker og interaksjoner før prosesser og verktøy. Et ærlig blikk på egen organisasjon setter i gang de riktige samtalene på tvers av hele organisasjonen og fremmer en kultur for kontinuerlig læring og forbedring. Slik kan systemcoaching samlet sett hjelpe organisasjonen til å nå neste prestasjonsnivå.

– Systemcoaching handler ikke om å pålegge folk å følge et smidig rammeverk, fortelle ansatte hva de bør gjøre eller hvordan de bør gjøre det. Det handler om å veilede for å oppnå en felles forståelse av dagens utfordringer og utforske gode veier fremover, forteller Daleng.

Fordi systemcoaching også avdekker eventuelle gamle mønstre og strukturer som står i veien for videre utvikling, blir det mulig for organisasjonen å identifisere og utvikle ferdighetene og kunnskapen som trengs for å bli virkelig smidig.

Daleng beskriver en fem-stegs prosess hvor en coach veileder deltakerne i gjennomføringen av workshop-øvelser som er skreddersydd spesielt for dem. Prosessen består av praktiske øvelser, rolle- og perspektivtaking og grupperefleksjon. Dette er Dalengs 5 steg til vellykket systemcoaching:

Observasjon av organisasjonens nåværende samarbeidspraksis og prosesser, samt innhenting av innspill fra ansatte og interessenter. På denne måten identifiseres eventuelle flaskehalser eller energisluk i dagens arbeidsmåter, så vel som mulige kulturelle eller organisatoriske barrierer som kan hindre organisasjonen i å fullt ut omfavne smidige prinsipper.

I steg to visualiseres relasjoner og interaksjoner i organisasjonen gjennom ulike former for systemkart, for å identifisere eventuelle mønstre eller trender som kan være årsakene til utfordringene vi så i første steg. Her benyttes konstellasjoner som lar folk bevege seg, sortere og organisere seg i et åpent rom basert på utsagn eller spørsmål.

– Med denne fasen kan man oppnå samlet innsikt i en gruppe på kort tid, sier Daleng.

Etter utforsking velges det ut noen områder som avtegner seg som sannsynlige systemiske årsaker til utfordringene. På den måten legges fokus på å adressere de grunnleggende årsakene til problemet, i stedet for å fikse symptomene.

– Når man har en god forståelse for årsaken til problemet, kan man enklere finne effektive løsninger, forteller Daleng.

I denne fasen jobber alle parter sammen om å lage hypoteser, utføre eksperimenter og måle resultater.

– Jeg har erfart at mye lar seg løse raskt med forholdsvis enkle midler når alle har deltatt i prosessen og fått samme innsikt i hva som må til, slik at de er motivert for å gjøre sin del av jobben, forteller Daleng.

I løpet av denne fasen reflekterer organisasjonen over hva som fungerte bra under iverksettingen av eksperimentene og hva som ikke gikk som planlagt slik at de kan forbedre seg i neste runde med justeringer.

– Tilbakemeldingene er at dette er en berikende prosess. Jeg har opplevd at den kan resultere i alt fra endring av teaminndeling og ansvarsområder til å lære seg å bruke nye samarbeidsverktøy. Fellesnevneren er at prosessen bidrar til at langsiktig forbedring blir et naturlig felles anliggende og ikke noe man forventer at ledelsen skal ‘fikse’, avslutter Daleng.