Presentasjonsteknikk: fire faktorer for god forberedelse

Slik er det for den dyktige lederen, for medaljevinneren og for hun eller han som strikker bedre enn hva noen strikkemaskin kan levere.
Slik er det også for dem som holder gode presentasjoner og foredrag. De har trent, og de blir aldri ferdige med å trene.

Det handler om forberedelse, forberedelse, forberedelse.

Forberedelse kan deles inn i fire faktorer:

• Hva, hvordan, hvor: Hva forbereder vi oss på, og hvordan forbereder vi oss?
• Hvem møter vi – og hvor kommer de fra?
• Hvordan starte presentasjonen vår
• Viktigst av alt: Hvorfor holder vi denne presentasjonen

Hva er tema eller agenda? Dersom det er et fast møte med faste deltakere, er det fort gjort å ta både formål og forsamling for gitt, når vi forbereder oss. Vi handler jo på vane, basert på tidligere erfaring fra tilsvarende situasjon. I interne, faste møter kan vi fort bli for rutinerte.

Jeg pleier å si at det (i overført betydning) er livsfarlig å bli for rutinert, kommunikasjonsmessig. Det gjelder å holde seg skjerpet, også når vi forbereder en presentasjon for en forsamling som vi kjenner godt. Noen situasjoner er vi så vant med, så komfortable i. Det er nettopp da, at vi skal ta en ekstra dobbeltsjekk: Hva står det egentlig i kursbeskrivelsen eller på møteagendaen? Mer om dette på det fjerde punktet lenger ned i artikkelen.

En annen viktig faktor som fort undervurderes, er hvor vår presentasjon skal holdes. Er det i et stort eller lite rom? Står vi på en scene, eller skal vi snakke med en liten forsamling i et litt trangt møterom? Dette spiller inn på hvorvidt vi skal stå eller sitte, om vi bør ha mikrofon eller ei, og hvorvidt det er hensiktsmessig å presentere noe på storskjerm.

Dersom det er mulig, sjekker jeg alltid ut hvor lyset fra en prosjektor treffer. Jeg går opp min løype om jeg får tilgang på rommet i forkant: Hvor kan jeg stå, slik at jeg unngår at lyset og bokstavene danser i ansiktet mitt – eller at jeg kommer for tett på mottakerne i et lite møterom? Å få foredragsholderen nesten på fanget kan oppleves som litt voldsomt. Er rommet så lite, velger jeg å sitte fremfor å stå.

LES OGSÅ: prestasjonsteknikk og spenningsregulering

Når vi forbereder oss er det en fordel at vi vet mest mulig om dem vi skal møte.
Hvilken bransje eller faglig miljø tilhører de? Er det flest kvinner eller menn, og hvilke aldersgrupper er representert? Hvor kommer de fra, og hva forventer de å få fra deg og din presentasjon (ref. avsnittet over)?

Jeg ber alltid om å få tilsendt hva mottakerne er blitt lovet i agenda eller innkalling i forkant. Den ordlyden er hjemmeleksen min, og forteller meg hva jeg skal svare på, altså gi, i løpet min presentasjon.

En av de største feilene vi gjør er at vi glemmer å tilpasse egen sjargong til dem vi snakker med, når vi holder en presentasjon. Det er som sagt fort gjort å bli for rutinert, og da går vi lett i fellen ved å bomme når vi treffer neste forsamling.
Det som fungerer utmerket for en forsamling kan være fadese i en annen.

Vi må vite noe om mottakernes hverdag og utfordringer, slik at vi skaper gjenkjennelse med eksempler og sjargong. For, uten gjenkjennelse, ingen relevans. Vi mennesker er enkle. Vi trenger å kjenne oss igjen for å ta til oss et budskap.

Dersom vi holder en presentasjon for folk som bor i Oslo-området, og bruker rushtrafikken som et eksempel, vil de fleste kunne kjenne seg igjen i det. Så tar vi en tur til Setesdal uken etter, med samme presentasjon. Visst vet de hva rushtrafikk er i Setesdal også. Men at de kjenner sin egen hverdag igjen, når vi snakker om «…så gjør du slik, når du sitter i rushtrafikken på vei hjem»? Det spørs.

I min egen hjemby er det rushtrafikk dersom fem-seks biler kjører samtidig mot samme veikryss, og jeg tipper at det gjelder for Setesdal og ganske mange andre norske steder også. Vis at du vet hvor du er og hvem du snakker med. Det handler om å ta andre på alvor.

Når vi kommuniserer er det essensielt at vi eier ordene vi bruker for å fremstå som troverdig. Å forsøke å briljere med et språk og fremmedord vi normalt ikke bruker, vil skape avstand. Men, vi bør likevel tilpasse sjargongen vår noe, for å skape gjenkjennelse og dermed nærhet.

