Hva skaper den gode samtalen i teamet?

– Forskning viser at å ha gode samtaler i et team fører til bedre resultater og økt trivsel blant teammedlemmene. En av de mest kjente studiene ble utført av Google. «Project Aristotle» analyserte data fra over 180 Google-team. Der var et av de viktigste funnene at de høyt presterende teamene hadde en viktig ting til felles: psykologisk trygghet.
– Det handler om at teammedlemmene føler seg trygge på å dele ideer, stille spørsmål og gi og motta feedback uten å føle seg truet eller ydmyket, eller at noen stjeler deres ideer til egen inntekt og ære. Samtaler er helt nødvendige for å skape en følelse av psykologisk trygghet, og dermed fremme teamets suksess. Noen ganger må man også ha modige samtaler og snakke om det som kanskje ikke er så lett å snakke om.

– En studie publisert i Harvard Business Review, ledet av Amy Edmondson, undersøkte psykologisk trygghet i et team ved et sykehus i USA. Der fant man at teammedlemmer som opplevde en høy grad av psykologisk trygghet, var mer tilbøyelige til å rapportere feil og mangler, og at dette bidro til å forbedre kvaliteten på pasientbehandlingen og sikkerheten.

– Dette har dessverre fått aktualitet i Norge den siste tiden, med innsikten man har fått fra et kjent, norsk sykehus hvor kontrollkomiteen har avdekket en fryktkultur som har gitt seg utslag i det motsatte – medarbeiderne har ikke våget å si fra om feil og mangler. Det kan altså få fatale følger ikke å bygge en åpenhetskultur med stor grad av samtaler og psykologisk trygghet.

– En annen studie, utført av MIT Sloan School of Management, fant at team som har jevnlige samtaler om prestasjoner og mål, presterer bedre og har høyere grad av trivsel enn de som ikke har det. Samtaler i teamet kan også føre til bedre problemløsning og mer kreativitet. Når teammedlemmer har mulighet til å dele ideer og perspektiver, kan de finne nye løsninger som de ikke ville ha funnet alene. Sterkere sammen, med andre ord.

– For å skape en kultur som fremmer tillit og respekt er jevnlige samtaler av avgjørende betydning. Det handler om å bli mer kjent med hverandre og å bygge tettere relasjoner. Når teammedlemmer føler seg trygge på å åpne seg og dele sine meninger, kan det føre til en dypere forståelse og respekt for hverandre. Dette kan igjen bidra til en mer inkluderende arbeidsplass, hvor alle føler seg verdsatt og respektert. 

Erland forklarer at det er viktig at du som leder setter av tid til teamsamtaler, og at du er bevisst på din egen betydning som rollemodell.

– Lever du etter dine egne og selskapets prinsipper? Er du verdiene dine i ord og handling? Arbeider du hele tiden med å skape trygghet rundt deg for dine medmennesker i måten du selv kommuniserer på?

Slik kan du legge til rette for gode samtaler i et team:

– Det er viktig å skape en kultur hvor alle føler seg velkomne til å dele meningene og perspektivene sine. Som leder kan du legge til rette for dette ved å være åpen og inkluderende selv, og ved å oppfordre andre til å gjøre det samme. Du kan også sørge for at møter og samtaler er strukturert på en måte som gir alle mulighet til å delta.

– Som nevnt tidligere, kan jevnlige samtaler om prestasjoner og mål bidra til å øke trivselen og suksessen i teamet. Som leder kan du sørge for at det er faste tider og strukturer for disse. Et godt eksempel er fra min hverdag i Intersearch, hvor vi har to faste fellesmøter hver uke:

• Mandag morgen deler alle hvordan sin kommende uke ser ut. Hva er målene for uken? Hvordan ligger vi an med tanke på mer langsiktige mål? Finnes det noen utfordringer som vi må diskutere sammen og hjelpe hverandre med? Faglige diskusjoner og kunnskapsdeling får også plass på mandagsmøtene.
• Fredag har vi topptur. Det er min favoritt! Her deler hver av oss små og store toppturer vi har hatt i løpet av uken. Det kan være alt fra en ny kontrakt med en stor kunde til en hyggelig tilbakemelding fra en kandidat.

