Ryddig behandling av søknader er employer branding

Leif Roberg, som er ansvarlig for HR-prosessene i barnehagestiftelsen Kanvas, påpeker at bedriftens renommé og mulighet for å skaffe arbeidskraft i fremtiden blir påvirket av hvordan en håndterer søknadene som kommer inn.

Kanvas rekrutterer personer til ledelse/administrasjon, barnehagelærere, fagarbeidere og assistenter.

– Vi har klare rutiner med tanke på rekruttering og utvelgelse, noe som gjør prosessen ryddig for alle parter. Vår pedagog- og bemanningsnorm ligger til grunn for all vurdering knyttet til ansettelser i barnehagen. Det er tydelige krav om barnehagelærerutdanning for barnehagelærere. Når vi mottar søknader på disse stillingene, haker vi av om kompetansen er dekket. Fagarbeidere skal ha fagbrev som barne- og ungdomsarbeider. Assistenter er ufaglært arbeidskraft, så her er det ikke kompetansekrav. Alle som søker hos oss, må dessuten ha en politiattest. Det betyr ikke nødvendigvis at en blir avvist som søker om en har en skrape på rullebladet. Slike unntakstilfeller sendes til HR.

Roberg forteller at første trinn i sorteringen er å se om søkerne dekker kravspesifikasjonen til de ulike stillingene.

–  De som ikke dekker kravene, får da et skriftlig avslag. Vi er nøye med å gi en begrunnelse for avslaget, som regel at søkeren ikke har kompetansen vi ser etter. I tillegg må dette avslaget sendes så fort som mulig, slik at de som har søkt, men ikke er aktuelle, ikke trenger å sitte og vente, men kan søke andre jobber.

– Alle skal ha klart og tydelig svar. Det er viktig med en respektfull behandling av søkerne. Dette gjelder alle ledd i prosessen. Det må unngås at en søker ikke hører noe fra arbeidsgiver hen har søkt hos.

Søkere som er interessante og går videre til intervju, må ringes opp så snart som mulig, forklarer Roberg.

–  Kandidater vi kunne tenke oss, kan også ringes opp før søknadsfristen har gått ut. Dette for å holde kandidaten varm. Vi opplever at det noen ganger er vanskelig å få dekket ulike behov for kompetanse og mangfold, og spesielt menn. Vårt mål er å ha 30 prosent menn i barnehagene våre. I dag ligger vi på rundt 20 prosent. Så da er vi selvsagt raske på når disse kandidatene dukker opp i søkerbunken.

– I Kanvas gjennomfører vi strukturert kompetansebasert intervju med to til stede. Hensikten med intervjuet er å presentere barnehagen og stillingen, samt kartlegge søkerens kompetanse og egnethet for stillingen. Presentasjon av barnehagen og stillingen er viktig slik at søkeren skal kunne velge Kanvas, og presentasjon av kandidaten skal bidra til at vi velger den riktige kandidaten.  Det er viktig at søkeren opplever utvelgelsen som rettferdig og relevant, og at kandidaten får anledning til å vise seg fram på en positiv måte.

–  Det er mulig å benytte gruppeintervju og praksisintervju (jobbutsnitt) i tillegg til individuelt intervju. Etter intervjuprosessen må vi igjen se til kravspesifikasjonen for stillingen. Alle kandidatene vurderes mot de samme kriteriene. Den personen som etter en totalvurdering best dekker kravspesifikasjonen, tilbys stillingen.

Roberg påpeker at en må være tydelig overfor den aktuelle kandidaten om hva som kreves i den stillingen det søkes på.

–  Noen ganger kan en kandidat trekke seg fordi kravene er annerledes enn de forventet. Som et eksempel kan en som har søkt en lederstilling, få vite at i denne barnehagen er det høyt sykefravær. Det må du jobbe med de neste par årene. Dersom søkeren ikke er så interessert i dette, så er det kanskje ikke der hen bør være leder. Da er det bedre at de trekker seg enn at de ikke mestrer jobben fordi de ikke har blitt fortalt i forkant hva den innebærer, hva hen kommer til å møte.

–  Kanvas har krav om intervju av minst to referanser, og det gjennomføres strukturert referanseintervju. Det betyr at alle referanser stilles samme spørsmål slik at kandidatene kan sammenlignes. Det er obligatorisk å innhente referanser fra nåværende leder. Dette gjelder også interne søkere.

Etter intervju tas en telefon der vi prater med de som har vært innom, forteller Roberg.

–  Eventuelle avslag gis da over telefonen. Når man alt har pratet med kandidatene, holder det ikke med en e-post. Man må være litt i dialog, og tydeliggjøre hvorfor de ikke nådde opp. Ofte handler det om en helhetsvurdering.

– Vårt ideal er at alle skal få et ordentlig og ryddig svar ved avslag. Det er viktig for oss å ikke brenne noen broer. Bedrifter bør tenke employer branding også ved avslag. De som får avslag, skal sitte igjen med en god følelse selv om de ikke nådde opp. En god og ryddig behandling er viktig for vårt renommé.

– Om kandidaten ikke er aktuell til stillingen hen har søkt, kan det hende at vedkommende er aktuell til en annen ved en senere anledning. Det hender at vi sender kandidater videre til andre barnehager for å unngå at en god kandidat «glipper». 

–  Vi benytter så å si ikke rekrutteringsfirmaer. Det har vært eksempler hvor vi har benyttet headhunter til å finne kandidater til topplederstillinger. Våre stillinger legges ut på NAV, Finn.no, Kanvas egne nettsider og på sosiale medier. Selv om vi noen ganger får svært mange søkere, spesielt på assistentstillinger, velger vi å ta søknadsprosessen selv.

–  Det er klart det kan være vanskelig å finne gullet i den store bunken, men fordelen er at vi ser til kravspesifikasjonen og vet dermed hva vi er ute etter. Rekrutteringsbyråer har ikke nok innsikt i den enkelte arbeidsplass og representerer ikke Kanvas slik vi ønsker å fremstå, avslutter Roberg.

• Gjør prosessen strukturert.
• Det essensielle er å jobbe med kravspesifikasjonen. Vær klar på hvilke krav en kandidat må imøtekomme (kommer en ikke over terskelen, vil man ikke kunne bli ansatt), hva den bør imøtekomme (viktig, men ikke ekskluderende) og hva er ønsket (gjør at en søker foretrekkes fremfor en annen) Tenk: Hva er det vi virkelig trenger, og hva er mindre viktig.
• Gi ryddige svar i andre enden. Tenk employer branding.

TEKST: INGUNN HELENE KRISTENSEN   FOTO: PRIVAT