Jobb smart med kvalitet i alle ledd

Midthjells hemmelighet for å jobbe smartere, er å ha en klar strategi for selskapet, med tydelige mål, delmål, planer og forventninger.

– Dersom organisasjonen opplever en overordnet mening med arbeidet man gjør, skapes dessuten økt motivasjon. Jeg er også veldig opptatt av å analysere hva som er aller viktigst å gjøre først, og prioritere oppgaver både for meg selv, mellomledere og andre ansatte.

– Som leder ser jeg på selskapet som et helhetlig tannhjul, hvor alle hjulene må fungere sammen for at maskineriet skal fungere optimalt. Jeg analyserer styrker og svakheter i alle avdelinger, som blant annet økonomistyring, salg/kundeservice, markedsføring, lager/logistikk, IT samt produksjon. Det må ikke undervurderes at toppledere av og til må grave seg helt ned i detaljer for å forstå hvor noe bør bedres, som for eksempel marginer, lagerrotasjon, pakkefeil, produksjonsfeil, salgs- og regnskapsrapporter eller markedsføringsbudskap.

– Deretter tar ledergruppen tak i de hovedoppgaver hver avdeling kan forbedre seg på, og hvordan samarbeidet mellom ulike avdelinger kan bedres. Oppgaver prioriteres og fordeles med tidsfrister, og oversiktene oppdateres jevnlig slik at det hele tiden er fokus på og «drive» til forbedring. Jeg har gjennom styreverv sett flere toppledere som blir overfokusert på det enkeltområdet de selv er mest kompetent på, som økonomi eller markedsføring, men man lykkes aldri godt dersom ikke helheten fungerer.

Midthjell mener at det å være en god leder også er å være en bra «coach».

– Min erfaring er at å delegere oppgaver med 100 prosent tillit til at alt blir bra, ikke fungerer i praksis med alle typer medarbeidere. Ofte må selv erfarne mellomledere eller ansatte veiledes på at de må jobbe smartere på enkelte områder.

– Mitt mantra har vært «kvalitet i alle ledd», ut mot markedet og internt. Det inkluderer å lytte aktivt til både kunder og ansatte, da de sitter med mye verdifull informasjon om hva som kan forbedres. Det må være stor takhøyde for kritikk, selv om ikke alle innspill er gode eller hyggelige, for der ligger det mye nyttig læring. En leder må ikke stikke hodet i sanden for det som ikke fungerer bra nok. For å systematisere innspill fra kunder, legges feedback inn i salgsavdelingens kunderapporter, som deretter tas opp i ledergruppen. For å systematisere innspill fra ansatte, kreves jevnlige avdelingsmøter hvor ansatte får mulighet for å diskutere problemstillinger på godt og vondt.

– Når ansatte og kunder opplever at de blir lyttet til og tatt på alvor, skapes også økt engasjement som er helt vesentlig for suksess. Det er viktig at miljøet fungerer godt i alle retninger. Konflikter bør løses raskt konstruktivt, slik at det ikke tar energi og tid fra annet arbeid. I konfliktsituasjoner trenger en leder forståelse for at alle mennesker også styres av følelser – som må tas på alvor og møtes med respekt.

Arne Sigurd Rognan Nielsen er enig i at det er viktigere å jobbe smartere enn å jobbe hardere.

– Det gjør du ved å forenkle arbeidsprosessene dine mest mulig og fokusere beinhardt på de oppgavene som er viktigst for å skape verdi for bedriften, for de eventuelle kundene dine og for deg selv og familie/venner.

– Å jobbe hardt er ikke det samme som at du er mer produktiv enn andre. Det betyr bare at du bruker unødvendig mye tid og energi for å oppnå de resultatene som andre og du selv forventer at du oppnår. Å jobbe smart betyr at du oppnår en bedre balanse mellom jobb og privatliv. Med andre ord unngår du å brenne deg ut, bli tappet for arbeidslyst, energi og livsglede. Det er bra for deg, det er bra for familien din, det er bra for resultatskapingen din og for arbeidsgiveren din.

