Få mer ut av arbeidsdagen med denne enkle teknikken oppkalt etter en tomat

Birgitte Feldborg -forretningsutvikler, underviser og forfatter- ble introdusert for teknikken for syv år siden. Hun forteller at før det var hun helt enkelt ufokusert, og rakk egentlig ikke særlig mye i løpet av en arbeidsdag.

– Glem multitaskingen. Poenget med denne teknikken er å jobbe med en og en oppgave om gangen, da bruker du totalt kortere tid på hver enkelt oppgave.Når jeg bruker denne teknikken, opplever jeg økt fokus på oppgaven jeg er i ferd med å løse. Både fordi jeg nå helt nøyaktig vet, hva det er jeg skal bruke tiden på. Og at det er i en avgrenset periode. Jeg får mye mer gjort, fordi jeg er fokusert på kun den ene tingen jeg holder på med.      

–  Det var en italiener ved navn Francesco Cirillo som i 1992 utviklet teknikken. I korte trekk går teknikken ut på å styre arbeidsdagen ved hjelp av en timer. «Misfornøyd med den lave effektiviteten av sin tid brukt på studier, plukket han en tilfeldig timer fra kjøkkenet», Wikipedia. Timeren var vanlig i de italienske kjøkken og utformet som en tomat, derav navnet Pomodoroteknikken. Når arbeidsdagen begynner, prioriterer du dagens oppgaver, setter timeren på 25 minutter og jobber med en oppgave om gangen.

I en hektisk hverdag og med mange ting på programmet kan det være nyttig å ha noe som styrer fokuset vårt. Feldborg jobber selvstendig og har derfor ingen sjef som forteller hva hun skal gjøre.

– Før jeg begynte å bruke timeren var jeg fæl til å gjøre mange ting på en gang. Jeg kunne starte på en mail, så skulle jeg bare sjekke noe på nettet, og så kom jeg på at jeg også skulle ringe en kunde. Så tilbake til mailen.
– Da hjelper timeren meg å holde fokus på de ting som er viktige for meg og min virksomhet, og utnytte tiden best mulig.. Hun sier at skal du bruke Pomodoroteknikken på riktig måte må du rydde unna forstyrrende ting på skrivebordet, og kun ha det du trenger for å utføre arbeidet. Du bør også gjøre noe for å fjerne fristelsen til å sjekke mail, facebook og andre ting som kan forstyrre. 

Hun anbefaler de som sitter i åpne kontorlandskap å ha på øretelefoner for ikke å bli forstyrret.

–  Jeg bruker også teknikken på oppgaver jeg ikke har lyst til eller som er vanskelige. Jeg lover nemlig meg selv at hvis jeg etter ti minutter ikke kan komme i gang eller greier å løse saken så er det ok å stoppe. Men som regel stopper jeg først når timeren ringer etter de 25 minuttene, og da er jeg godt i gang eller kanskje allerede ferdig med oppgaven.

Feldborg bruker også teknikken til å rydde og vaske. Hun sier at «å rydde og vaske i 25 minutter går bra».

– Og det gir meg en svært god følelse når jeg har oppnådd det jeg hadde planlagt. Om det er en komplisert oppgave på kontoret eller rydde i et klesskap hjemme.

– Mellom arbeidsøktene på 25 minutter skal du alltid ta en liten pause fra det du holder på med. Det anbefales det at du gjør noe annet, som for eksempel å gå en kort tur, ta en liten meditasjon, kort sagt noe som kan få deg til å slappe av mellom arbeidsøktene.  

1. Velg hvilken oppgave du vil jobbe med.
2. Sett Pomodoroen på 25 minutter og si til deg selv at du ikke vil bli forstyrret.
3. Jobb med oppgaven helt til klokken ringer.
4. Når klokken ringer markere du hvor du er.
5. Ta så en kort pause gjør noe annet, gå en kort tur, pust, mediter, ta en kopp kaffe eller lignende som får deg til å slappe av.
6. Etter fire pomodori tar du en lengre pause på 25 eller 30 minutter. Hjernen trenger denne pausen for å bearbeide ny kunnskap og for å forberede seg til neste pomodoro.

Etter hvert finner du ut

1. Hvor mange pomodori det kreves for å fullføre en oppgave.
2. Hvordan du unngår å la deg forstyrre. Telefoner og eposter kan vente.
3. Hvor mange pomodori du trenger for en spesiell oppgave.
4. At du også kan bli mer effektiv med hver oppgave hvis du bruker de første fem minuttene til å se igjennom hva du har gjort.
5. At det er smart med lister over dine gjøremål. Da er det lettere å sette grenser og det tydeliggjør skillet mellom arbeid og fritid.
6. At du kan bruke Pomodoroen til dine egne målsettinger og utvikling.

På smarttelefonen finner du mange pomodoroapper, også noen gratis, du kan laste ned hvis du ikke har en timer. Minuset med å bruke telefonen i stedet for å kjøpe en timer er at du da må motstå fristelsen med å kikke på telefonen.

Tekst: Johanna Håland   Foto: Erhvervs portræt  Illustrasjon: Istock.com