Gode teknikker for en smartere jobbhverdag

Bjørn Hopland i Smart endring AS har gjennom mange år som leder erfart at det alltid finnes flere oppgaver enn det er mulig å gjøre. Han har også studert hvordan andre håndterer dette.

– Utfra dette vet jeg at lange oppgavelister ikke virker, enten de er på papir, en app eller i Outlook. Jeg spør ofte andre om hvilken farge det er på teksten i oppgavelisten, og svaret er nesten alltid RØD. Oppgavelisten er gjerne på mer enn én side og blitt en dårlig samvittighet. Det gjør at du helst unngår å se på den og skriver korte oppgavelister dag for dag på papir isteden.

– Det eneste jeg har funnet ut som virker, og som jeg ser virker for mange andre også, er å lage korte, tidsbaserte oppgavelister der hver av dem lar seg gjennomføre i løpet av en dag. Noen sier man skal lage en prioritert liste og jobbe seg nedover fra toppen, men i realiteten kommer det inn nye oppgaver hele tiden, så vi må stadig omprioritere. Dagene er også forskjellige. Noen dager er spist opp av møter og det blir liten tid til oppgaver. Da er det bra å kunne bruke et verktøy der det er enkelt å flytte oppgaver samtidig som du beholder oversikten.

– Så hva gjør du om du får forespørsler fra andre, eller du har en god idé du vil jobbe med? Spør deg selv: «Vil det å gjøre oppgaven føre meg nærmere ett av mine mål?» Forbausende ofte gjør det ikke det. Da kan vi være fryktelig travle hele tiden, men ikke nødvendigvis med å gjøre ting som skaper resultater.

Hopland forklarer at noen oppgaver er små og kan gjennomføres mellom møter i løpet av en dag, mens større oppgaver kan det være lurt å sette av tid til i kalenderen.

– På den måten får du en mer realistisk plan og du hindrer andre å tro at du er ledig for et møte. Men det er viktig å ikke overdrive dette fordi andre kan være avhengig av deg for å få gjort sine oppgaver, og trenger din hjelp.

– For å få et realistisk bilde av hva du kan få gjennomført, må du ta hensyn til planlagte møter og avtaler, oppgaver du må gjøre de nærmeste dagene og det vanskeligste: Hva som vil komme av nye forespørsler du må håndtere. I praksis kan de fleste ikke planlegge mer enn maks 60 prosent av sin tid, og det må du ta hensyn til i din plan.

Ifølge gründer Nina Bakken Bye legger gode rutiner i hverdagen grunnlaget for å lykkes med mange områder i livet.

– Rutiner er imidlertid ikke noe du lærer deg over natten. Rutiner er noe du må jobbe med og øve deg på over tid. Når du bestemmer deg for å implementere nye rutiner i livet ditt, er det stor sjanse for å lykkes om du jobber med små steg hver dag, i stedet for skippertak i ny og ne.

– Planlegging av hverdagen både i og utenfor jobb er etter mitt syn en av de viktigste rutinene for å kunne jobbe smartere. Det gir deg oversikt over dagen og ukene som ligger foran deg. Når du planlegger, prioriterer du samtidig de oppgavene som er viktig å få gjort og som tar deg mot målet du har satt deg. Det gjør at du kan jobbe målrettet og holde fokus. Altså smartere.

– Ved å bruke litt tid på planlegging av arbeidsdagen og oppgavene som skal gjøres, vet du hvor du skal starte og du unngår prokrastinering eller utsetting. Når vi ikke har helt klart for oss hva som er neste steg, er det lett å bli ufokusert og begynne med noe som er lett å ta tak i, men som strengt tatt kanskje ikke er nødvendig å gjøre.

Bakken Bye mener også at en annen viktig rutine å implementere, er fysisk aktivitet.

