Hvis du blir avbrutt 30 minutter om dagen, hver arbeidsdag, så tilsvarer dette tre arbeidsuker i året!

Stein Kvalheim mener at løsningene på både tidsklemme og dårlige prioriteringer kan være ganske enkle, men at vi derfor ofte ikke ser dem.

– Et av de største problemene jeg ser, er at folk rett og slett ikke gidder å planlegge. Mange synes planlegging er tull, og selv om vi vet at planlegging er halve jobben, så hopper vi over den delen. Mange bruker unnskyldningen at det ikke nytter å planlegge, de må jo gjøre det de skal likevel. De prøver å gjøre det beste ut av dagen, men dette er et survival-opplegg som er dømt til å mislykkes. De «mister» rett og slett dagen. Har du ikke kontroll over din egen dag, tar andre personer eller hendelser over kontrollen. Det er ganske dramatisk hvor mye man mister når man ikke har kontroll over sin egen tid.

Kvalheim understreker at manglende planlegging ikke skyldes mangel på tid, men han er tydelig på at mangel på tid skyldes manglende planlegging.

– Mange vet ikke hvordan de skal prioritere seg selv. Når du planlegger, slipper du å gå rundt og tenke på ting hele tiden. Det gir deg en sjanse til å slappe av når du ikke gjør noe. Hjernen vet ikke om du gjør det, eller bare tenker på det. Kroppen produserer altså stresshormoner ut fra det du tenker på, ikke det du faktisk gjør. Du kan ødelegge en film på lørdagskvelden fordi du stresser over noe du ikke har fått gjort. Tar du pause på jobben, og tenker på hva du skal gjøre etter pausen – da har du ingen reell pause.

– Du ødelegger faktisk dagen din når du ikke planlegger, fordi du rekker ikke gjennom tingene som ligger foran deg. Vi er ofte tidsoptimister og tror at ting tar kortere tid enn de faktisk tar, og planlegger du ikke, rekker du aldri frem i tide eller blir ferdig med alle oppgavene. Hverdagen og jobben blir en desperasjon i stedet for inspirasjon, fordi du hele tiden ligger på etterskudd. Uten struktur reduserer du energien, entusiasmen, gleden og trivselen. Du skaper et stressmoment gjennom dagen som igjen gir utslag på privatliv og familie. Dette igjen gir utslag på nattesøvnen, som i sin tur påvirker hva du putter i munnen, siden du ofte velger oppkvikkende (og ofte usunne) alternativer når du er trøtt. Dette igjen gir lavere overskudd, og du har kommet inn i en vond sirkel. Kroppen tar over hjernen – er det mangel på noe, fungerer du ikke verken på jobb eller privat.

Kvalheim forklarer at mange snakker om at de må gjøre ting, at de ikke har noe valg. Han mener at dette ofte ikke stemmer.

– Er det sant at du må gjøre de oppgavene du er i ferd med å starte på eller har sagt ja til? Vi må ha oversikt for å kunne gjøre riktige og reelle valg. At vi tror at vi må gjøre ting, bunner ofte i at vi er redd for å svikte. Men faktisk burde rundt 30 prosent av gjøremålene i løpet av en dag vært løst på en helt annen måte. Du må også være til stede i det du gjør. Hvis du blir avbrutt 30 minutter om dagen, hver arbeidsdag, så tilsvarer dette tre arbeidsuker i året! Må du godta disse avbrytelsene?

– Hver gang du går inn og ut av et gjøremål, bruker du ti minutter på å oppnå fullt fokus igjen når du kommer tilbake til oppgaven. Har du da tre avbrudd på en time, så har du redusert en times effektivitet til 20 minutter. Ofte lar vi oss avbryte fordi vi ikke har samvittighet til å ikke hjelpe den som spør om noe, eller til å ikke bidra. Samvittigheten ødelegger hverdagen og jobben i stor grad.

– Mange ledere planlegger faktisk ikke fordi de er redde for å finne ut hvor lite de egentlig har å gjøre. De blir avslørt i egne øyne. Det er om å gjøre å være travel, da er du mer verdifull. Dette handler også om fremtidsfrykt, mange har ikke lyst til å vite fremtidsutsiktene. Mange som har startet med aktiv planlegging, har gått fra lange overtidstimer og helgejobbing fordi de har planlagt hele uke, både på jobb og privat. De får ting unna, rydder bort uviktige ting, og får dermed mindre å gjøre. Da er det viktig å få funksjon i jobben, ikke at du bare gjør noe.

– Vi trenger mentale teknikker for å få ro og struktur i hverdagen. Dette hjelper hjernen til å slappe av, og med riktig trening bygges litt av hjernen om med ny struktur, slik at du slapper av i større grad. Dette har en enorm funksjon i hverdagen. Hjernen kjører et nytt mønster, du kan få ro øyeblikkelig og bli mer fokusert på det du holder på med. En mentaltrener vil kunne hjelpe deg med dette, og gi deg kunnskap om hvordan du kan gjøre hverdagen bedre.

