– Jo bedre onboardingen er, jo mer vil en nyansatt føle seg kjent hos oss og føle seg som en fullverdig ansatt. Det vil gi et ønske om å være nyttig, altså slik at den nyansatte vil kunne få reelle oppgaver så fort som mulig. Alt i alt vil en helhetlig onboardingprosess gi økt produktivitet.

Vi er opptatt av at onboardingprosessen skal være transparent og forståelig for alle.

Pre-boarding

– Onboardingen starter alt i rekrutteringsprosessen. Det er viktig å gi et så godt og ordentlig inntrykk av Redd Barna som vi klarer allerede under intervjuene. Når avtaler inngås og kontrakter skrives, er vi også i gang med onboardingprosessen. Vi er veldig opptatt av den første tiden. Alt før de nyansatte har begynt på ordentlig, inviterer vi de nye til sosiale happeninger som fredagsquiz, frokoster, sosiale happeninger, seminarer og debatter. Dessuten har vi en rekke undergrupper som strikkeklubb og folk som er på Strava og løper. Nyansatte får alt i pre-boardingen muligheten til å delta på ting knyttet til sin seksjon, men også ting for hele organisasjonen. Å bli invitert til ulike aktiviteter tidlig gjør at vedkommende raskt skal kunne føle at hen er en del av organisasjonen.

– Alle nyansatte får en fadder, og selvsagt skal de vite hvem lederen deres er. Det er dessuten lav terskel for å spørre om ting hos oss. Det er jo enormt å ta inn alle inntrykkene når en starter på en ny jobb. Noen dager før de begynner, deler vi også onboardingplanen med dem. Da får de en oversikt over hva de kan forvente den første tiden, slik at de kan forberede seg litt på det.

Onboarding for medarbeidere og ledere

Lange forteller at alle nyansatte får den samme onboardingen hos Redd Barna, men at lederne får noe ekstra.
– Vi er opptatt av at onboardingprosessen skal være transparent og forståelig for alle. Vi har en egen side på intranettet vårt som beskriver hele prosessen. Det skal være lett for den nyansatte og alle som er involvert i onboardingprosessen, å finne informasjonen og hva vi gjør.
– I tillegg har vi en avdeling som er en god partner og som kan hjelpe alle. Avdelingen sørger for at den ansatte får nok faglig støtte og oppfølging, og skaper en helhet i onboardingprosessen. Så gis den nye oppgaver så tidlig som mulig slik at hen raskt skal føle seg som en del av organisasjonen. Det har vi erfart som ekstremt viktig. Den ansatte har lyst til å vise hva hen kan. Man har ikke lyst til å sitte der unyttig, mens resten av dine kollegaer har det veldig travelt. 

– Vår kultur handler om å tilrettelegge for å gi folk muligheten til å kunne utføre jobben sin alene og/eller sammen med andre. Samtidig er inntrykkene så vanvittig store den første tiden slik at man trenger luft for å sortere de. Man kan ha behov for å rusle litt rundt, ta en kaffe ved kaffemaskinen, slå av en prat. Redd Barna er en kulturorientert bedrift mer enn en pekefingerbedrift.
– Vi bruker mye tid på å avklare hvilke forventninger den nye ansatte har generelt, og hvilke forventninger vedkommende har til lederen sin. Vi legger alltid ut på Workplace, vårt intranett, et bilde og ganske omfattende informasjon om alle nyansatte, hvem de er, både profesjonelt og privat. Andre kommenterer på innleggene.

– Hver mandag har jeg møte med alle ansatte. Da introduserer jeg alltid alle nyansatte, så kommer de frem slik at alle kan knytte et ansikt til navnet og hvor de jobber. Ut fra tilbakemeldingen vi får, er de nyansatte svært fornøyde med onboardingprosessen hos oss, så jeg tror at vi gjør mye riktig. Likevel justerer vi prosessen hele tiden.
– Selv med våre rundt 250 ansatte er Redd Barna en mindre organisasjon, ikke på størrelse med Equinor eller Telenor, noe som betyr at vi ikke ofte rekrutterer inn nye ledere.
Nyansatte ledere koples opp til vårt lederutviklingsprogram. Videre følges de opp individuelt, avhengig av hva slags ledererfaring de har fra før. Det legges vekt på hvilke behov de har, slik at vi kan gjøre mer skreddersydd overgang for dem.

– Vi er særlig tett på førstegangsledere. For mange er det et stort mentalt skifte å gå fra å være en sterk fagperson til å bli leder, og mange vil derfor ha behov for tett oppfølging. Alle nye ledere hos oss, møter alle de andre mellomlederne og avdelingslederne tidlig. Vi er spesielt opptatt av å skape trygge og gode rammer. Ulike mennesker har ulike behov, så oppfølgingen vil bli litt organisk og individuelt tilpasset, men vi tenker alltid at det tar en tid før vi slipper de helt. Det er både et sikkerhetsnett og en kvalitetssikring.

