Slik bygger man velfungerende team

I INEVO har vi eksperimentert med ulike strukturer, vaner og rutiner fra vi var rundt 10 ansatte til i dag hvor vi teller godt over 30.  Selv om det er vanskelig å generalisere hvordan man bygger gode team, så har vi definert 3 kritiske konseptuelle faser. I dette innlegget skal vi se på hvordan man bygger velfungerende team med et enkelt rammeverk.

Psykologisk trygghet er et tema som får stadig mer oppmerksomhet blant ledere som er opptatt av organisasjonsutvikling. Amy Edmondson har forsket på psykologisk trygghet i mange år og har raskt etablert konseptet som en grunnsten i hvordan man bygger en positiv bedriftskultur. 

Kort oppsummert handler psykologisk trygghet om hvorvidt man har skapt et trygt miljø for for å feile og lære i. I en kultur hvor man har rom for å feile så vil man anse feiling som læringsmuligheter. Dette fører igjen til at man har et bevisst forhold til eget utviklingspotensiale. 

Motsetningen er en kultur hvor folk er redde for å feile da man kanskje forbinder dette med skyld eller negative reaksjoner. Dette fører til at man ofte går glipp av læringsmulighetene som ligger i det å feile, da man sjeldent deler disse erfaringene med andre på jobb. 

Vi har hatt et bevisst forhold til å skape en kultur hvor det er høy grad av psykologisk trygghet for alle. Dette har for eksempel tillatt teamene våre å gi ærlig og direkte feedback når de opplever at noe ikke fungerer. 

Dette har ført til at vi som selskap har kunnet tilpasse oss raskt og oppnå bedre resultater i prosjektene vi jobber på. I en kultur uten psykologisk trygghet ville dette tatt mye lenger tid, da det er vanskeligere å oppdage optimaliseringsmuligheter i en organisasjon hvor folk er redde for å utfordre eksisterende rammer. Psykologisk trygghet er altså en forutsetning for å bygge velfungerende team!

Les mer om: Psykologisk trygghet er avgjørende for din bedrift - ledernytt.no

En vanlig feil når man skal organisere og bygge opp et velfungerende team er å ikke planlegge teamets utvikling i faser med delmål. Ting som sosial dynamikk, gruppevaner og tillit til hverandre er ikke noe som bygges over natten, Man er derfor tjent med å dele opp ønsket utvikling i faser da dette gjør det enklere som leder å veilede teamene. Vi har over tid kommet fram til tre faser som lar oss sette sammen og bygge velfungerende team. Fasene er som følger:

Fase 1: Oppstart

Denne fasen handler i hovedsak om å bygge psykologisk trygghet og gjøre teamet til en trygg arena for deling, læring og feiling. Det er kanskje også i denne fasen hvor teamene trenger mest veiledning og drahjelp for å finne og komme inn i sin egen rytme. Denne fasen kan vare i alt fra noen uker til noen måneder avhengig av størrelse på teamet, og grad av kompleksitet på utfordringer dette teamet skal løse. 

Her kan det også være lurt at nærmeste leder er delaktig i de første teammøtene for å sørge for at potensielle utfordringer og spørsmål blir håndtert fortløpende. Det vi ønsker å utrette i denne fasen er at teammedlemmene skal bli trygge på hverandre og danne sosiale bånd som legger grunnlaget for en god intern dynamikk.

Oppstartsfasen er ofte kritisk for å skape et godt samarbeid fremover i tid. En av de enkleste måtene å sikre at dette skjer er ved å raskt gi teamene felles utfordringer. Det sparker ting i gang da de blir nødt til å finne gode måter å samarbeide på, og må også ta felles vurderinger underveis. 

En vellykket oppstartsfase kjennetegnes av:

• Teammedlemmene bidrar aktivt i diskusjoner og utviser høy grad av tillit til hverandre.
• Teammedlemmene er komfortable med å utfordre hverandre og å selv bli utfordret.
• Teammedlemmene har etablert felles rutiner og gruppevaner (Eksempelvis en fast agenda på møter, rapportering eller andre viktige ritualer).

Fase 2: Funksjonell fase

Den funksjonelle fasen handler i stor grad om å veilede teamene ved behov. I denne fasen burde teamet være så selvgående at selv mindre utfordringer håndteres effektivt innad i gruppen. 

Formålet med denne fasen er å styrke samholdet i gruppen, samt å sørge for at man deler erfaringer og utfordringer hyppig. Her vil man se på informasjonsflyt i teamet, hvem som fyller hvilke roller innad i gruppen og grad av samhold. På dette punktet er teamet ofte autonomt og vil trenge liten grad av ekstern påvirkning for å løse utfordringer effektivt. 

Denne fasen kommer naturlig av seg selv jo mer teamet samarbeider, og vi ser etter følgende ting i denne fasen:

• Gruppen har etablert vaner og ritualer som opprettholdes over tid.
• Det er en form for indrejustis hvor gruppen selv regulerer ønsket og uønsket atferd.
• Det er økt grad av samhold i gruppen og kommunikasjonsflyten er mer effektiv. 
• Det er hyppigere deling av erfaringer og utfordringer noe som igjen fører til økt læring.
• Folk utfordrer hverandre oftere samtidig som konfliktnivået er på et minimum.

Fase 3: Optimalisert fase

Når man kommer til denne fasen har man allerede bygget et velfungerende team. Det vi ser på i optimaliseringsfasen er hva som kan forbedres rundt prosesser i teamet, grad av samhold i gruppen og grad av tilfredshet i teamet. 

I denne fasen er det kritisk å etablere en feedback-mekanisme fra teamene for å kunne videreutvikle både team og organisasjonen som helhet. Vi kjører både samtalebaserte undersøkelser og spørreundersøkelser en gang i halvåret. Innsikten vi får i disse undersøkelsene er gull verdt.

Faktorene vi ser etter i denne fasen er:

• Teammedlemmene er fornøyde og samholdet fungerer bra.
• Teammedlemmene utfordrer hverandre i større grad til å utvikle hverandre.
• Teamet leverer bedre resultater.

• Lag en plan for utviklingen til teamet samt forventninger og del det.
• Sørg for at teamet etablerer gruppevaner og felles rutiner raskt. 
• Hold medlemmene ansvarlig for gruppens progresjon. 
• Sørg for at teamet reflekterer over egen utvikling.
• Ha en god rutine på å samle feedback.
• Skap en trygg arena for feiling.

Les også: Formelen for teamsuksess - ledernytt.no

Tekst: Jonas Moe, Head of Growth, INEVO.