Jobb smart med effektive møter og god kommunikasjon

– Er du møteleder, er det utrolig viktig at du tar denne rollen fullt og helt. Det betyr at du må være forberedt og tydelig på hva du ønsker ut av møtet. Videre må du ta regien som innebærer å styre tiden, skape fremdrift og se til at de viktigste sakene får prioritet. Du må også se til at deltagerne har fått konsis og god informasjon slik at de kan diskutere de viktigste sakene, samt at du har en formening om hvilken beslutningslogikk som bør benyttes i hver enkelt sak. Er det for eksempel hensiktsmessig med en flertallsbeslutning eller bør vi jobbe for en omforent konsensusavgjørelse?

– Fasilitere er et flott ord, som betyr å gjøre noe lettere. Det du skal gjøre lettere i møter, er å se til at alle blir sett og hørt, at sakene blir tilstrekkelig belyst og at fremdriften ivaretas. Dette skaper gode beslutninger, som igjen gjør at handlinger blir iverksatt og omkamper uteblir. Husk at det å være møteleder betyr ikke at du må si mest, ha det siste ordet eller kommentere alt de andre sier. Møteledelse er å fasilitere frem gode felles beslutninger.

Vestli forklarer at man må skille tydelig mellom det som er informasjons-, beslutnings- og diskusjonssaker.

– Ved informasjonssaker skal det ikke være noen diskusjon. Deltagerne kan spørre dersom noe er uklart, men ellers er det ikke rom for spørsmål eller refleksjoner. Beslutningssaker, eller vedtakssaker, er de sakene der dere må diskutere dere frem til en beslutning, som ofte følges av en handling i etterkant. Til disse sakene må du se til at du har tilstrekkelig med tid.

– Diskusjonssaker er de sakene som ikke skal vedtas, men som det er en fordel at dere begynner å bli kjent med. Dette kan for eksempel være strategiske diskusjoner eller hendelser som skal skje i nær fremtid. Er du redd for at du ikke har tilstrekkelig tid til alt dere skal igjennom, så start med beslutningssakene. Informasjonssakene kan du eventuelt informere om per e-post, og diskusjonssakene kan som oftest utsettes.

– For mange er nå nettmøter blitt den vanligste møteformen. Derfor blir det spesielt viktig å bruke tiden godt når dere treffes fysisk. Som en grunnregel kan det derfor være fint å ta informasjonssaker og lettere beslutningssaker på nettmøter. Så benytter dere tiden i de fysiske møtene på de tyngre beslutningssakene og diskusjonssakene.

– Når sakene er gjennomgått, må dere være sosiale og bli bedre kjent. De fleste av oss har færre arenaer nå enn før hvor vi treffer kollegaer og samarbeidspartnere. Så se til at alle føler seg som en del av fellesskapet. De fysiske møtenes tid er ikke forbi, de har bare blitt enda viktigere å benytte godt når vi først har dem, forteller Vestli.

Relasjonsterapeut Eva Sollie er helt enig når det kommer til viktigheten av å fortsatt ha fysiske møter.

– Når vi kommunisere sammen og prater med hverandre, så handler det ikke bare om hva som blir sagt. Hele 80 prosent av budskapet vårt er gjennom kroppsspråket. Når vi skriver tekstmeldinger, så forsvinner 80 prosent av budskapet, og mottaker må tolke i mye større grad. Og svært ofte tolker vi feil. Hvordan man tolker den andre, er avhengig av relasjonen man har til det mennesket fra før og tidligere erfaringer i livet. Iblant får jeg e-poster som fremstår litt «harde», og da ringer jeg gjerne i stedet, for så å oppdage at det ikke var ment på den måten. Hvis vi da bare hadde fortsatt å snakke med hverandre via e-post, så ville dette gitt rom for enda flere misforståelser.

– Når man tekster, er det mye ekstra informasjon som man ikke tenker over at den andre ikke vet noe om – som da kan være grobunn til flere misforståelser. Jeg tror derfor det er viktig å være klar over at vi ikke kan erstatte alt samarbeid på en arbeidsplass med e-post. På en arbeidsplass er det viktig å bli enige om og være klar over hva som er greit å sende på e-post og hva som er viktig å ta over telefon, om man skal møtes på Skype eller fysisk i samme rom.

– På Skype eller Teams må man være oppmerksom på at det ofte er vanskelig å få blikkontakt, noe som kan oppleves som avvisende. Det avhenger av hvilken historie vi har med oss og hvor godt vi kjenner hverandre fra før. Teams-møter er fint, men det erstatter ikke å møtes på ordentlig.