– Skal vi prestere og klare å holde fokus, må vi holde oss i form. Jeg tenker ikke nødvendigvis på hard

trening, men fysisk aktivitet som å gå en rask tur hvor du får opp pulsen. Når kroppen er aktiv, har hjernen det bra. Når hjernen har det bra, presterer du bedre, du jobber mer effektivt og er mer kreativ. (Anbefaler boken av Ole Petter Hjelle – Sterk hjerne med aktiv kropp).  

– I ryddeportalen Ryddig med små steg lærer jeg mine medlemmer grunnleggende ryddevaner og hverdagsrutiner. Istedenfor å se på rotet, og alt det som ikke fungerer i hverdagen, utfordrer jeg medlemmene mine til å sette mål og jobbe med ett og ett steg. Så lenge målet er tydelig for dem der fremme, vil de komme dit dersom ønsket er stort nok og de bruker hjelpemidler som for eksempel planlegging og visualisering.

– Det er viktig å understreke at hverdagsrutiner er individuelle. Selv om mine morgenrutiner fungerer perfekt for meg, vil de ikke nødvendigvis føre til en god start på dagen din.

Lederutvikler Cecilie Ystenes Myhre mener at når vi splitter fokuset vårt på flere oppgaver eller flere ting av gangen, er det fort gjort å gjøre «hastverksfeil».

– Disse småfeilene bidrar ikke til så mye læring, og skaper heller mer arbeid. Fokuserer vi på flere ting av gangen, vil også energien som legges i oppgavene bli deretter. Er det tre oppgaver som opptar fokuset ditt, vil de tre oppgavene få tildelt like mye innsats, som om du fokuserer på én oppgave av gangen. En annen konsekvens av å stadig skifte fokus mellom oppgaver og tilgjengelighet, er høyt stressnivå. Med høyt stressnivå er vi mer utsatt for både «email apnea» og «technostress». «Email apnea» handler om de fysiske symptomene vi får ved å jobbe mye foran skjerm, hvor vi holder pusten i det vi åpner, leser eller svarer på en e-post. «Technostress» forklarer hvordan hjernen vår forsøker å forholde seg til alle inntrykkene vi utsettes for i løpet av en dag, noe som resulterer i at vi kan bli overarbeidet og sliter med å slappe av når vi kommer hjem.

– Ulike arbeidsoppgaver krever ulikt fokus; i noen situasjoner må du rette oppmerksomheten din mot en e-post, andre situasjoner krever at du fokuserer på å lytte til en kollegas erfaring etter et viktig møte. Den amerikanske idrettspsykologen Robert M. Nideffer forklarer at vi har fire ulike måter å fokusere på; gjennom indre, smalt fokus (tenke på én bestemt ting), indre, bredt fokus (analyserer), ytre, smalt fokus (fokus på én ting) og ytre, bredt fokus (skaffe overblikk). Vi må trene oss på å raskt komme frem til hvilken fokuskanal oppgaven krever.

Ifølge Ystenes Myhre er det å holde fokus avgjørende når vi virkelig skal levere resultater. Og for å prestere godt er det viktig å velge å fokusere på det som er innenfor din kontroll å påvirke. Da er det lurt å ha en refokuseringsplan. Ved å lage deg en plan vil du raskere navigere deg mellom de ulike fokuskanalene, uten å bli stoppet eller distrahert på veien, forklarer hun.

• Start med å skrive ned tre situasjoner som har en tendens til å forstyrre konsentrasjonen din. For eksempel: Innkommende e-poster som forstyrrer arbeidsstrømmen min.
• Kartlegg hvordan du reagerer på disse forstyrrelsene. For eksempel: Jeg avbryter arbeidet jeg holder på med, leser mailer, og klarer ikke slutte å tenke på innholdet i dem, fremfor det jeg egentlig holdt på med.
• Hvordan ønsker du å reagere i stedet? For eksempel: Jeg klarer å avstå fra å lese mail når jeg vet jeg må fokusere på arbeidsstrømmen min, eller jeg leser, og klarer så å legge innholdet jeg leser i mailene til side til et senere tidspunkt.
• Hvordan kan du tilrettelegge for å reagere annerledes fremover? Legg en plan.