Trenger bedriften din verktøy som Teams for å bli mer effektiv?

– Det er ikke så viktig hvilket verktøy du velger. Hovedutfordringen for alle verktøy er nemlig at de utfordrer 15 år gamle arbeidsvaner som mange har i fingrene fra da all kommunikasjon skjedde via Outlook. Det er lederen som tar beslutningen om å ta i bruk nye verktøy – og da er spørsmålet hva som motiverer lederen til å gjøre nettopp dette. De ansatte er vanligvis ikke involvert i det hele tatt, de får bare utfordringene med å ta det i bruk.

– Sett fra et leder- og organisasjonsperspektiv brukes e-post fortsatt i stor grad som kanal for internt samarbeid. Vi sender e-poster frem og tilbake i store firmaer fortsatt, og da kan man spørre seg om dette er den beste måten å samarbeide på. Gjennom egen og andre lederes erfaring ser vi fortsatt at mer enn 80 prosent av e-postene som sendes, særlig i store bedrifter, er interne. Mange føler at det blir altfor mye e-post og at det er for internfokusert. De viktige eksterne tingene kan dermed drukne midt i all internkommunikasjonen.

Hopland peker på at denne måten å bruke e-post i internt samarbeid på, gir utfordringer når det gjelder kontinuitet og prioritering av hva som er viktig.

– E-postene lagres i personlige postbokser. All informasjonen blir dermed personlig eid, ikke eid av virksomheten. Når noen slutter, så slettes postboksen, og all informasjonen der blir borte – selv om den egentlig er virksomhetens eiendom. Et relatert problem med kontinuitet er når det kommer nyansatte. La oss si at dere jobber med et prosjekt og har holdt på noen uker. Så kommer det en ny medarbeider inn på prosjektet. Vedkommende starter da med helt blanke ark, uten noen idé om hva som har foregått tidligere, hva man har snakket om og historikken og bakgrunnen for at prosjektet i dag er der det er. Denne informasjonen ligger jo i private postbokser.

– Alt kommer også i én strøm inn i innboksen – oppgaver, viktig e-post, uviktige meldinger om hverandre. Mange har problemer med å sortere og prioritere alt dette og ta riktige beslutninger. De store mengdene e-post gjør at man mister oversikten og at det blir altfor lett å jobbe med innkommende til enhver tid. Du kommer gjerne på jobben om morgenen med noen oppgaver du ønsker å gjøre den dagen – men så blir du «tatt» av innboksen. Mange ledere forteller at de går hjem om ettermiddagen og føler at de ikke fikk gjort det de skulle den dagen.

– Ofte har man også behov for å samarbeide på felles dokumenter. Da sendes gjerne dokumentene frem og tilbake på e-post, med mange versjoner. Dette er også veldig tungvint – kanskje sender du dokumentet til tre stykker, som alle kommer tilbake med hver sine endringer. Du kan ende med å bruke mange timer på å sammenstille endringer i et dokument.

– Når du har e-postråder i hverandre, der noen er med på enkelte tråder og ikke på andre, blir det lett misforståelser. Det tar også lang tid å få til beslutninger, fordi hver gang jeg trenger informasjon fra andre, sender jeg en e-post. Jeg sender den kanskje på formiddagen, så blir den lest på ettermiddagen og svart på neste dag når morgenmøtet er ferdig. Da får jeg svar omtrent et døgn etter at jeg sendte den opprinnelige e-posten. Ett døgn er ofte gjennomsnittlig svartid i større virksomheter. Da skjønner vi hvorfor det tar lang tid å få gjennomført ting og ta beslutninger. Dette fører til mye frustrasjon og hemmer produktivitet og innovasjon.

Hopland forklarer at mange ledere innser at de må gjøre noe med denne problematikken, og at de dermed gjerne velger å ta i bruk et verktøy for å erstatte e-posten som internsamarbeid.

– Microsoft Teams og Slack er de mest populære verktøyene. Hvis disse verktøyene brukes riktig, kan det potensielt løse alle utfordringene ovenfor. Fordelen med slike verktøy er at informasjonen ikke lenger kommer fra alle mulige kanter og inn i innboks, og du deretter må sortere den før du kan gjøre noe med den. Du kan ha ulike kanaler for forskjellige temaer. La oss si at dere jobber med tre forskjellige prosjekter, og at du kanskje deltar litt i alle. Da har du tre kanaler – én for hvert prosjekt. Forskjellen er at i stedet for at jeg som mottaker må sorterer informasjonen, er det den som legger ut ting (den som kommuniserer) som må sortere ting i riktig kanal.

– Dermed kommer informasjon, dialog og beslutninger i riktig kanal. Når jeg skal holde meg oppdatert på prosjekt 1, så går jeg til den kanalen. Hvis jeg ikke jobber med prosjekt 1, trenger jeg ikke bry meg om den kanalen. Du holder deg alltid oppdatert. Alt blir liggende permanent og er søkbart. Dermed kan nye som kommer inn midt i et prosjekt, oppdatere seg på alt som har skjedd tidligere og søke opp både dialog og dokumenter som hører til prosjektet. Dermed kan den nye personen «hit the ground running». Dette er mekanismene som gjør at dette er en potensiell e-posterstatning. Du slipper mange versjoner av et dokument, ingen e-posttråder som går i det uendelige frem og tilbake, eller misforståelser og manglende prioritering som følge av altfor mange e-poster i innboksen.

