Nedbemanningsprosesser – en stor belastning for de ansatte

Partner, advokat og leder av Kvale advokatfirmas arbeidsrettsavdeling, Nicolay Skarning, forteller at en nedbemanning er en belastning for alle i bedriften, og at det er en fare for å miste de beste medarbeiderne først. Derfor er det viktig å trygge disse, slik at ikke bedriften mister verdifull kompetanse, mener han.

– Styret og ledelsen bør legge opp et tidsløp, ha en klar formening om hvor de vil med nedbemanningen, og deretter involvere de tillitsvalgte før viktige beslutninger fattes. Til tross for at en nedbemanningsprosess kan være krevende å stå i for bedriften, kan en slik prosess også være en mulighet til å trimme organisasjonen – og komme styrket ut.

– En stor utfordring i nedbemanningsprosesser er å få forklart behovet for endringen, slik at de ansatte forstår det og kanskje til og med støtter prosessen. Det vanskeligste er ofte å finne krets og kriterier for utvelgelse av ansatte, slik at bedriften kommer styrket, og ikke svekket, ut. Her kan det være vanskelig å bli enig med de tillitsvalgte. Vi samarbeider av og til med kommunikasjonsbyråer i slike saker, slik at kommunikasjonene fra ledelsen til de ansatte er korrekt og det som formidles blir forståelig for alle de ansatte.

– Nedbemanninger kan skape usikkerhet, noe som igjen skaper et stort behov for informasjon. En utfordring for ledelsen kan ofte være å få ut den informasjonen de ansatte har behov for, på det tidspunktet hvor de ansatte ønsker svar. Mye av begrunnelsen for dette er at nedbemanningsprosesser krever omfattende planlegging og god saksbehandling hele veien. Det vil ikke alltid være mulig å gi alle svar med en gang. Å få de ansatte til å forstå dette er av og til en utfordring.

Når det kommer til hvordan nedbemanningen bør legges opp, må det som nevnt legges opp et tidsforløp, som ikke må være for raskt, men heller ikke for sakte, for en slik prosess er slitsom, understreker Skarning.

– Den bør ikke pågå for lenge. Hvordan prosessen bør legges opp, vil være varierende og må vurderes konkret. En nedbemanningsprosess kan omfatte alt fra to ansatte til mange hundre arbeidstakere. Helt generelt kan det likevel pekes på et par ting. Virksomheter som planlegger en nedbemanning, bør rette et blikk mot blant annet vikariater, konsulentavtaler eller innleie av arbeidstakere for å kutte ned i tilgjengelig arbeidskraft. Rettslig sett kan disse tiltakene være enklere for arbeidsgiver å gjennomføre fordi stillingsvernreglene gir de fast ansatte en sterk posisjon.

– Videre vil saksbehandlingen være helt sentral. Måten virksomheten går frem på ved nedbemanning, vil kunne ha betydning for gyldigheten av de oppsigelsene som eventuelt blir gitt. Gjennom saksbehandlingen vil det fremgå om opplegget generelt for nedbemanningen og de konkrete oppsigelsene er skikkelig vurdert. Det er arbeidsgiver som har bevisbyrden for at gjennomføringen har skjedd etter grundig og korrekt saksbehandling. Det vil derfor være enklere for arbeidsgiver å bevise at det har skjedd en ryddig prosess dersom prosessen kan dokumenteres.

– Sluttpakker kan det være lurt å benytte, særlig mot ansatte som det ellers er vanskelig å få ut, som ansatte med høy alder og lang ansiennitet, som kanskje bedriften dessverre ikke lenger har bruk for. Sluttpakker varierer gjerne mellom tre og tolv måneder, avhengig av hvor stor bedriften er, men kan også være større i særlige tilfeller. 

Skarning presiserer at for å unngå konflikter, må arbeidsgiver først og fremst tenke på fremgangsmåten ved nedbemanningen.

– Denne består i første fase av å fremskaffe dokumentasjon som kan tjene som underlag for virksomhetens vurdering av behovet for nedbemanning, slik at vurderingen blir tilstrekkelig bred. En grundig vurdering vil sikre at prosessen kan gjennomføres på en hensiktsmessig måte til beste for virksomheten. Videre må kriterier for utvelgelse både av krets og personer utformes. I denne prosessen bør arbeidsgiver få med seg de tillitsvalgte gjennom en åpen og ærlig prosess, hvor de får lov til å medvirke. Drøfting og informasjon bør skje så tidlig som mulig i prosessen. Da får du de tillitsvalgte med på lag og de blir ambassadører for prosessen. På denne måten kan mange konflikter unngås.

– Dersom virksomheten fastholder at nedbemanning skal gjennomføres, avholder arbeidsgiver individuelle møter med alle ansatte som vurderes sagt opp. Her skal den ansatte få fremme sine synspunkter på en mulig oppsigelse. Videre vurderes om det finnes alternativ sysselsetting i virksomheten.

– Ett konkret råd som gjelder for alle arbeidsgivere gjennom nedbemanningsprosessen, er å ha i bakhodet den belastning det er for den ansatte å stå i en usikker posisjon. Etter at kriteriene for krets og utvelgelse er bestemt og disse er meddelt arbeidstakerne, vil det ofte bli spekulasjoner rundt hvem arbeidsgiver vil vurdere oppsigelse av. Da gjelder det å gi informasjon om den videre prosessen så tidlig som mulig. Som tidligere nevnt er kommunikasjon i slike situasjoner nøkkelen til en god prosess, og av og til hentes inn ekstern kommunikasjonskompetanse. Det er noen kommunikasjonsmiljøer som har mye erfaring med dette og som det kan være lurt å prate med.

