Effektiviser forespørslene dine med fire enkle metoder

De som ikke har mestret kunsten å gi tydelige forespørsler, vil sannsynligvis oppleve at bønnene deres blir møtt med: «Det skal jeg se nærmere på» eller «Jeg skal prøve». En forespørsel bør ikke fremstå som enklere enn den egentlig er. Klare, velartikulerte ønsker er til det beste for alle. Vi kan dele forespørselen inn i fire komponenter:

Hvis du for eksempel har ansatt en konsulent, men er misfornøyd med forslagene vedkommende kommer med, tenk gjennom om du har væt tydelig nok med hva du faktisk ønsker. List opp elementer som bør være med, ikke forvent at personen forstår det som for deg er åpenbart.

Når du gir en forespørsel til et team, antar altfor ofte hver enkelt at noen andre vil gjøre jobben, noe som ender med at alle forlater møtet med en forventning om at de andre vil ta ledelsen. Styrk forespørselen din ved å tildele en bestemt person hovedansvaret for oppgaven.

Dette er spesielt vanskelig for globale team som jobber eksternt. Med ulike tidssoner, er EOD slutten av dagen i New York eller Singapore? Er "innen slutten av uken" midt på dagen fredag eller i løpet av søndag? Er ASAP 30 minutter etter at møtet er avsluttet, eller om en uke? Når forespørsler har en krystallklar tidslinje, slipper ledere å bruke tid og energi på å sjekke innboksene sine på nytt og forberede seg mentalt på å gjøre jobben selv.

Ved å kontekstualisere forespørslene dine, forbedrer du sjansen for at du virkelig får frem budskapet. Kontekst kan klargjøre hvorfor visse tidsfrister er viktige, selv når de virker tilfeldige. Kanskje en rapport må deles med klienten innen klokken 16 på onsdag fordi konsernsjefen skal på ferie torsdag morgen.

Det er fire akseptable svar på en riktig formulert forespørsel: akseptere, avslå, komme med et mottilbud: "Jeg får det ikke til innen tirsdag, men kan klare det innen klokken 18 onsdag", og en forpliktet forsinkelse: "Jeg kommer tilbake til deg med et svar innen klokken 16 på fredag". Hvis du ikke får et av disse svarene, vil ikke forespørselen din bli utført.

Vanlige uklare eller usikre svar kan være: Høres bra ut. Det burde fungere. Jeg kommer tilbake til deg. La meg sjekke med X. Jeg skal gjøre mitt beste. Jeg skal sette noen på det.

Når du får et uklart svar, la personen få vite når du skal følge opp for å få et sikkert svar. For eksempel: "Fint. Da kontakter jeg deg om to dager for å finne ut om du kan ta dette."

Hvis du ønsker å be en person gjøre noe som ikke er innenfor deres stillingsbeskrivelse, vil det ikke være lurt å komme med krav, som at «du må». Når vi forteller noen hva de skal gjøre, kan de føle seg umyndiggjort. Men når vi gir en forespørsel, ber vi noen om å utføre en bestemt handling. Dette gjør at mottakeren blir tatt hensyn til, og er dermed mer medgjørlig til å hjelpe deg. Kunsten å be om noe, er en kunst verdt å mestre.

Les også: 12 nøkler til hvordan du kan oppnå større suksess - ledernytt.no

Tekst: Cecilie Hammernes  Illustrasjon: Istock.com  Kilde. Hbr.org