Tilbakemeldingen på prosessen tar oss videre

Lange understreker at onboardingprosessen hele tiden må evalueres. 

– Nyansatte gir oss tilbakemeldinger på prosessen gjennom det som kalles Fresh Eyes Journal. Det vil si at de skriver ned sine inntrykk fra den første perioden hos oss. Etter noen måneder blir man enige med nærmeste ledere om at man deler førsteinntrykkene med seksjonsledergruppen. Tilbakemeldinger fra nyansatte er viktige – både de som er gode og de som ikke nødvendigvis er så gode. Det er slik vi kan lære som organisasjon.
– Som generalsekretær har jeg møter med alle nyansatte etter at de har vært hos oss noen uker. Det er viktig for meg å høre hvordan de finner seg til rette i Redd Barna. Hva er førsteinntrykket de fikk da de begynte å jobbe hos oss? Jeg samler mellom fire og seks nyansatte regelmessig til en halvtimes samtale. Vi har også en undersøkelse, en onboardingsurvey, som vi gir alle nyansatte mulighet til å svare på.

– Det alle sier, er at de opplever at vi har en veldig profesjonell og helhetlig ordning som veldig mange ikke har vært i nærheten av å erfare tidligere, og de opplever at det er en veldig inkluderende og samarbeidsorientert kultur. Det er lett å be om hjelp. Mange av de ansatte tar kontakt og er gjerne på tilbudssiden. Resultatene av onboardingundersøkelsen brukes til å kunne justere, se på det som eventuelt ikke fungerer så godt og justere og utvikle hele tiden.

– Vi er òg opptatt av at også de som ikke får jobb hos oss, skal ha en god opplevelse, så vi prøver å svare ordentlig og gi tilbakemeldinger til alle som søker. De som har vært på intervju, får en ekstra tilbakemelding dersom de ikke gikk videre i prosessen. Dette for at det ikke skal hindre noen å søke jobb hos oss en annen gang. Vi kan vel kalle det en form for ivaretakelse.

Onboardingprosessen utviklet over tid

– De siste seks årene har Redd Barna vokst både i omsetning og antall mennesker. Det har bidratt til at onboardingprosessen har blitt utviklet mer omfattende og grundig. Gjennom svært dyktige folk, særlig direktøren for mennesker og teknologi, har det stadig blitt tatt nye grep i prosessen som jeg ser som en vinn-vinn-prosess for begge parter, den nytilsatte og organisasjonen. Onboardingprosessen fremstår nå både som moderne og profesjonell. Vi beholder konseptet vi har utviklet, men gjør små endringer, eller tweeking, gjennom tilbakemeldinger vi får.

– Trygghet er etter min erfaring det viktigste for at folk skal kunne gjøre en god jobb. Det igjen har en sammenheng med hvor lenge man blir på arbeidsplassen. Jeg tror også at en god onboardingprosess har sammenheng med hvor kvalifiserte folk man får. I en bistandsbransje er man ikke lønnsvinnere, men vi kan være best på andre områder. I tillegg til å ha et spennende samfunnsoppdrag er vi en moderne og profesjonell organisasjon med en profesjonell onboardingprosess. Det er dette som er med på å skille oss fra andre aktører og som gjør at vi får svært kvalifiserte og flinke folk som vil jobbe med oss. 

– Redd Barna scorer høyt på medarbeiderundersøkelser, og resultatene blir stadig bedre. Så det tyder jo på at førsteinntrykket stemmer. Våre ansatte blir værende lenge da de trives i vår organisasjon, i vår kultur, avslutter Lange. 

  • Tips for god onboarding

    1. Start onboardingen allerede under rekrutteringsprosessen 

    2. Gi den nyansatte informasjon om hva som venter de første ukene i ny jobb 

    3. Sett av god tid i egen kalender til å ta deg av den nyansatte de første ukene 

    4. Sørg for å gi den nyansatte en fadder hen kan stille alle mulige spørsmål til

    5. Sørg for at den nyansatte har noen å spise lunsj med og ta pauser med hver dag den første uka

  • Om Birgitte Lange

    Jobb: Generalsekretær for Redd Barna i Norge siden 2018. Fra april 2024 vil hun jobbe med lederutvikling i eget selskap.

    Erfaring: Assisterende direktør i Utlendingsdirektoratet fra 2012-2018, og i årene 2007-2012 ekspedisjonssjef i Samfunns- og frivillighetsavdelingen i Kulturdepartementet. Hun har vært generaldirektør for Kulturdepartementet, daglig leder for Kirkens Bymisjon og rådgiver i Barne- og familiedepartementet. Har erfaring som styremedlem i Stiftelsen Scheibler, og har dessuten utgitt en rekke bøker.

    Utdannelse: Hovedfag i sammenlignende politikk fra Universitetet i Bergen og diverse etterutdanning i ledelse.