Er kommunikasjonen på arbeidsplassen konstruktiv og produktiv?

– For å bli bevisst faktorer som hindrer kommunikasjon, er man først og fremst nødt til å avdekke problemet. Er det et problem? Er det sånn at informasjonen ikke flyter så godt i organisasjonen som den kan eller burde? Opplever ofte de ansatte at de må holde igjen eller ikke blir møtt eller forstått når de kommer med noe? Hvis dette er en utbredt oppfatning blant de ansatte, så er det et ledelsesspørsmål og noe man må ta tak i. Det kan være at man fra ledelsens side ikke har skapt et trygt og godt nok miljø hvor det er greit å dele informasjon, eller det kan være ting som foregår i og mellom arbeidstakerne som ledelsen ikke er oppmerksom på. Så det første skrittet er å fange opp selve problemet. Du må se hvordan kommunikasjonen i din organisasjon fungerer. Kommer folk til orde, blir de hørt? Blir de tatt imot med det de har på hjertet?

Thune legger vekt på at konsekvensene av dårlig kommunikasjon i organisasjonen kan være mange.

– For den enkelte vil det være at man ikke føler seg trygg, eller at man ikke føler på nok tillit eller anerkjennelse. Og på en slik arbeidsplass har man det ikke bra. Det går utover trivsel og stabilitet. For hvor lenge ønsker man å være i en organisasjon hvor man ikke blir hørt? Og alt dette vil igjen kunne prege turnover og stabiliteten i arbeidsstokken i tillegg til bunnlinjen og produktiviteten. Man er ikke så produktiv og engasjert hvis man opplever at man jobber i en organisasjon som ikke bryr seg eller som ikke gir rom for det man har av erfaring, innspill eller ideer.

– Hvis man ser på de bedriftene som fungerer bra, og som er godkjent av Great Place to Work, så har de jevnt over bedre kommunikasjon. De ansatte opplever at deres meninger kommer til uttrykk og at de blir tatt imot fra ledelsens side i mye større grad enn i sammenlignbare organisasjoner. Derfor lønner det seg å ha dette som et ledelsesmål, at her i vår organisasjon vil vi at alle skal få komme med sine ideer og innspill. De skal tas imot, og vi skal ha en åpen og tillitsfull delekultur hvor det er lov og plass for å komme med det man har av forslag og erfaring. Og folk har jo ofte interessant og nyttig erfaring fra det de jobber med. Det kan for eksempel dreie seg om ting som kan gjøres annerledes eller bør gjøres annerledes, eller det kan komme frem ideer som kan være nyttig å gå videre på. Men hvis man ikke opplever at det er rom for det, eller man ikke blir tatt imot, så får man ikke frem all den erfaringen og det potensialet som er samlet i organisasjonen.

– I Great Place to Work stilles det noen krav til de som blir godkjent. Når de har gått inn og undersøkt kommunikasjonen i disse organisasjonene, så scorer de ansatte betydelig høyere på spørsmål som går på kommunikasjon som at «jeg føler meg ivaretatt og imøtekommet når jeg har noe på hjertet». Det finnes selvsagt mange enkeltbedrifter som ikke trenger å ha en sånn godkjenning, men som har ledere som på ulike nivåer skjønner betydningen av og som er opptatt av den type dynamikk. En jeg kan trekke frem som et eksempel på dette, er Stormberg med en bedriftsleder som er veldig tydelig på verdien av å ta sosialt ansvar og det å være engasjert, ikke bare i bunnlinjen, men i sine ansatte og omgivelsene som bedriften opererer i. Jo mer sosialt engasjement og ansvar ledelsen på ulike nivåer har, desto større grunn er det til at man vil ta tak i disse tingene.

Det som er viktig å være bevisst på, er å ikke bare vende blikket mot ledelsen eller de andre, men også hvordan man selv er som arbeidstaker, presiserer Thune.

– Hvor flink er du til å lytte, for eksempel? Det med lytting er helt avgjørende hvis man skal ha god kommunikasjon. Og man må lytte på alle nivåer. Både blant ledere og ansatte er det folk som er gode på å lytte og ta inn det andre komme med, men så er det andre som er dårlige på det. Men man må starte med seg selv: Er jeg en god lytter? Hvordan er jeg i møte med folk som har noe på hjertet, som ønsker å dele noe med meg? Gir jeg inntrykk av at jeg bryr meg, er jeg responsiv og imøtekommende, eller er jeg mer utilnærmelig og uengasjert? Har jeg mine egne meninger som gjør at folk ikke egentlig vil bli fristet til eller føle at de får noe igjen for å dele noe med meg?

– Fra ledelsens side så handler det som sagt om å undersøke hvordan kommunikasjonen er i organisasjonen, og det gjøres i større eller mindre grad i medarbeidersamtaler. En utfordring med medarbeidersamtaler er at mange kanskje kan føle det litt utrygt. Særlig hvis organisasjonen er preget av dårlig tillit, så kan det være vanskelig å tørre å si ifra om man ikke trives eller det er noe man ikke er fornøyd med. I tillegg er det ikke alle som er like flinke til å sette ord på det som plager en, og da kan kommunikasjonen og budskapet også bli uklart. Men i anonyme arbeidsundersøkelser så er det lettere å si om du føler at du blir tatt imot med dine spørsmål, synspunkter eller ideer og om du blir du lyttet til og behandlet på en ålreit måte. Det er derfor viktig å få det inn i arbeidsmiljøundersøkelser og de rutinene man har for å sjekke ut det psykososiale arbeidsmiljøet, som blant annet trivsel og slike ting.

