Det er ikke bare journalister og politibetjenter som bør kunne om makten i de riktige spørsmål - og hvordan du bør stille dem. Enten du skal lede en gruppe, ansette nye personer, ha medarbeidersamtaler eller noe helt annet, vil du nok ofte oppleve å ha behov for å kunne stille de riktig gode spørsmålene som vil lede deg til nøyaktig de svarene du behøver.

Noe av det viktigste du kan lære er forskjellen mellom åpne og lukkede spørsmål, og hvorfor det er så viktig å fokusere på førstnevnte:

- Mens lukkede spørsmål inviterer til klare svar, som for eksempel «ja» eller «nei», er et åpent spørsmål formulert slik at det inviterer samtalepartneren eller intervjuobjektet til å gi et fyldigere svar, forklarer Cecilie Skjerdal. Hun er samfunnsviter og har jobbet i mange år som prosjekt- og avdelingsleder i Oslo kommune, hvor hun har rekruttert ansatte til sin avdeling. De siste årene har hun levert mange featureartikler som frilansjournalist, noe som innebærer intervjuer om ganske personlige temaer. Hennes bakgrunn som antropolog med lang trening i å gjennomføre dybdeintervjuer, har vært nyttig i begge rollene.

Forskjellen mellom «åpne» og «lukkede» spørsmål

- Lukkede spørsmål kan være nyttige innenfor eksempelvis salg. «Er du fornøyd med det mobilabonnementet du har i dag?». Svarer personen nei er han sannsynligvis mer åpen for å bytte leverandør, og du kan få et salg, sier Skjerdal.

Et åpent spørsmål derimot, er formulert slik at det inviterer til et fyldigere svar.

- Man sier gjerne at åpne spørsmål inneholder spørreord, som hva, hvordan, på hvilken måte, hvem også videre, men så enkelt er det ikke. Lukkede spørsmål kan av og til fremstå som åpne, og blir brukt som om de åpner for dialog. «Hva har du å tilføye?» virker kanskje som om det åpner for at den du snakker med skal komme med kommentarer, men kan ofte ha den effekt at vedkommende opplever at spørsmålet stilles av nærmest høflighet eller for å avrunde samtalen, sier Skjerdal.

cecilie.jpgHun råder til å være oppmerksom på at hvorfor i enkelt tilfeller kan lyde som en anklagelse, og få vedkommende til å gå i forsvarsposisjon.

- I stedet for å spørre en ansatt «hvorfor ble resultatene lavere enn forventet på det prosjektet?» kan du i stedet spørre «hva ville du ha gjort annerledes på bakgrunn av det du vet i dag?». Slik kan man løfte den ansatte, og i tillegg føle at han eller hun har utviklet seg, vokst på erfaringen og nå man komme med en bedre løsning.

Vis at du faktisk lytter til svaret

- Det viktigste i en intervju- eller samtalesituasjon er å få samtalepartneren til å føle at dialogen er god, og at han eller hun blir hørt. For at det skal skje må du som stiller spørsmål vise at du faktisk lytter til svaret, sier Skjerdal.

Lukkede spørsmål gir gjerne korte svar, og samtalen kan få mer preg av at den gjennomføres for at den som spør skal kunne krysse av svarene i et skjema.

- I noen tilfeller er det akkurat det man ønsker, og alle parter er innforstått med det. Åpne spørsmål vil i større grad invitere til kommunikativ samhandling der mennesker utveksler tanker, ideer og meninger, og på den måten oppnår en «connection». At noen stiller spørsmål som tyder på at de er interessert i deg som menneske, din kunnskap og dine ideer er langt mer tilfredsstillende enn en samtale der man ikke får mulighet til å vise hvem man er, hva man tenker og hva man er god for, forteller Skjerdal.

I jobbintervju bør du veksle mellom åpne og lukkede spørsmål

Om du skal ansette en ny medarbeider vil du gjerne vite hvordan de jobber, noe som ikke nødvendigvis kommer frem på CV’en.

- I et jobbintervju kan du veksle mellom åpne og lukkede spørsmål. «Hvilke oppgaver hadde du i rollen som…» gir ofte kandidaten mulighet til å snakke om noe konkret og noe som er enkelt å snakke om. Deretter kan du ta tak i noe han eller hun har sagt, og følge opp med «hva syns du var tilfredsstillende med…» eller lignende. Det vil både signalisere at du har hørt det vedkommende har sagt og at du er interessert i det. I tillegg vil det kunne bringe deg litt under huden på personen foran deg ved at du viser interesser for følelsene hans eller hennes. Du viser at du som leder er interessert i hva som gjør at han eller hun skal føle seg tilfredsstilt, sier Skjerdal.

Dette bør du tenke på i forkant av et intervju eller medarbeidersamtale:

  • Lag noen mentale eller skrevne stikkord på forhånd om hva du egentlig er ute etter å finne ut. Du vil kanskje vite hvordan personen fungerer som selger, men du har sett at salgstallene hans ikke var helt optimale? Da vil det være nyttig å ikke spørre om hvilke resultater han oppnådde, men heller hva han syns han lærte i den forrige jobben, og hvordan han vil bruke den kunnskapen i fremtiden.
  • Husk at det er viktig å lytte! Det viktigste er ikke hva du spør om, men at du lytter nøye til det den andre personen sier, og bruker det han eller hun har sagt for å drive samtalen videre på en positiv måte.
  • Ikke vær for opptatt av å komme gjennom listen av spørsmål. Du har helt sikkert hørt intervjuer på radioen der journalisten plutselig kommer med et spørsmål som du ikke syns passer inn i de spørsmålene intervjuobjektene nettopp besvarte? Det er et typisk eksempel på at journalisten er fastlåst i de spørsmålene han har forberedt seg på, og den vinklingen han er ute etter i artikkelen sin. I en medarbeidersamtale vil slikt skinne gjennom, og skape mistillit fremfor tillit.
  • Husk kroppsspråket Det hjelper lite å stille de riktige spørsmålene dersom hele ditt vesen utstråler at du er stresset, mistenksom eller at du innerst inne syns den du snakker med et slitsom eller usympatisk.
  • Ikke avbryt den du intervjuer. Om den du snakker med har tenkepause trenger du ikke å ile til med egne betraktninger for å fylle det tause tomrommet. Det kan skape usikkerhet og gi følelse av at du egentlig ikke er så opptatt av svarene.
  • Ikke undervurder betydningen av miljøet. Vær bevisst på om du ønsker at samtalen skal fremstå som formell eller mer «laid back».

TEKST: LIZBETH OSNES