Her er et eksempel på hvordan jeg bytter ut ord, avhengig av hvilket fora jeg presenterer i:
Hos advokaten: Klient
Hos NAV: Bruker
Hos kommuner og fylkeskommuner: Innbygger
Hos helsevesenet: Pasient
Hos næringslivet: Kunder

Førsteinntrykket betyr mye for hvorvidt du får folk til å lytte til deg. For svært mange er tiden en knapp ressurs, og den som presenterer konkurrerer ofte med digitale dingser om oppmerksomheten. De første sekundene er avgjørende for å få god kontakt med dem vi møter.

Se for deg at du blar nedover skjermen på telefon eller PC, eller at du litt fraværende blar gjennom tv-kanaler for å se om noe er interessant nok til å stoppe opp ved.

Akkurat slik fungerer det også i en presentasjon; virker noe spennende, gir vi det noen sekunder til. Men svært ofte blar vi fort videre, fordi det vi ser ikke interesserer oss nok til at vi vil bruke tid på det. Denne prosessen skjer raskt, og ofte ubevisst, i hjernen vår.

Starten av vår seanse setter standarden for presentasjonen vår, så det gjelder å starte slik som vi vil fortsette. Også her er sjargong er viktig, fordi vi setter tonen fra start, bokstavelig talt.

Det finnes mange tips til hvordan starte en presentasjon. For mange er humor en fin måte å bryte isen på. Bare husk på at starten setter standarden. Om du ikke er en god vitseforteller, er det ikke så lurt å starte ditt foredrag med å vise en utrolig morsom filmsnutt.

By på den du er med den hatten du har, fremfor å forsøke å være morsom, filosofisk eller energisk – om det ikke er slik du er. Genuin kommunikasjon virker mye bedre enn en i teorien korrekt og perfekt fremføring som ikke stemmer med vår personlighet.

Selv kan jeg by på meg selv og sjarmere mottaker med mine feil og mangler. Og folk kan komme til å humre litt i mine foredrag. Men det er ikke fordi jeg er morsom, det er fordi de kjenner seg igjen i det jeg forteller.

Å starte en presentasjon kan være det vanskeligste, fordi det er da vi ofte er mest nervøse. Start med fokus på den eller de du holder presentasjonen for, er mitt tips.

Som jeg har skrevet om flere ganger tidligere; det handler ikke om oss, det handler om dem som tar seg tid til å lytte til oss. Start gjerne med agenda. Da får de en påminnelse om hvorfor de er her og vet hva de kan forvente.

Det kan også være fint å starte med en historie som har tilknytning til byen eller bygget dere er i, om du har opplevd noe der før som kan være interessant eller morsomt for deltakerne.  En god introduksjon er kort, konkret og spisset.

Til slutt: Husk at presentasjonen starter i det du er der møtet eller foredraget skal foregå. Det er for sent å skape et førsteinntrykk idet det er vår tur til å ta ordet, om vi før det har vært fraværende og lite interessert i dem rundt oss.

Flere tips for en god start kommer i en egen artikkel fra meg, etterhvert.

LES OGSÅ: Hjelp jeg skal snakke - del 1.

Hvorfor holder vi presentasjonen
Finn ditt hvorfor, er et populært begrep som er relevant her.
Begrepet er litt forslitt synes jeg – det er en ofte brukt sjargong som fort kan mangle innhold.

Men, i denne sammenhengen er det så inderlig aktuelt. For, dette er hva så mange bommer på. Sammen med for lite kunnskap om hvem vi møter og hva de forventer, er det her aller flest feiler: Vi glemmer vårt hvorfor.

Hvorfor skal jeg ta ordet med min argumentasjon i dette møtet? Hvorfor er jeg blitt bedt om å holde en faglig presentasjon, eller et inspirerende foredrag i en større forsamling? Spør alltid deg selv om dette. For, i svaret ligger målet med presentasjonen din. Det er hva du ønsker å oppnå med innlegget ditt. Og enda viktigere; det er hva de som bruker tiden si på å lytte til deg, ønsker å få fra deg og det du formidler.

Husk at budskapet må stemme overens med hva mottakerne er blitt lovet, slik jeg skrev om lenger oppe i denne artikkelen. Basert på det; bestem deg på forhånd hva du vil at mottakerne skal huske. Der har du ditt hovedbudskap, som resten av presentasjonen bygges rundt. En god og tydelig presentasjon har ett, to eller tre tydelige budskap.

Det er en vanskelig, men nødvendig øvelse – å klare å kutte ned på antall budskap. 

Tvi tvi med din neste presentasjon.

Tekst: Cecilie Thunem-Saanum som er en prisvinnende foredragsholder innen kommunikasjon og tidsstyring. Hun er også forfatter, rådgiver, mentor, mor og isbader.