– Jeg anbefaler alle selskaper å avslutte uken med en oppsummering av hva som har gått bra i løpet av uken. Det gir en skikkelig boost å gå inn i helgen med.

– Som leder er det viktig at du gir feedback til teammedlemmene dine, både positiv og konstruktiv. Gi ros til dine kollegaer når det er fortjent, og vær tydelig på hva de gjorde som var bra. Ros både én-til-én direkte, men også til vedkommende når de andre kollegaene hører det. Bare pass på at du gjør dette med alle, ikke bare noen. Selv om vi kanskje ikke alltid er flinke til å ta imot ros foran andre, så er det utrolig hvor godt det gjør for selvfølelsen!

– Det er også viktig å gi konstruktive tilbakemeldinger når det er nødvendig, men gjør det med respekt og med fokus på utviklingspotensial. Jeg er for eksempel en person som alltid ønsker å lære mer for å bli flinkere i faget mitt, så for meg fungerer det aller best å få konstruktiv kritikk ved for eksempel å bli stilt spørsmål som: «Hvordan gikk det, og hva lærte du av dette?» Er jeg trygg i relasjonen, tar jeg også mer enn gjerne imot «rake pucker» og klar tale, men det er slett ikke alle som takler det like godt, og det er veldig avhengig av relasjonen, situasjonen og dagsformen.

– Som leder er det viktig å lytte aktivt til teammedlemmene. Gi dem din fulle oppmerksomhet når de snakker, og vis interesse for hva de har å si. Ikke avbryt, og still spørsmål for å klargjøre at du har forstått hva de ønsket å formidle. Aktiv lytting viser respekt og bidrar til å bygge tillit mellom deg og kollegene dine.

– Å bygge tillit, psykologisk trygghet og å skape gode samtaler handler i stor grad om å bygge relasjoner. Det tar tid. Derfor må du som leder legge til rette for at dette kan skje både i form av faglige diskusjoner, verdifokuserte samtaler og mer uformelle samtaler på after work, kick off, seminarer eller lignende. Det er gjerne i de uformelle samtalene, ved kaffemaskinen eller ved lunsjbordet, at relasjonen bygges best.

– For å bidra til teamets produktivitet, engasjement og samarbeidsevne er det avgjørende at du som leder legger til rette for gode samtaler i teamet, og at du som rollemodell viser hva slags kultur du ønsker deg. Etter en langvarig pandemi er det viktigere enn noen gang å ta seg tid til de gode, relasjonsbyggende samtalene, avslutter Erland.

Podcasttips:

• In good company med Nicolai Tangen
• A regenerative future med Chris Hovde
• Norsken, svensken og dansken fra NRK Radio

Boktips:

• Ekko – et essay om algoritmer og begjær av Lena Lindgren
• Den profesjonelle samtalen av Asbjørn Rachlew, Geir-Egil Løken og Svein Tore Bergestuen
• Homo Sapiens av Yuval Noah Harari 

Om Synneva Erland

Jobb: Hodejeger og rådgiver i Intersearch. Hun har blant annet fordypet seg i studier om psykologisk trygghet, og hvordan bygge opp gode team som skaper lønnsomme og agile organisasjoner rigget for framtiden.

Utdanning: Utdannet adjunkt fra Universitetet i Bergen og Universitetet i Agder. Har deltatt på flere lederutviklingsprogrammer i regi av BI Stavanger og BI Oslo.

Erfaring: Drev sitt eget kommunikasjonsselskap i 11 år, før hun startet som senior rådgiver i Intersearch. Har bygget og ledet store lederutviklingsprogrammer og Leadership Assessment. En av Norges mest anerkjente foredragsholdere innen ledelse, organisasjonskultur og psykologisk trygghet.

 Tekst: Inger Lise Kontochristos  Foto: Fartein Nerland  Illustrasjon: Istock.com