– Jeg pleier ofte å trekke en parallell til det vi vet fra samlivsforskning der man er veldig opptatt av kommunikasjon. Noe av det man har sett på og forsket på, er hvordan gode par og dårlige par kommuniserer, og her er det tre begreper som går igjen. Det ene er å vende seg til den man snakker med, altså at man går i møte. Det andre er å gå unna, og det siste er å gå i angrep. Det er nettopp dette all kommunikasjon egentlig handler om. Går vi i møte, er vi åpne, forståelsesfulle og mottagelige? Eller går vi unna ved at vi er uengasjert og uinteressert, eller går vi til angrep gjennom å slå ned på det budskapet som blir servert?

– Det viser seg i forskningen at de parene som er mye preget av å gå i møte, de klarer seg veldig godt. De har tilliten, nærheten og tryggheten til hverandre, mens der de som oftest går unna eller i angrep, der går det ofte galt. Og akkurat slik vil det være på en arbeidsplass som er preget av at man ikke bryr seg, hvor man ikke hører etter eller at man faktisk går i angrep og trekker andres synspunkter i tvil og slår ned på dem. Da utvikler det seg ofte veldig dårlige kommunikasjonsformer.

– Man er derfor nødt til å spørre seg selv og være oppmerksom på hvordan det er i sin egen organisasjon. Hvordan er vi her? Hvordan er jeg selv, går jeg i møte, går jeg unna eller går jeg i angrep? Man må få opp på agendaen at alle må være oppmerksomme, både på hvordan man selv blir møtt, men og på hvordan man møter andre. Noe av det kanskje aller viktigste er å øke bevisstheten om det og ha det som en del av kartleggingen og evalueringen av organisasjonen – og av den enkelte arbeidstaker.

Ifølge Thune kan utfordringene med å lykkes med produktiv kommunikasjon være på mange nivåer, men at vi på individuelle nivåer er skrudd sammen sånn at vi tror at vi har rett, vi tror at vi er bedre enn vi er, og vi ser ofte verden fra et perspektiv som vi tenker er viktigere enn andres.

– Alle mennesker er rett og slett skrudd sammen på en sånn måte at vi tror mer på oss selv enn på andre. Og når alle gjør det i en konflikt, eller hvor man har ulike interesser eller oppfatninger, så er det veldig vanskelig å finne kompromisser. Derfor er man nødt til å ha innblikk i hva det er som gjør at man ikke kan bli enige og hvordan man skal klare å komme seg ut av den fastlåste posisjonen som man har kommet inn i. Og det skjer gjennom å erkjenne at vi alle er nærmere oss selv enn vi er andre, både i fortolkningen og oppfatningen av et annet sakskompleks. Hvis man tenker at en selv sitter på sannheten og eneste mulige løsning, så er det vanskelig å bevege seg. Men hvis man tenker: «Ok, dette er mitt perspektiv. Ditt perspektiv er litt annerledes, men det kan være riktig det og. Hvordan skal vi i fellesskap finne en annen løsning eller tilnærming som vi begge kan synes er ganske ålreit?» – da kan det være lettere å komme til en løsning.

– Alt dette krever en vilje til å løfte seg ut av sin nærsynte eller fastlåste posisjon. Det å jobbe med disse prosessene både for seg selv, men også i arbeidsmiljøet, er det som må til hvis man har kjørt seg inn i et spor med dårlig kommunikasjon og dårlig tillit blant de ansatte. Man må jobbe med det, skape bevissthet rundt det og ha det på agendaen.

– I tillegg kan det være lurt å lære folk redskaper som det å få kunnskap i form av uttrykk eller begreper. Det finnes blant annet begreper i psykologi som kalles for mentalisering: Hvor flinke er vi til å se oss selv utenfra eller til å se andre innenfra? Hvor flinke er vi til å ha antennene våre med oss og fange opp hva det er som rører seg her i vår relasjon? Eller når vi kommer sammen, hva er det som skjer? Jo mer man er oppmerksom på den dynamikken som kan oppstå, desto lettere er det å ta tak i det hvis det er noe som ikke går så bra. Hvis ting bare går på autopilot og man ikke gjør noe med det eller ser hva som utspiller seg, så vil det være vanskelig å få til en endring. Bevisstgjøring og kunnskap om den typen dynamikk som påvirker og påvirkes av sosiale relasjoner er derfor avgjørende for å kunne endre det og gjøre noe med det, avslutter Thuen.

Det man ikke bør tenke, er at «her har jeg ingenting å lære» eller «jeg har forstått alt». Det er ingen som ikke kan bli bedre. Det er ingen som har forstått alt, alle har muligheter til å bli bedre og forstå ting bedre, og når flere kommer sammen i fellesskap, så blir det ofte bedre løsninger.

Vær ydmyk og lydhør. Vis at du setter pris på innspill, og vær raus med positive tilbakemeldinger. Jo mer ledere og rollemodeller i organisasjonen viser en positiv holdning til kommunikasjon og at man er interessert i de folkene man jobber med, desto mer bidrar man til å skape den tryggheten og tilliten som må til for at man skal utløse det potensialet som ligger i folks kreativitet og erfaring.

• Om Frode Thune
  Jobb: Psykolog, samlivsekspert og professor ved Høgskolen på Vestlandet.

  Utdanning: Doktorgrad i psykologi.

  Erfaring: Har de siste 25 årene jobbet hovedsakelig med sosiale relasjoner – i parforholdet, familien og på arbeidsplassen. Både som forsker, populærvitenskapelig forfatter og formidler, og som praktiserende psykolog og parterapeut. Er en populær foredrag- og kursholder. 

Tekst: Cecilie Hals Hammernes  Foto: Privat Illustrasjon: Istock.com