Å Måle eller ikke å måle, det er spørsmålet

“What you can’t measure, you can’t manage”. Dette uttrykket eller varianter av det er blitt tilskrevet både kvalitetsguru W. Edwards Deming og ledelsesguru Peter Drucker.

Ingen av disse to har sagt dette.

Riktignok er Deming som “oppfinner” av kvalitetssyklusen “PDCA” (Plan-Do-Check-Act) fokusert inn mot evaluering av innsamlede data (Check) opp mot definerte effektivitets- og kvalitetskriterier, og lukking av negative avvik (Act). Det er jo vanskelig å se for seg forbedringsarbeid i de prosesser som utgjør for eksempel bilproduksjon, uten nøye uttenkte målekriterier og tilhørende overvåkingsverktøy.

Drucker er også inne på mye av det samme, i et annet sitat som han faktisk står bak:

Management is doing things right; leadership is doing the right things

Det blir vanskelig å vite om vi “gjør tingene riktig”, om vi ikke samtidig har ordnet oss med både kriterier og verktøy for måling.

Så, hvordan kan vi gå frem hvis vi ønsker å gjøre tingene riktig?

En metode er “OKR”, “Objectives, and Key Results”. Forfatteren av boken “Measure What Matters” har implementert OKR i mer enn 50 selskaper, Google har f.eks. benyttet OKR i over 20 år, Intel siden 70-tallet.

OKR i korte trekk:

Objectives: HVA forsøker virksomheten å oppnå. Mål bør være konkrete, aksjonsorienterte, inspirerende.

Key Results: HVORDAN oppnår vi målet vårt. Gode målekriterier er spesifikke, tidsbegrensede, ambisiøse men realistiske. Og, de må være så målbare som mulig.

FOKUS: OKR gir klar prioritering til et lite antall mål, mål som er utledet av virksomhetens misjon og strategi. Dermed sikrer vi at det individet-teamet-avdelingen jobber med understøtter virksomhetens overordnede målsettinger.

• Antall Oer bør ikke være flere enn 3-5. Samme antall KR bør være tilstrekkelig pr O. Dette sikrer stram prioritering og fokus
• «Sunne» OKRer balanserer avstemming og autonomi, innarbeidelse av overordnede målsettinger og «lokale» ambisjoner og utfordringer
• «Start small, think big»: Prøv ut OKR I en avdeling eller et team, før «full» utrulling av OKR i virksomheten gjøres

AVSTEMME og SAMSTEMME: OKR kan synliggjøre målene til de ulike ledernivåene- og funksjonsområdene i virksomheten. Dermed kan det enkelte individ, team, osv. knytte «sin» OKR opp til overordnet OKR-nivå, eller sideordnet. Retning og Mål ovenfra («Top-Down») skaper sterkere eierskapsfølelse og motivasjon når den enkelte utformer «sine» mål i tråd med de overordnede målene. Harvard Business Review hevder virksomheter hvor de ansatte er avstemte og omforente har dobbelt så høy sannsynlighet for å være ledende innen sin bransje.

• (Topp)ledelsen bør gi sin helhjertede oppbacking
• En OKR som er avhengig av et annet team, bør samtidig forplikte det andre teamet

KONTROLL og AVVIKSHÅNDTERING: KR-delen av OKR konkretiserer og overvåker måloppnåelsen (O-delen) gjennom klart definerte og målbare nøkkelindikatorer. Dermed kan man sette inn tiltak hvis risikoen oppstår for at mål ikke nås

• OKRer bør følges opp relativt hyppig, f.eks. med en (anbefalt) planlagt sluttføring av OKRene på max. ett år kan kvartalsvise eller månedlige «innsjekk» (Google) være passende
• OKRene skal ikke være «hugget i sten», men bør og kan forandres når omgivelser og interne forhold skifter
• KRene bør måle både effektivitet/kvantitet og kvalitet
• KRene skal måle resultatet, ha en tidsfrist for ferdigstillelse og ha en klar definisjon hva som er godkjent måloppnåelse

STREKKE SEG LITT LENGER: OKR «dytter og trekker» oss i å sette mål som er ambisiøse og utfordrende, men fortsatt realistiske og oppnåelige.

• Google bl.a. deler mål opp i «forpliktende» og «aspirerende»: Forpliktende OKR skal/bør nås, og dermed har høyest prioritet. Aspirerende OKR skal være noe å strekke seg etter, og enhver anstrengelse eller måloppnåelse av disse fortjener en passende oppmerksomhet

OKRer kan etableres for personlig bruk, så vel som privat og offentlig virksomhet, innenfor et bredt utvalg ulike typer mål.

For å komme i gang med OKR, så inneholder denne siden både eksempler på OKRer fra ulike bransjer, verktøy for utforming av OKRer, samt generelle tips om gjennomføring.

Tekst: Vidar Degrum