– Noe av det viktigste du kan gjøre selv, er å planlegge dagen før i detalj. Så må du ha en ukesplan, den skal ikke være detaljert. Deretter skriver du ned gjøremålene og de tingene som skal huskes. I en plan bør du alltid bare sette opp én og én ting, maks. to ting, som du skal gjøre i løpet av en periode. Har du bare én ting i hver «bolk», får du større fokus. Ta en pause på fem til ti minutter fra du går fra en oppgave og begynner på en ny. I planen må du også sette av tid til uforutsette ting den dagen, dette er en bolk der de uforutsette tingene tas hånd om.

Kvalheim forklarer også at mange setter av én til to timer der de har «møte» med seg selv, der de kan ha fullt fokus på viktige oppgaver.

– Du bør sette av tid til møte med deg selv både på jobben og privat. På jobben er det enkelt, du kan angi på kalenderen at du er i et møte. I denne perioden jobber du med de tingene som er viktige, slik at du blir ferdig med oppgavene. Her er det ikke rom for forstyrrelser. Sørg for at tidstyvene i dagen fjernes – som for eksempel drop-in-besøk, e-poster, Internett, brannslukking, utsettelser, rot og ustruktur rundt deg, telefoner, lange møter osv. Sørg for å avslutte oppgaven så langt du kan før du går videre til neste oppgave. Sørg også for komplett informasjon før du starter, slik at du har alt du trenger klart. Og vær disiplinert i arbeidsgjennomføringen – struktur er en disiplin som hjelper deg å holde tidsskjemaet i dagen. Gjør det du skal nå, ha fokus, og bli ferdig! Så bør du også gi deg selv tid til å slappe av eller gjøre noe helt annet.

– Én teknikk er å gå fra desperasjon til inspirasjon i gjøremålene. Hva får du ved å gjennomføre oppgaven? Hva gir det deg? Da blir det en inspirasjon til å gjøre det. Endrer du fokus, endrer du følelsene. Du har fullstendig kontroll over hvordan du har det, og full kontroll over egne følelser. Mange sier at «jeg har problemer med å si nei» – du sier jo nei til deg selv hele tiden, det er du veldig dyktig til! Du har hele tiden et valg – det å bli bevisst på det gjør enorm forskjell, å bestemme seg for å bruke valgmuligheten du har, avslutter Kvalheim.

• Kroppen «overstyrer alltid» hjernen. Når du velger å smile, vil du etter hvert bli langt blidere om du var i dårlig humør i utgangspunktet. Denne øvelsen fungerer på samme måte.
• Når du er avslappet og er opplagt så ser du mer rundt deg, er mer tilstede i alt som skjer, kontra situasjoner hvor du er stresset eller føler deg ubekvem i en situasjon – da er det dine tanker og følelser du har fokus på.
• Er du i en stresslignende situasjon, får du sneversyn, du ser bare rett foran deg og legger ikke så godt merke til hva som skjer rundt deg.
• I en motsatt situasjon, hvor du er avslappet og opplever indre ro og trygghet, så ser du alt rundt deg.
• Bruk teknikken om du skal inn i en vanskelig situasjon, holde et innlegg, noe du gruer deg til eller rett og slett skal ha fokus på arbeidsoppgaver, være mer sosial i en setting eller bare for å få en bedre følelse.

• Hvil øynene på et punkt på veggen foran deg, løft opp hendene, strekk de foran deg lik bredden på dine skuldre.
• Nå skal du se på begge hendene samtidig som du hviler øynene på punktet foran deg.
• Ikke alle er vant til å bruke sidesynet som du nå bruker, dette har vi for å fange bevegelser fra sidene våre for beskyttelse – vi ser en bil i bevegelse men ikke de parkerte bilene når vi skal over en vei.
• Så for lettere å se på begge hendene mens du fortsatt hviler øynene på punktet foran deg - begynn å bevege fingrene, nå er det langt lettere å se på dem uten å flytte øynene fra punktet de hviler på.
• Flytt hendene bakover sakte til hver side mot ørene og stopp før du mister synet av hendene dine.
• Hold hendene i den posisjonen, fortsett å hvile øynene på punktet og ha fokuset på hendene hvor du beveger fingrene.
• Etter 20-60 sekunder kan du avslutte.
• Mange opplever en umiddelbar ro, synet er oppmerksom i rommet (kan nesten oppleves som en 3D-film med skarpe kontraster). Jo mer du bruker teknikken, desto mer kan du oppleve å være i nuet og glede deg over det som er.

TEKST: Inger Lise Kontochristos / ILLUSTRASJON: Istock.com / FOTO: Privat