For å jobbe smartere, mener Rognan Nielsen at du må lære deg å prioritere de oppgavene som er verdiskapende.

– Med andre ord må du si nei og styre unna oppgaver som gir liten verdi. Bruk 80/20 regelen og husk at 20 prosent av det du gjør skaper 80 prosent av verdien. Kanskje 80 prosent av det du gjør bare skaper 20 prosent av verdien? Er det riktig ressursbruk?

– Bruk digitale verktøy som hjelper deg til å jobbe enklere og mer automatisert. Lag lister over oppgavene dine og sorter dem i tre grupper: A er de viktigste verdiskapende oppgavene. B er oppgaver som støtter A-oppgavene. C er oppgaver som har så liten verdi at du skal droppe å gjøre dem (gi dem bort til noen som har dem som A-oppgaver).

– Ikke vær redd for å ta et kurs, se en video eller søke profesjonell hjelp for å lære hvordan du kan jobbe smartere. Det er det smarteste du kan gjøre! avslutter Rognan Nielsen.

1. Hardt arbeid er mentalt og fysisk utmattende. Det tar energien du trenger for å opprettholde ting som virkelig betyr noe i livet ditt. Finn heller måter å delegere eller spare arbeidskraft på.

2. Å jobbe smart sparer energi. Det betyr ikke at du IKKE kan jobbe hardt, fordi noen oppgaver krever mer. Men når det er mulig, gjør arbeidet ditt i korte støt i stedet for i lange runder.

3. Å jobbe smart øker produktiviteten. Det sparer arbeid ved å strømlinjeforme prosessen. Når det er mulig, kombiner oppgaver som følger et lignende format.

4. Å jobbe hardt tapper motivasjon, selvtillit og lyst til å fortsette. Hvor mange ganger har du jobbet intenst med en jobb hele dagen, for så å komme hjem fullstendig utmattet? Dette kan gi en følelse av utilstrekkelighet. Måter å jobbe smartere på kan motvirke dette.

5. Å jobbe smartere gjør deg mer verdifull. Det å finne måter å spare arbeidskraft og energi på, kan gjøre deg til en mer verdifull ressurs for arbeidsgiveren din.

6. Å jobbe smartere krever kreativitet. Mange jobber ønsker å se resultater, helst oppnådd ved hjelp av metoder som er «utprøvde og sanne». Tenk på hvordan du kan bruke kreativitet til å øke ytelsen og oppnå det samme målet.

7. Å jobbe hardt gir et produkt av lavere kvalitet. Å jobbe smartere gir deg mer fokus og bedre evne til å fokusere på nyansene og detaljene i produktet du skaper. Du får mer tid til å skape et overlegent produkt.

8. Å jobbe smartere øker selvtilliten. Når du skaper et bedre sluttresultat med mindre innsats, og bruker alle dine evner til å løse problemene, vil du føle at du har oppnådd mer. Dette vil igjen gjøre deg mer positiv og selvsikker.

(Kilde: www.lifehack.org)

Om Arne Sigurd Rognan Nielsen
Jobb: CEO i konsulentselskapet Brainworker AS. Der jobber han som rådgiver, foredragsholder og coach for å hjelpe mennesker og bedrifter til å jobbe smartere ved å endre atferd og utnytte digitale teknologier smartere.
Erfaring: Bakgrunn fra militæret, pressen, forlag, lærebokforfatter, kursholder, coach og 16 års erfaring fra verdens største dataselskap IBM, med implementering av smartere digitale samhandlingsmetoder. Over 120.000 personer har fått med seg hans foredrag «Work Less And Get More Done» på TEDx.

Tekst: Cecilie Hammernes        Foto: Einar Aslaksen og Tom Nordstrønen