Ved skriftlig kommunikasjon bør man bruke personlig språk, lese nøye igjennom og tenke over hvordan det er å motta e-posten, råder Sollie. Hvor mye vet den andre personen om det du skriver om? Hvor godt kjenner du vedkommende? Vil hen tolke det i beste mening eller som kritikk? Forsøk å sett deg inn i mottakerens situasjon.

– Bruk tid på e-postene dine og ikke bare skriv det fort og send av gårde. Jeg tenker at jo mer personlig det er, desto mer emosjoner som er involvert, jo viktigere er det å ringe eller møte hverandre. Jeg mener at gode ledere er de som er flinke til å se og inkludere mennesker, slik at alle føler at det er plass til dem. Og da må vi møtes fysisk. Da får du med deg mer informasjon.

– En dame fortalte meg en gang at da mannen hennes skulle starte opp et nytt kontor i København, var han opptatt av å være fysisk til stede i starten for å bli kjent og bygge bånd for tillit og trygghet til hverandre. Deretter var det lettere å dra hjem igjen til Oslo og ha Skype-møter. Dette gjorde at han fikk medarbeidere som turte å si ifra, som turte å si sin mening. Det gjorde så mye med kommunikasjonsflyten. I tillegg var det tidsbesparende, for da slipper man å bruke tid på å oppklare misforståelser.

Sollie påpeker at i de bedriftene som gjør det best, er det rom for ulikheter, for å mene, tenke, føle og se ting forskjellig. For det er alltid flere dimensjoner av en sak.

– Når jeg møter mennesker, er jeg derfor nysgjerrig på hvordan den andre ser situasjonen. Mulig den andre vet noe som er vesentlig for at jeg skal forstå situasjonen bedre. Jeg har som filosofi at jeg ikke kan fortelle andre hvordan ting er. Men jeg kan fortelle hvordan jeg ser det i dag. Kanskje du vet noe som jeg ikke er klar over enda og som vil gjøre at jeg vil se det annerledes i morgen. Slik får en sak flere dimensjoner, vi får ny kunnskap, utvikler oss og kan ta bedre avgjørelser.

– Bruk av personlig språk er vesentlig for å skape en slik åpen dialog der det er rom for ulike meninger. Hvis man har en «jeg ser det slik.., hvordan ser du det?»- holdning, så flyttes fokuset vekk fra slik ER det, og da trigges ikke frykten for å havne utenfor like mye, og dialogen blir mer åpen og effektiv. Jeg tenker at dette er vesentlig for at firmaer innad lettere skal kunne dele kunnskapen vi har med hverandre, slik at vi kan gjøre hverandre gode, avslutter Sollie.

• Når man står overfor hverandre, er det viktig å være bevisst eget kroppsspråk. Pust ut og lytt til den andre. Når du møter et annet menneske, logg inn på deg selv. Finn ut av hvor du er nå, for dette vil påvirke hvordan budskapet mottas. Er du for eksempel stresset eller sliten. Det kan være den andre tror det handler om seg selv, mens det egentlig er fordi du kranglet med samboeren din på vei til jobb.
• Når du prater, sjekk ut hva som skjer hos den andre. Har den andre forstått det du sier, har den andre oppfattet deg feil? Er du i tvil, spør. For eksempel: «Hva tenker du om det?»
• Bekreft det den andre sier.

La oss si at det står et fjell mellom deg og meg. På din side av fjellet er det en bratt fjellvegg, på min side er det en slak blomstereng. Hvis jeg sier at det fjellet er lett å gå opp, vil du garantert ikke være enig i med meg. Muligens vil du si «nei, det er det ikke», eller du vil være stille i frykt for å bli avslørt som dum. Men en frustrasjon vil du garantert føle, for det kjennes ikke godt når andre legger hevd på virkeligheten, på hvordan det ER. Men hvis jeg heller sier at jeg synes det fjellet er en blomstereng som det er lett å gå opp, er det plutselig mer rom for dine meninger også. Da vil du lettere svare at «nei, fra min side er det en bratt fjellvegg som ikke er lett å gå opp». Fjellet får da flere dimensjoner, og vi vil forstå hverandres utfordringer bedre, noe som er vesentlig for å finne gode løsninger. Da kan vi sammen for eksempel finne ut av at du kan gå rundt fjellet og opp på min side. Det kan også hende at vi oppdager at begge har en bratt fjellvegg, men fordi jeg har klatret opp en slik vegg før, har jeg de erfaringene og de verktøyene jeg trenger for å komme opp. Dette kan jeg dele med deg slik at fjellveggen blir mindre utfordrende for deg også.