Selv om ikke det skjedde helt uten rettssaker i noen få enkeltsaker, ser vi jo at både Posten, Telenor, Bravida og Skanska har lyktes med sine omstillinger, forteller Skarning.

– Når veldig store bedrifter går gjennom nedbemanninger, så må man regne med noen tvister. Det er ikke alltid mulig å unngå. Men alle de ovennevnte har i det store og hele lyktes godt, og er fortsatt solide og gode bedrifter i dag. Posten har naturlig nok ekstra store utfordringer med nedgang i fysisk post, og sterk konkurranse på pakker. Men de har et godt samarbeid med de tillitsvalgte, så de vil klare å omstille seg videre.

– Skanska-saken for Høyesterett (HR-2019-424-A) er en illustrerende sak når det kommer til viktigheten av fremgangsmåte, dokumentasjon og god saksbehandling. Saken gjaldt gyldigheten av oppsigelser av seks fagarbeidere som ledd i en nedbemanning. Hovedspørsmålet i saken var hvilken vekt arbeidsgiveren ved utvelgelsen av hvem som skal sies opp, må legge på arbeidstakers ansiennitet. Høyesterett kom enstemmig til at ansiennitetsprinsippet i Hovedavtalen ikke kan betegnes som en hovedregel, men kun som et utgangspunkt ved utvelgelsen. Dommen står fast at det etter omstendighetene er saklig å fravike ansiennitetsrekkefølgen ved utvelgelse uten at forskjellene i kompetanse og dyktighet var vesentlige. Med andre ord hadde Skanska bygget på en korrekt vurdering av ansiennitetsprinsippets betydning ved utvelgelsen av overtallige.

– Det som er interessant å merke seg fra dommen, er imidlertid at saksbehandlingen til Skanska hadde vært noe mangelfull. Høyesterett bemerket i så henseende at arbeidsgiver må gjennomføre en forsvarlig, og for domstolene, etterprøvbar saksbehandling som grunnlag for utvelgelse til oppsigelse ved nedbemanning. For arbeidsgiver som skal inn i en nedbemanningsprosess kan det, sett hen til Skanska-saken, være hensiktsmessig å tenke over at saksbehandlingen ikke bare skal synes hensiktsmessig fra ledelsens perspektiv. Den må være etterprøvbar for domstolene. Her vil drøftelsene med tillitsvalgte, og gjerne med verneombud/Arbeidsmiljøutvalg ofte få frem uklarheter i prosessen. Se derfor på møtene med tillitsvalgte som indikatorer på om informasjonen har fungert og på hva man eventuelt er uenige om.

– Erfaringen med store nedbemanninger er at ledelsen bør gjøre alt den kan for å få til enighet med de tillitsvalgte, og eventuelt ta noen ekstrarunder om nødvendig. Det skaper ofte en ryddigere prosess. Men det er ikke alltid man klarer å få til enighet, særlig ikke der de tillitsvalgte bare vil legge vekt på ansiennitet i nedbemanningsprosessen. Det kan man ofte ikke gjøre hvis bedriften skal komme styrket ut av nedbemanningen. Da må ofte kompetanse og egnethet også være med i vurderingen, selv om det gir noen vanskeligere subjektive vurderinger, avslutter Skarning.

Fallgruvene er dårlig beredt underlag og kommunikasjon og for raske avgjørelser uten at de tillitsvalgte er involvert. Da kommer man fort feil ut fra hoppet. Ellers vises det til overnevnte om Skanska-saken, som er en nyttig dom for bedriftene å lese igjennom.

• Solid underlag og dokumentasjon, hvor ledelsen selv har vurdert pro og kontra.
• Involvering av tillitsvalgte med mulighet for dem til å komme med alle mulige innspill før avgjørelser fattes.
• Et tidsskjema over noen uker eller få måneder, som ikke er for kort og ikke for langt. Hva tenker de tillitsvalgte om tidsskjemaet? Bli enige.
• Legge opp støtte til de som nedbemannes, for eksempel gjennom NAV, økonomiske rådgivere og pensjonsrådgivere, legge opp til sluttpakker om bedriften har råd til det, arbeide for frivillige ordninger.
• Bruk av saklig krets og kriterier for utvelgelse av ansatte til nedbemanning og sørge for drøftelsesmøter med alle, sammen med tillitsvalgte, og gjøre en korrekt saksbehandling.

Skarning har skrevet to bøker på området, nemlig Permittering, Nedbemanning og sluttpakker fra 2017 og Oppsigelser skritt for skritt fra 2019. Begge disse bøkene er rettet inn mot bedriftens styre og ledelse og deres utfordringer. Samtidig har de med mye om de ansattes rettigheter også fordi det er veldig viktig i alle disse prosessene. Siktemålet er alltid at bedriften skal komme styrket ut av en nedbemanning, eller i alle fall så styrket som mulig. 

Tekst: Cecilie Hals Hammernes  Foto: Sturlason AS Polyfoto