– Nesten alt arbeid i prosjekter involverer dokumenter. Problemet er at disse til vanlig ligger på et fellesområde som deles av veldig mange. Så lages det mapper i sju nivåer for hvert prosjekt og delprosjekt og alt mulig annet. Noen har også personlige mapper i tillegg. Dette er håpløst å finne ut av og søkbarheten er ofte ikke veldig god. I for eksempel Teams ligger dokumentene sammen med alt som tilhører prosjektet og kommunikasjonen rundt det. Dermed blir det ikke liggende på et annet sted og må søkes opp. I stedet for 5000 dokumenter i en mappestruktur har du kanskje 50 dokumenter i kanalen for prosjektet, og disse ligger sammen med den tilhørende kommunikasjonen rundt.

– Det andre vi bruker e-posten til, er å gi folk oppgaver. Vi setter den som skal gjøre oppgaven, på Til-linjen. I Teams må du sette @ foran navnet til personen innlegget er ment for. Da skjønner vedkommende at oppgaven er ment for ham eller henne. Der hvor ikke navnet mitt står, skjønner jeg at jeg bare er på «kopi» og ikke trenger foreta meg noe. Hvis du tenker strukturert som om det var e-post, kan du også legge til vedlegg. Forskjellen er bare at du ikke legger med en kopi av et dokument, men en lenke til originaldokumentet. Hvis det er fem stykker som skal gjøre noe med dokumentet, klikker de bare på lenken, så kan de redigere samtidig. Dokumentet blir da liggende i kanalen, ferdig redigert og oppdatert.

– Hvis vi tenker på hvordan vi er vant til å jobbe fra tidligere, er vi vant til at dokumentområdene er organisert etter for eksempel avdelinger, og kanskje da et eget Sharepoint-område for avdelingen. Hvis vi da skal ha et team med deltakere fra flere avdelinger, så finnes det ikke noe felles område for dette. Da må be IT gi tilgang til bestemte personer og områder. IT er ikke veldig glad i dette, og det er mye mer jobb for dem. Verktøy som Teams er derimot brukerstyrt og er ikke organisert etter avdelingsgrenser, men etter arbeidsprosesser og prosjekter. Jeg kan opprette et prosjekt og invitere hvem jeg vil til prosjektkanalen, også eksterne konsulenter eller interessenter. Dette er helt trygt, fordi de ikke ser noe annet enn det som er knyttet til akkurat denne arbeidsprosessen eller dette prosjektet.

Hopland understreker at det er lett å bli solgt på disse verktøyene – alt høres logisk og enkelt ut. Men så kommer hverdagen.

– Basert på min erfaring stopper det opp etter en stund, fordi man gjør tabber som nesten alle gjør i begynnelsen. Et eksempel er at mange tenker at dette er litt sånn «Facebook-aktig» og at de dermed ikke tar det helt seriøst. Mange lager heller ikke prosjektkanaler helt fra starten – de begynner å kommunisere i generelle kanaler. Det betyr at kommunikasjonen fra prosjekt 1 og prosjekt 2 går i hverandre, og da er det ikke sortert lenger. Da er det faktisk enda verre enn e-post, fordi det er enda mindre oversiktlig.

– Felle nummer to er at mange behandler et sånt verktøy som et chatprogram. De skriver i vei, og slenger ut halve avsnitt og setninger slik man gjør på chat. Når jeg da skal oppdatere meg på hva som skjer i denne kanalen, så må jeg lese all teksten i hver «chat» siden jeg ikke aner hva det inneholder før jeg har leste det. Du ville for eksempel aldri sende en e-post som ikke hadde et emnefelt. Det er emnefeltet vi bruker til å vite om dette er relevant for meg og så videre. Når du skal skrive et innlegg i for eksempel Teams, må du tenke som om det var en e-post. Du må begynne med å skrive en overskrift, som er en egen funksjon.

– Når medarbeiderne har gjort seg kjent med verktøyet, slik at de vet hva de synes er utfordrende med det, er det viktig at ledelsen sørger for opplæring i effektiv bruk, slik at virksomhetens mål med å bruke et slikt program oppnås. Det er umulig å designe en perfekt Teams-struktur fra start. Medarbeiderne må være trygge på at de bruker det riktig, og ledelsen må være sikre på at dette ikke bare blir «nok et verktøy», men derimot et styringsverktøy som gjør teamene, avdelingene og virksomheten som helhet mer produktive, avslutter Hopland.

1. Epost blir brukt som kanal for internt samarbeid
2. Historikk og informasjon ligger i personlige epostbokser
3. Oppgaver, viktig- og uviktig epost kommer om hverandre
4. Arbeid på felles dokumenter er vanskelig
5. I sum fører dette til misforståelser, lange beslutningstider, og frustrasjon

Tekst: Inger Lise Kontochristos Foto: Istock.com og privat