Men sånn er det altså ikke. Døgnet har bare 24 timer, uansett. Så om du føler at tiden ikke strekker til, så er det altså umulig å strekke den. Tiden er en ressurs som er nøyaktig likt fordelt til alle - hvert eneste døgn.
Nei, det er verken tiden eller du selv som ikke strekker til. Det er din evne til å prioritere som er utilstrekkelig. Du kan ikke få flere timer, men du kan få færre oppgaver. Skal du få tiden til å strekke til må du lære deg å si nei, kvitte deg med oppgaver som ikke er viktige og verdifulle.
Spørsmål og svar
Her om dagen kom jeg over en liste med spørsmål og svar om hva du kan gjøre for å få gjort det du skal innenfor en normal arbeidsdag. Den er utarbeidet av Dr. Alison Eyring, som er grunnlegger og CEO for selskapet Organisation Solutions.
- Deltar du på mange møter som du strengt tatt ikke behøver å delta på? Slutt å delta på dem!
- Leder du eller deltar du på møter som er dårlig planlagte? Fiks det!
- Opplever du at folk altfor ofte kommer til deg for å få veiledning eller råd om hvordan de skal utføre oppgavene sine? Delegér bedre!
- Føler du at du altfor ofte blir invitert til - eller leder - improviserte møter? Gjør noe med det!
- Utnytter du ikke teknologiske verktøy eller teknologier til sitt fulle potensiale? Få noen til å lære deg!
- Bruker du jevnlig tid på å tenke kreativt og legge strategier for fremtiden? Sett av tid i kalenderen!
- Pleier du ofte å gjøre de hyggelige oppgavene først når du kommer på jobb? Gjør disse bare når du har ledig tid til overs.
- Stopper du ofte opp i arbeidet ditt og utsetter det når du gjør en evaluering? Start nå!
- Utfører medarbeiderne dine arbeidsoppgaver de synes er unyttige? Lytt til dem rutinemessig og gjør noe med det!
- Sier dine medarbeidere/kolleger noensinne nei når du gir dem en oppgave? Oppfordre dem til å gjøre det!
- Leder du prosjekter som er underfinansiert eller underbemannet? Stopp det, utsett det - eller fiks det!
Har du for mange prosjekter på gang? Hvis svaret er ja må du stille deg noen spørsmål:
- Kan oppgaver som ivaretas av flere team, gjøres av kun ett team?
- Kan et prosjekt deles opp i flere små prosjekter slik at man får et bedre fokus?
- Kan to eller flere prosjekt-team lære mer eller spare mer tid ved å gjøre en del aktiviteter sammen? Fokuser i så fall på et eller to områder der det oppnås størst synergieffekt.
Om du gjennomfører bare to - tre av disse tipsene vil du kunne ta tilbake mye tid som i dag utnyttes dårlig.
Et par-tre andre tips fra mine egne erfaringer:
- Start arbeidsdagen med den mest verdifulle oppgaven - den som skaper størst verdi for deg selv og din arbeidsgiver.
- Ikke begynn med nye oppgaver før du har avsluttet den du holder på med akkurat i øyeblikket. Ikke legg fra deg en halvferdig jobb bare fordi den er komplisert, uinspirerende og kjedelig. Det betyr at du må gjøre den senere. Utsettelser er noe herk og er direkte ulønnsomt.
- Premiér deg selv med å gjøre de hyggelige, morsomme og inspirerende oppgavene til etter lunsj - da går du hjem med et smil om munnen etter jobben!
Les også: Med effektiv tidsstyring kan du slutte å kaste bort tiden din
- Om Arne Sigurd Rognan Nielsen
Tekst: Arne Sigurd Rognan Nielsen. Han er Administrerende direktør i Brainworker AS. Han har også vært TEDx-foredragsholder om personlig produktivitet. I tillegg har han en allsidig bakgrunn som fotograf, journalist, militær, konsulent og coach i personlig effektivitet.
Foto: Tom Nordstrønen og Istock.com