Bli kvitt dine apekatter med verktøykassen for mellomledere

Røine forteller at som mellomleder befinner du deg mellom barken og veden, eller mer korrekt; mellom toppledere, medarbeidere og kollegaer.

– Du føler deg som «dritten i midten», konstant i krysspresset fra toppledelsens krav om måloppnåelse og effektivisering, og medarbeidernes behov for interessante oppgaver, behov for å bli hørt og trygghet. Mellomlederen jobber sent, rekker sjelden å bli ferdig med egne oppgaver, sliter med å balansere jobb og fritid, er sliten og føler at de ikke strekker til. I en stor undersøkelse gjennomført av Colombia University og University of Toronto, fant man at mellomledere var mer deprimerte og hadde mer angst enn ansatte som var i toppen eller bunnen av organisasjonshierarkiet.

– Mellomlederrollen er samtidig kanskje den viktigste rollen i organisasjonen. Det er mellomlederen som skal sette strategien «ut i live». Det er mellomlederen som skal sørge for at medarbeiderne har fokus på de riktige oppgavene for å kunne realisere strategien, og nå de målene som er satt.

– Et godt samarbeid med nærmeste overordnede kan gjøre underverker, mens et dårlig samarbeid kan gjøre hverdagen uutholdelig. Å lede oppover betyr å ha påvirkningskraft på din overordnede, og skape en relasjon av gjensidig forståelse og aksept. For å lede oppover anbefales du å «intervjue din egen sjef» for å forstå hvem sjefen er og hva som motiverer vedkommende, hvilke verdier hen har og hva som ligger til grunn for beslutninger. Finn ut hvilken ledelsesfilosofi lederen har og ikke minst, finn ut hvilke utfordringer vedkommende har, slik at du kan veilede sjefen.

– Gjennomfør elegant forventningsavklaring slik at du kan dele dine forventninger til sjefen, og hva sjefen kan gjøre for at du blir bedre i mellomlederrollen. Be om tydelige tilbakemeldinger, og vær tydelig på at du ønsker en åpen dialog hvor du også kan gi ærlige tilbakemeldinger oppover. Sørg for at din leder sover godt om natten ved å holde sjefen oppdatert og vise at du har kontroll. Da slipper du å ha en leder som puster deg i nakken hele tiden.

Røine forklarer at en av de vanligste årsakene til stress, misforståelse og misnøye er at vi har ulike forventninger til hverandre.

– Tydelige forventninger til mellomleder og de rundt er avgjørende for å redusere overbelastning i mellomlederrollen. Tydelige prioriteringer, tidsfrister, forventninger til samarbeid og ansvarsfordeling er avgjørende. «Elegant forventningsavklaring» er en metode som viser seg å være veldig effektiv for å avklare forventninger. Denne metodikken bør brukes både overfor nyansatte, prosjektgruppemedlemmer og som nevnt, overfor lederen til mellomlederen.

– Før du går i møte med sjef eller medarbeider: Lag en liste over dine forventninger til den du skal møte slik at det er helt tydelig for deg. I møtet, start med spørsmålet: «Hva forventer du av meg?» Her skal du bare ta imot synspunkter og stille oppklarende spørsmål. Det mest elegante spørsmålet, er det andre: «Hva tror du jeg forventer av deg?». Ikke fortell hva du forventer, men spør hva den andre tror du forventer av vedkommende. Dette er en elegant måte å få den andre til å selv komme frem til mye av det du har på lista over forventninger du skrev før møtet. Og når den andre sier det med sine ord, skaper det en helt annen forankring og eierskap enn om du skulle legge frem listen din med krav og forventninger.

– Legg til slutt frem hva du forventer. Her tilføyer du det du har på listen din som ikke allerede er nevnt. Deretter lager du en forventningsavtale eller kontrakt. Gjør det enkelt og tydelig, med forventninger til leder, forventninger til medarbeider og hvordan ta opp problemer dersom forventninger ikke etterleves.

– Har du opplevd at medarbeiderne dine kommer inn døren og spør om du kan ta en kikk på et problem de har? Du sier selvsagt ja, som den gode mellomlederen du er. Deretter gir de deg noen dokumenter du må lese. Og så går de. Da har de nettopp gitt deg en apekatt. Deres problem, eller apekatt, er nå blitt din apekatt. Problemet er at det kommer en strøm av apekatter fra blant annet sjefen din, kollegaer, kunder og medarbeidere. De kommer på telefon, e-post, og ved at noen stikker hodet inn på kontoret og overleverer apekatten til deg. Til slutt blir pulten din overfylt av apekatter, og du drukner i andres arbeid. Dette er ofte mellomlederens største mareritt.

– Hvordan skal man klare å få ryddet opp i denne enorme arbeidsmengden som strengt tatt kanskje ikke engang er ditt ansvar? Den enkleste metoden å bli kvitt eller redusere antall apekatter til et minimum, er å innføre prinsippet om at det: «ikke er tillatt for medarbeidere og kollegaer å komme til deg med problemer, kun forslag til løsninger». «Hva», tenker du kanskje. «Er det så enkelt?» Ja, det er faktisk så enkelt.

– Hvis de kommer med et problem, spør: «Har du noen forslag til løsninger?» Hvis de ikke har det, be dem gå tilbake og tenke på hvilke mulige løsninger som finnes. Når de har gjort det, kan de komme tilbake til deg og presentere mulige løsninger og aller helst en anbefaling. Det sparer deg for mye tid, men det er mange andre fordeler med denne måten å lede på, og det er ofte dette som er kjernen i coaching.

– Google sitt prosjekt Oxygen i 2008, som hadde som mål å fjerne eller redusere mellomlederne i sin organisasjon, endte opp med å identifisere at organisasjonens prestasjoner økte direkte i takt med prestasjonene til mellomlederne. Mellomlederne viste seg å være kritisk for suksessen til organisasjonen. Prosjektet ble redefinert og man identifiserte hva som gjør mellomlederne best mulig til å håndtere sin mellomlederrolle. Google identifiserte coaching som den viktigste lederegenskapen som gir størst effekt i mellomlederjobben.

– Sist, men ikke minst, sørg for å planlegge og prioritere når du skal jobbe med apekattene som fortsatt kommer på din pult eller i e-posten. Planlegg på slutten av arbeidsdagen hva du som mellomleder skal ta tak i dagen etter. Da sover du som oftest betydelig bedre og er mer uthvilt. Ved arbeidsdagens start, sørg for å bruke de første to-tre timene på dine egne arbeidsoppgaver, som du allerede har prioritert dagen før.

– En idé er å vente med å sjekke mailboksen til etter lunsj. Først da kan du begynne å vurdere hvilke nye apekatter du skal prioritere. Det viktigste er at du har fått gjort det som var planlagt dagen før, avslutter han.

• Medarbeiderne lærer å reflektere og løse problemer på egen hånd
• De får mestringsfølelse ved å løse problemene selv
• De føler at deres mening blir hørt og verdsatt
• De føler tillit til deg som leder
• De blir bedre trent til å takle nye utfordringer
• De sitter ofte nærmest problemstillingen, og har kanskje bedre forutsetninger for å kunne finne den beste løsningen selv, men mangler selvtilliten
• Du får frigitt tid til å lede, noe mange mellomledere sier at de ikke har tid til i en travel hverdag

TEKST: CECILIE H. HAMMERNES